Legal

En los últimos meses, cada vez más empresas reciben solicitudes de documentación e información por parte de bancos, inmobiliaria, aseguradora o plataformas digitales. ¿La razón? El cumplimiento de la normativa de diligencia debida.

Cada vez resulta más habitual que bancos, aseguradoras, o inmobiliarias soliciten a sus clientes información detallada y periódica sobre su identidad, su operativa económica o incluso los beneficiarios reales que se sitúan tras sociedades o fundaciones. Lo que para muchos puede parecer una intromisión innecesaria o un exceso burocrático, responde en realidad al cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, y su desarrollo reglamentario.

¿QUÉ ES LA DILIGENCIA DEBIDA?

La diligencia debida no es un formalismo documental, sino un proceso continuo de identificación, verificación y evaluación del riesgo que debe realizarse sobre todos aquellos clientes, personas físicas o jurídicas, con los que se mantengan relaciones de negocio. Su finalidad es evitar que el sistema financiero o profesional se convierta en canal de blanqueo de capitales, financiación del terrorismo o evasión fiscal.

El proceso se basa en tres pilares fundamentales:

1. Conocer con quién se está trabajando
2. Verificar que la información es real y actualizada
3. Evaluar y gestionar el riesgo de forma continua

TRES NIVELES DE DILIGENCIA DEBIDA

1. Medidas normales

Son obligatorias en toda relación de negocio. Incluyen:

• Identificación del cliente
• Identificación del titular real
• Verificación documental
• Información sobre el propósito de la relación
• Seguimiento periódico de la actividad

2. Medidas simplificadas

Solo se aplican cuando se acredita que el riesgo es bajo (entidades públicas nacionales, productos financieros estandarizados, etc.). Deben estar justificadas y documentadas.

3. Medidas reforzadas

Se aplican en situaciones de riesgo elevado (clientes no presenciales, relaciones con países de alto riesgo, estructuras opacas, operaciones complejas...). Suponen:

• Mayor profundidad en la verificación
• Petición de información adicional
• Supervisión reforzada y frecuente

CLIENTES NO PRESENCIALES Y VERIFICACIÓN DIGITAL

El Reglamento de la Ley permite establecer relaciones de negocio a distancia siempre que se empleen procedimientos seguros previamente autorizados por el SEPBLAC. Esto incluye:

• Videoconferencias
• Plataformas certificadas de onboarding digital
• Procedimientos con doble factor de autenticación

Atención.  El uso de "selfies" o capturas simples del DNI no son válidas por sí solas. Tampoco es suficiente con un correo electrónico o un número de teléfono.

¿PUEDE EL BANCO PEDIRME TODO ESTO?

Sí, pero con límites y proporcionalidad. Las entidades están obligadas a realizar un seguimiento continuo y a actualizar la información con la que operan. Esto puede implicar que le soliciten:

• Copias de modelos fiscales (200, 390, etc.)
• Justificación de ingresos extraordinarios
• Verificación de la vigencia del DNI
• Datos de beneficiarios reales

Atención. No están legitimados para exigir datos personales no necesarios (como IRPF de socios o contratos de alquiler ajenos a la relación bancaria), salvo justificación expresa.

¿QUÉ PUEDE PASAR SI NO CUMPLO?

• Riesgo de cierre de cuentas o suspensión de operaciones
• Posible denuncia ante SEPBLAC
• Multas por infracción grave si usted es sujeto obligado (hasta 150.000 €)
• Inhabilitación para prestar determinados servicios

Para los sujetos obligados (inmobiliarias, entidades financieras....), la ausencia de un sistema sólido de diligencia debida puede derivar en responsabilidades administrativas o incluso penales.

¿QUÉ DEBE HACER UNA EMPRESA OBLIGADA?

1. Revisar los protocolos internos de onboarding y relación con clientes.
2. Implantar herramientas seguras de identificación no presencial.
3. Conocer a los titulares reales y verificar sus datos.
4. Establecer un sistema de clasificación de riesgos según el tipo de cliente, operación y sector.
5. Formar periódicamente al equipo en materia de prevención y detección de indicios sospechosos.

