Información General

Cada vez son más los trámites administrativos que pueden realizarse sin desplazamientos. El alta como trabajador autónomo es uno de ellos y, gracias a la aplicación Importass de la Tesorería General de la Seguridad Social, el proceso puede completarse desde el teléfono móvil en apenas unos minutos. Se lo explicamos…

Iniciar una actividad económica supone cumplir una serie de obligaciones desde el primer momento. Una de las más importantes es tramitar correctamente el alta como trabajador autónomo en la Seguridad Social. Para facilitar este procedimiento, la Tesorería General de la Seguridad Social dispone de Importass, una aplicación que permite realizar la gestión íntegramente desde un dispositivo móvil, como bien señala la web de la Seguridad Social.

Aunque el proceso está diseñado para ser intuitivo, conviene conocer qué información se solicitará y qué pasos deben completarse para evitar errores que posteriormente puedan dar lugar a incidencias.

El alta en Hacienda sigue siendo el primer paso

Antes de acceder a Importass existe un requisito imprescindible que muchos futuros autónomos desconocen. Es necesario haber comunicado previamente el inicio de la actividad ante la Agencia Tributaria, o ante la correspondiente Hacienda Foral cuando proceda.

En ese momento deberá declararse el epígrafe del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) que mejor describa la actividad que se va a desarrollar. Sin este trámite previo no será posible completar correctamente el alta en la Seguridad Social.

• Atención. Elegir un epígrafe de IAE inadecuado puede tener consecuencias fiscales o administrativas. Si existen dudas, resulta recomendable solicitar asesoramiento antes de presentar el alta.

Cómo comenzar el trámite en Importass

Una vez cumplida la obligación tributaria previa, el siguiente paso consiste en acceder a la aplicación Importass e identificarse mediante alguno de los sistemas admitidos, como Cl@ve o certificado digital.

Dentro de la aplicación deberá seguirse el recorrido correspondiente hasta el apartado de alta de trabajo autónomo, donde comenzará el procedimiento mediante la opción "Solicitar alta".

La propia plataforma va guiando al usuario durante todo el proceso, mostrando únicamente la información necesaria en cada momento.

Los datos que deberá facilitar

Durante la solicitud será necesario indicar diferentes datos relacionados con el inicio de la actividad.

Entre ellos destacan la fecha de inicio, que marcará también el comienzo de la obligación de cotizar, así como la actividad profesional que se desarrollará.

Posteriormente deberán incorporarse otros datos como:

• El organismo en el que se presentó el alta censal.
• El código correspondiente al IAE.
• El domicilio donde se ejercerá la actividad.
• La previsión de rendimientos netos mensuales.
• La base de cotización elegida.

Toda esta información será utilizada para formalizar correctamente el alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.

• Atención. La previsión de rendimientos tiene efectos sobre la cotización. Conviene realizar una estimación lo más ajustada posible para evitar posteriores regularizaciones.

Bonificaciones y elección de la mutua

Durante la tramitación también deberá indicarse si reúne los requisitos para acogerse a alguna bonificación, incluida la conocida tarifa reducida para nuevos autónomos cuando resulte aplicable. Asimismo, será necesario seleccionar la mutua colaboradora que gestionará determinadas prestaciones, como las derivadas de incapacidad temporal o accidentes.

Últimos pasos antes de confirmar el alta

Antes de finalizar el procedimiento será necesario completar los datos personales de contacto y facilitar la cuenta bancaria donde se cargarán las cuotas mensuales.

La aplicación ofrece una pantalla de revisión que permite comprobar toda la información introducida antes de enviar definitivamente la solicitud.

Una vez confirmada, el sistema genera un justificante que podrá descargarse inmediatamente y que permanecerá disponible dentro de la carpeta documental de la aplicación.

Importass reúne cada vez más gestiones de la Seguridad Social

Además del alta como trabajador autónomo, Importass permite consultar información personal, descargar documentos y realizar numerosos trámites con la Tesorería General de la Seguridad Social desde cualquier lugar.

La aplicación se ha convertido en una herramienta útil tanto para quienes inician una actividad como para autónomos que necesitan gestionar posteriormente modificaciones, bajas o consultar su situación administrativa.

• Atención. Aunque la aplicación simplifica considerablemente los trámites, ello no sustituye el asesoramiento profesional cuando existen dudas sobre la tributación, la cotización, la elección del IAE o la aplicación de incentivos.

Recomendaciones

Realizar correctamente el alta como autónomo desde el primer día evita incidencias futuras con Hacienda y con la Seguridad Social. Antes de iniciar la actividad es aconsejable analizar cuestiones como el epígrafe del IAE, el régimen de IVA e IRPF aplicable, la previsión de ingresos, las posibles bonificaciones y la base de cotización más adecuada para cada caso.

Una buena planificación inicial suele evitar rectificaciones posteriores y permite comenzar la actividad con mayor seguridad jurídica y fiscal.