Documentar todo el proceso: desde el inicio de la relación hasta la cancelación, con registros actualizados.

El cambio en la forma habitual de convocar la Junta societaria, aunque formalmente legal, puede convertirse en un instrumento de abuso si se emplea para que un socio no se entere de su celebración y pierda derechos esenciales.

En el corazón de las sociedades de capital late un principio implícito pero determinante: la lealtad entre socios. En este sentido, la Sentencia núm. 282/2025 del Tribunal Supremo analiza precisamente hasta qué punto puede admitirse una convocatoria de junta realizada conforme a estatutos, cuando esta se desvía de los usos societarios mantenidos durante años con la intención de excluir a uno de los socios.

La controversia gira en torno a una SL cuyos socios habían adoptado siempre el hábito de celebrar juntas universales sin formalidad convocatoria. Sin embargo, en la junta de 6 de noviembre de 2017, el administrador decidió cambiar el método: optó por una convocatoria formal publicada en el BORME y en un diario, sin informar personalmente al socio que ni acudió ni pudo ejercer su derecho de suscripción preferente en una ampliación de capital.

Una estrategia encubierta bajo el amparo del formalismo

A pesar de que la convocatoria se ajustaba técnicamente a lo previsto en los estatutos -publicación en BORME y prensa-, el Supremo confirma que no todo lo legal es legítimo cuando se vulnera la confianza forjada entre los socios y se actúa con ánimo de perjudicar.

El Tribunal reconoce que el uso sorpresivo de un cauce legal nunca antes utilizado, sin previo aviso ni advertencia al socio afectado, configura un supuesto claro de abuso de derecho (art. 7.2 del Código Civil) y de conducta contraria a la buena fe (art. 7.1 del mismo cuerpo legal). Lo relevante no era tanto la forma empleada, sino la ruptura brusca de la práctica societaria mantenida desde la fundación de la empresa.

La affectio societatis no justifica la exclusión premeditada

Frente al argumento de que existía una pérdida de la afinidad societaria -la llamada affectio societatis- entre socios, el Alto Tribunal es tajante: las desavenencias internas no justifican una maniobra diseñada para silenciar a uno de los partícipes ni lo eximen de su derecho a ser debidamente informado. Menos aun cuando el socio en cuestión mantenía comunicaciones fluidas con los convocantes y no se le advirtió del cambio de criterio.

Dilución de derechos y nulidad sin test de resistencia

Lo más notable es que el Supremo descarta aplicar el test de resistencia. El hecho de que la mayoría suficiente hubiese aprobado igualmente los acuerdos no exime la nulidad. Lo que se sanciona no es solo el resultado, sino el procedimiento viciado que impidió la participación efectiva del socio en una ampliación de capital que mermó su peso en la sociedad de manera irreversible.

El daño, por tanto, no fue hipotético. Fue real y medible: impidió la suscripción de nuevas participaciones y redujo la participación del demandante por debajo del umbral necesario para ejercer derechos fundamentales en el seno social.

Lección aprendida: la buena fe no se publica en el BORME

En definitiva, esta sentencia marca un punto de inflexión para las sociedades cerradas, donde la práctica cotidiana y la confianza forjada pueden, en ocasiones, prevalecer sobre el formalismo estatutario cuando este se utiliza como pantalla para excluir.

El Tribunal Supremo enseña que la legalidad no puede ser utilizada como disfraz de la mala fe. El mensaje es claro: convocar cumpliendo la letra de los estatutos no sirve si la intención es burlar el espíritu de la relación societaria.

El reparto de beneficios no es solo una cuestión económica, sino también jurídica. La Ley de Sociedades de Capital impone condiciones claras que muchas veces son desconocidas por los socios. Esta circular le resume lo esencial para evitar problemas en la junta.

El reparto de dividendos es uno de los temas más sensibles en la vida societaria. Aunque pueda parecer un trámite sencillo tras la aprobación de cuentas anuales, la Ley de Sociedades de Capital (LSC) establece límites estrictos y condiciones que pueden generar desacuerdos entre socios. Con esta circular queremos ofrecerle una visión clara de la normativa vigente y las situaciones más frecuentes que deben tenerse en cuenta antes de acordar la distribución de beneficios.

1. ¿Cuándo puede repartirse un dividendo?

La normativa aplicable parte del principio de prudencia y protección del patrimonio social. El artículo 273 LSC establece que solo podrán repartirse dividendos si:

• El ejercicio se ha cerrado con beneficios, y
• El patrimonio neto tras el reparto no resulta inferior al capital social.

Atención. Aunque haya beneficios en el año en curso, no podrán repartirse si existen pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores que reduzcan el patrimonio neto por debajo del capital social. En tal caso, los beneficios deberán destinarse a compensar esas pérdidas.

Además, la sociedad debe haber dotado previamente la reserva legal hasta el 20 % del capital social (art. 274 LSC) y otras reservas estatutarias u obligatorias si las hubiera.

2. ¿Cómo se reparten los dividendos?

El reparto se regula principalmente por los estatutos sociales. A falta de pacto:

• En una Sociedad Limitada (SL), se reparte en proporción a la participación en el capital social (art. 275 LSC).
• En una Sociedad Anónima (SA), en proporción al capital desembolsado de las acciones ordinarias (art. 276 LSC).

Cláusulas estatutarias especiales. Los estatutos pueden prever excepciones como:

• Reparto por cabezas (a partes iguales, sin tener en cuenta el porcentaje de capital).
• Participaciones privilegiadas con derecho a un dividendo preferente.

3. ¿Cómo y cuándo se paga el dividendo?

• El lugar y forma de pago lo establece la junta. A falta de acuerdo, el dividendo se paga en el domicilio social a partir del día siguiente al acuerdo (art. 276 LSC).
• El plazo máximo para pagar es de 12 meses desde la junta.

4. Riesgos de una distribución incorrecta

La distribución indebida de dividendos puede dar lugar a su restitución (art. 278 LSC), con los intereses legales correspondientes, si se acredita que:

• El reparto vulneró los límites legales, y
• El socio que los percibió conocía la ilegalidad o razonablemente debía conocerla.

5. El derecho de separación del socio

En virtud del artículo 348 bis LSC, un socio de SL o SA puede separarse de la sociedad si:

• La sociedad lleva al menos 5 años inscrita en el Registro Mercantil.
• La junta no aprueba el reparto de al menos el 25 % de los beneficios distribuibles del ejercicio anterior.
• La sociedad ha obtenido beneficios durante los tres ejercicios anteriores.
• En los últimos cinco ejercicios no se ha repartido al menos el 25 % acumulado de los beneficios repartibles.

Ejemplo

Una sociedad ha obtenido 213.000 € de beneficios en cinco años y solo ha repartido 40.000 €. Si en el ejercicio más reciente no se aprueba repartir al menos 13.250 € más, cualquier socio podrá solicitar su separación, con derecho a recibir el valor razonable de sus participaciones, que se fijará por experto independiente si no hay acuerdo.

6. Situaciones especiales: dividendos y usufructo

En caso de usufructo de participaciones sociales, el usufructuario tiene derecho al cobro de dividendos, salvo que los estatutos establezcan lo contrario (art. 127 LSC). El nudo propietario mantiene el resto de derechos (voto, asistencia a juntas, etc.).

7. ¿Puedo exigir un dividendo si hay reservas?

No. Si en un ejercicio hay pérdidas contables, no se puede exigir el reparto de dividendos con cargo a reservas, aunque estas existan. Además:

• Las reservas deben estar disponibles (sin obligaciones estatutarias, legales o vinculadas a I+D pendiente).
• Si el socio no impugnó en su día el acuerdo que destinó beneficios anteriores a reservas, no puede exigir su reparto con posterioridad.

Tampoco puede ejercer el derecho de separación, ya que éste se refiere al beneficio del ejercicio anterior, no a reservas antiguas.

8. ¿Puede evitarse el derecho de separación?

Sí. La LSC permite suprimir o limitar este derecho en los estatutos, siempre que:

• La modificación estatutaria se apruebe por unanimidad (art. 348 bis.2 LSC).
• Se pacten fórmulas alternativas de reparto o compensación.

El reparto de dividendos debe planificarse jurídica y económicamente, no solo con base en el resultado contable. Un mal reparto puede provocar la obligación de devolver dividendos, generar conflictos entre socios, e incluso llevar a la separación y salida de socios disconformes. Le recomendamos revisar la política de dividendos de su sociedad y, si fuera conveniente, adaptar los estatutos a sus necesidades actuales.

Quedamos a su disposición para asesorarle en la revisión y adecuación estatutaria, así como en la toma de decisiones en la junta general.

En la actualidad, el uso de whatsapp en el ámbito comercial se ha incrementado, debido a su agilidad y accesibilidad. Sin embargo, surge una pregunta importante: ¿es un whatsapp válido como prueba en un juicio? La respuesta es sí, pero con ciertos matices.

En la actualidad, el uso de whatsapp para fines comerciales se ha convertido en algo habitual, pero ¿tiene validez legal en un juicio? Aquí te explicamos cómo presentar un whatsapp como prueba y qué requisitos debes cumplir para que sea aceptada por el juez.

Un whatsapp por sí mismo no tiene validez legal de forma automática. Para que un mensaje de whatsapp sea considerado prueba válida ante un juez, debe cumplir con ciertos requisitos y ser presentado de manera adecuada.

1. Requisitos para la Validez de un whatsapp en los tribunales

Aunque los tribunales pueden aceptar los whatsapp como prueba, no lo harán automáticamente. El juez evaluará la pertinencia y fiabilidad de la prueba, y determinará si es útil para demostrar el hecho concreto que se está discutiendo. Para que un whatsapp sea considerado válido como prueba, debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Fiabilidad: El mensaje debe ser confiable, es decir, debe poder confirmarse que efectivamente fue enviado y recibido por las personas que figuran en la conversación.
  • Es recomendable obtener un dictamen pericial informático que certifique que el mensaje fue emitido desde un número de teléfono específico y que llegó al receptor.
• Prueba complementaria: Es importante que existan otras pruebas que respalden el contenido del whatsapp, como registros de llamadas, correos electrónicos, testigos, o incluso historial de pagos relacionados. Estas pruebas ayudan a corroborar que el mensaje tiene base real y no ha sido manipulado.

2. Métodos para presentar un whatsapp como prueba

Para que un whatsapp sea aceptado como prueba en un juicio, es fundamental presentarlo correctamente. Existen varios métodos para hacerlo, dependiendo de la disponibilidad y fiabilidad del medio utilizado:

• Captura de pantalla: Una forma simple es hacer una captura de pantalla del mensaje o la conversación en whatsapp. Es recomendable que el número de teléfono del remitente y receptor sea visible para garantizar la autenticidad del mensaje.
  • Posteriormente, el mensaje puede ser exportado a un archivo .txt o impreso y presentado como prueba en juicio.
• Volcado del teléfono por el Secretario Judicial: Si deseas una mayor garantía de la integridad de la prueba, puedes entregar el teléfono móvil al Letrado de Administración de Justicia (LAJ) para que se realice un volcado del teléfono y se transcriban los mensajes, garantizando la fiabilidad y la no manipulación del contenido.
• Certificación a través de META (Facebook): En algunos casos, puede solicitarse un certificado a META, la empresa propietaria de whatsapp, a través de una requisitoria internacional. Sin embargo, es importante tener en cuenta que META generalmente no responde a estas requisitorias, lo que hace que este método no sea siempre viable.

3. Los Riesgos de usar whatsapp en relaciones comerciales

Aunque whatsapp es conveniente para agilizar la comunicación en los negocios, no es recomendable utilizarlo como único medio para formalizar acuerdos. Sin documentos comerciales firmados, el receptor de la mercancía podría negar la existencia del pedido, lo que complicaría la reclamación en caso de impago.

Los documentos comerciales tradicionales, como los albaranes, pedidos firmados, y facturas ofrecen mayor seguridad jurídica, ya que los tribunales suelen aceptarlos sin discusión, salvo que se demuestre su falsedad. Por ello, aunque whatsapp puede ser útil, no debe ser el único medio de prueba en caso de una disputa comercial.

4. ¿Qué Hacer si usas whatsapp con clientes?

Si su empresa utiliza whatsapp para comunicarse con los clientes, es recomendable seguir estos pasos para asegurarse de que cualquier mensaje relevante sea válido como prueba:

• Recopile siempre documentación adicional: No dependa exclusivamente de whatsapp. Mantenga registros de los pedidos, albaranes firmados, facturas y cualquier otro documento comercial.
• Verifique la fiabilidad de los whatsapp: Si decide usar whatsapp como prueba, asegúrese de que los mensajes sean fiables y estén bien respaldados por otras pruebas que corroboren su contenido.
• Actúe con precaución en relaciones comerciales: No olvide que, en caso de reclamación, será más fácil demostrar la existencia de la relación comercial si se han emitido los documentos comerciales correspondientes.

Un whatsapp puede ser una prueba válida en un juicio si se cumple con los requisitos establecidos, como la fiabilidad del mensaje y la existencia de otras pruebas que respalden su contenido. Sin embargo, para garantizar que un juez no ponga en duda la validez de la prueba, es recomendable obtener un dictamen pericial o realizar un volcado del teléfono judicialmente. Además, es fundamental no depender únicamente de WhatsApp en las relaciones comerciales, ya que los documentos firmados ofrecen mayor seguridad jurídica.

En resumen, si utiliza WhatsApp en sus transacciones comerciales, asegúrese de contar con pruebas complementarias y de documentar adecuadamente las relaciones comerciales para proteger sus derechos en caso de conflicto.

Recuerde que el 30 de abril es la fecha límite en la que las sociedades mercantiles, cuyo ejercicio social se cierra el 31 de diciembre, tienen la obligación de legalizar de forma telemática los libros Contables (Libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales) y societarios, entre ellos, el Libro de Actas y el Libro Registro de Socios (en caso de S.A., Libro Registro de Acciones Nominativas). No hacerla puede acarrear responsabilidades a los administradores si se prueba que ello ha causado un daño a la sociedad.

Las sociedades deben llevar la contabilidad al día, conservar las actas de las reuniones (de administradores y de socios) y registrar las transmisiones de participaciones o acciones en los libros del empresario.

• Atención. Por otra parte, es importante tener en cuenta que el plazo para el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es hasta el 30 de julio de 2025 (un mes después desde su aprobación por la Junta General).

Libros contables

De los diferentes libros contables, es obligatorio legalizar el libro diario (en el que se anotan las transacciones diarias) y el libro de inventarios y cuentas anuales (sumas y saldos trimestrales, cuenta de explotación y balance de situación). Pero también puede legalizar cualquier otro libro (por ejemplo, el libro mayor o los libros de IVA).

Libros societarios

En cuanto a los libros societarios, deberán legalizarse el Libro de actas y el Libro registro de socios (en caso de S.A., Libro Registro de Acciones Nominativas):

Libro de Actas

De la misma manera que el artículo 25 del Código de Comercio obliga al empresario a recoger la actividad del negocio en los libros contables, el artículo 26 establece la misma obligatoriedad para documentar los acuerdos alcanzados en los modelos de actas de Junta de Accionistas y el Consejo de Administración mediante el libro de actas. Este libro debe ser previamente legalizado por el Registrador Mercantil para permitir su uso.

Cada una de las actas recogidas en el libro han contener los siguientes datos:

• Fecha y lugar de la celebración del encuentro.
• Fecha y modo de la convocatoria previa así como los puntos que figuran como orden del día
• Número de socios y representantes, capital social que aporta cada uno. En caso de tratarse de una Junta universal hay que añadir también la fecha, el lugar, el nombre y la firma de cada asistente.
• Resumen de los asuntos tratados y sometidos a debate durante la reunión
• Acuerdos alcanzados y resultado de las votaciones. En este último punto hay que especificar el número de votos a favor de los acuerdos.
• Aprobación del acta: Éste es un punto fundamental para concluir todo lo anterior. No existirá confirmación de los acuerdos alcanzados sin la aprobación de la Junta o Consejo, la firma del Secretario de la misma y el beneplácito del Presidente. En el caso específico de la Junta General tiene que ser aprobada por la propia Junta al término de la reunión o bien en el plazo de quinces días por el Presidente y dos socios, uno representando a la minoría y otro a la mayoría. También los órganos de administración, conforme a lo previsto en la escritura social, pueden proceder a la aprobación del acta al final de la reunión.

En ocasiones estas actas son certificadas por un notario que de manera presencial se encarga de comprobar todo el protocolo de convocatoria de la Junta y la identidad de los asistentes (incluidos Presidente y el Secretario) así como de transcribir las intervenciones y los acuerdos alcanzados e incluso las objeciones. Estas actas notariales pasarán a formar parte del Libro de Actas.

Pero ¿y si soy el único socio y administrador de mi empresa? ¿Estoy exento de elaborar un acta? La respuesta es no. En este caso tus propias decisiones deben estar recogidas en un acta con fecha, lugar y acuerdos incluidos.

• Atención. En el Libro de Actas deberán transcribirse todas las actas de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles: Actas de Junta General (mínimo el Acta de Junta General Ordinaria de aprobación de Cuentas Anuales) y Actas del Consejo de Administración (mínimo un acta al trimestre) en soporte electrónico. La legalización de este libro deberá realizarse todos los años.

Libro Registro de Socios

Es el libro propio de la Sociedades Limitadas (SL) en las que el capital está repartido en participaciones sociales. En él se recopila la identidad de los titulares o fundadores y de los socios, las transmisiones de las participaciones sociales de la SL, el valor de las mismas y los derechos que éstas les otorgan a los socios.

Libro Registro de Acciones Nominativas

El funcionamiento es el mismo que el del registro de socios con la salvedad que lo que se recoge es la composición del accionariado de la Sociedad Anónima. Por tanto en el Libro de registro de acciones nominativas ha de constar la denominación social de la empresa (nombre y apellidos si es una persona física), el número y valor de las acciones así como los derechos de los accionistas por tenerlas.

• Atención. La legalización del Libro Registro de Socios o del Libro Registro de Acciones Nominativas solo será obligatoria en el ejercicio en que se haya producido cualquier alteración en la titularidad de las participaciones o de las acciones, o si se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.

Todos los libros deberán cumplimentarse en soporte electrónico y deberán ser enviados por vía telemática en los siguientes 4 meses al cierre del ejercicio social.

• Atención. Los libros obligatorios se legalizarán por Internet con certificado electrónico. Se legalizan en el Registro Mercantil del domicilio social de la entidad en los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio contable (30 de abril del año siguiente para ejercicios que coinciden con el año natural).

Conservación de los libros

La Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento, salvo que una norma exija otro plazo. El plazo de conservación se aplica igualmente en caso de cese del empresario. En caso de disolución de la sociedad, el deber de conservación recae sobre los liquidadores.

Asimismo, la LGT y el Código de Comercio exigen la conservación de la correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante 6 años, desde el día en que se cierran los libros con los asientos que justifican.

Sanciones y responsabilidades

Tenga en cuenta que la Ley establece sanciones por falta de legalización. Además:

• Dicha falta de legalización puede ser utilizada por los acreedores, junto con otros indicios, para solicitar la responsabilidad personal de los administradores por las deudas de la sociedad (si esta no las paga).
• En caso de concurso, la falta de legalización puede ser un argumento más para calificarlo como culpable, lo que también supondría una responsabilidad directa de los administradores por las deudas sociales.
• Finalmente, en caso de conflicto entre socios o con terceros, los libros legalizados pueden servir de prueba en cualquier juicio, ya que la legalización implica que su contenido no ha podido ser modificado.