España

Resolución de 7 de mayo de 2026, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el Acuerdo de incremento salarial y tablas para el año 2026 del XVIII Convenio colectivo estatal para las empresas del comercio de flores y plantas. Código: 99001125011982 Tipo: Sector Ámbito: BOE Fecha publicación: 20/05/2026

Resolución de 7 de mayo de 2026, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el Acuerdo de modificación parcial del Convenio colectivo estatal del personal de salas de fiesta, baile, discotecas, locales de ocio y espectáculos de España. Código: 99100115012012 Tipo: Sector Ámbito: BOE Fecha publicación: 20/05/2026

Resolución de 11 de mayo de 2026, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el Acuerdo retributivo específico del «Complemento Equiparador Autonómico Gallego» y las tablas salariales para el periodo 2026-2029, en el ámbito territorial de la Comunidad Autónoma de Galicia, del V Convenio colectivo estatal de reforma juvenil y protección de menores. Código: 99016175011900 Tipo: Sector Ámbito: BOE Fecha publicación: 21/05/2026

Resolución de 11 de mayo de 2026, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el Acta de la Comisión negociadora de aprobación de tablas salariales para el año 2026 del Convenio colectivo general del sector de mantenimiento y conservación de instalaciones acuáticas. Código: 99011925012000 Tipo: Sector Ámbito: BOE Fecha publicación: 22/05/2026

Resolución de 12 de mayo de 2026, de la Dirección General de Trabajo, por la que se corrigen errores en la de 6 de febrero de 2026, por la que se registra y publica el VIII Convenio colectivo de industrias de ferralla. Código: 99012395011999 Tipo: Sector Ámbito: BOE Fecha publicación: 25/05/2026

Resolución de 8 de mayo de 2026, de la Dirección General de Trabajo, por la que se corrigen errores en la de 23 de marzo de 2026, por la que se registra y publica el Acta de la Comisión Paritaria del V Convenio colectivo estatal de reforma juvenil y protección de menores. Código: 99016175011900 Tipo: Sector Ámbito: BOE Fecha publicación: 25/05/2026

Resolución de 21 de mayo de 2026, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el Acta en la que se aprueban las tablas salariales para el año 2026 del VIII Convenio colectivo de Industrias de Ferralla. Código: 99012395011999 Tipo: Sector Ámbito: BOE Fecha publicación: 03/06/2026

Resolución de 21 de mayo de 2026, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el Acuerdo de la Comisión Mixta sobre revisión del incremento salarial para el año 2026 del Convenio colectivo de grandes almacenes. Código: 99002405011982 Tipo: Sector Ámbito: BOE Fecha publicación: 04/06/2026

Resolución de 21 de mayo de 2026, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el Acta en la que se acuerda la actualización de las tablas salariales para el año 2026 del VII Convenio colectivo general de ámbito nacional del sector de aparcamientos y garajes. Código: 99011445011900 Tipo: Sector Ámbito: BOE Fecha publicación: 04/06/2026

Resolución de 2 de junio de 2026, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el Convenio colectivo marco estatal para las empresas organizadoras del juego del bingo. Código: 99001905011983 Tipo: Sector Ámbito: BOE Fecha publicación: 15/06/2026

Resolución de 2 de junio de 2026, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el Convenio colectivo de conservas, semiconservas, salazones, ahumados, cocidos, secados, preparaciones, semitransformados y productos conservados de pescados y mariscos. Código: 99001315011981 Tipo: Sector Ámbito: BOE Fecha publicación: 15/06/2026

Comunidad de Madrid

Resolución de 3 de mayo de 2026, de la Dirección General de Trabajo de la Consejería de Economía, Hacienda y Empleo, sobre registro, depósito y publicación del convenio colectivo del Sector Hospedaje, suscrito por la Asociación Empresarial Hotelera de la Comunidad de Madrid (AEHM) y por la representación sindical, Federación de Servicios para la Movilidad y el Consumo de UGT de Madrid y la Federación de Servicios de CC. OO. de Madrid (Código número 28009435011996). Código: 28009435011996 Tipo: Sector Ámbito: Madrid Fecha publicación: 23/05/2026

Resolución de 11 de mayo de 2026, de la Dirección General de Trabajo de la Consejería de Economía, Hacienda y Empleo, sobre registro, depósito y publicación del Convenio Colectivo del Sector Transportes de Viajeros por Carretera de los Servicios Discrecionales y Turísticos. Regulares Especiales, Regulares Temporales de la Comunidad de Madrid, suscrito por las organizaciones empresariales AETRAM y CONFEBUS Madrid y por la representación sindical el Sindicato Libre de Transporte (Código número 28012065012003). Código: 28012065012003 Tipo: Sector Ámbito: Madrid Fecha publicación: 30/05/2026

RESOLUCIÓN de 17 de mayo de 2026, de la Dirección General de Trabajo de la Consejería de Economía, Hacienda y Empleo, sobre registro, depósito y publicación del acuerdo de modificación del convenio colectivo del Sector Actores y Actrices de Madrid (Código número 28005805011991). Código: 28005805011991 Tipo: Sector Ámbito: Madrid Fecha publicación: 06/06/2026

RESOLUCIÓN de 22 de mayo de 2026, de la Dirección General de Trabajo de la Consejería de Economía, Hacienda y Empleo, sobre registro, depósito y publicación del convenio colectivo del Sector Derivados del Cemento, suscrito por las organizaciones empresariales ANDECE y ANEFHOP y por la representación sindical UGT-FICA y CC. OO. Hábitat de Madrid (Código número 28001175011982). Código: 28001175011982 Tipo: Sector Ámbito: Madrid Fecha publicación: 13/06/2026

Resolución de 22 de mayo de 2026, de la Dirección General de Trabajo de la Consejería de Economía, Hacienda y Empleo, sobre registro, depósito y publicación de la revisión salarial de 2026 del convenio colectivo del Sector de Convenio de Personal de Espacios Escénicos de la Comunidad de Madrid, suscrita por la Comisión Negociadora (Código número 28002605011981). Código: 28002605011981 Tipo: Sector Ámbito: Madrid Fecha publicación: 13/06/2026

Resolución de 22 de mayo de 2026, de la Dirección General de Trabajo de la Consejería de Economía, Hacienda y Empleo, sobre registro, depósito y publicación del acuerdo de modificación del convenio colectivo del Sector Transporte Sanitario de Enfermos y Accidentados en Ambulancia (Código número 28012525012003). Código: 28012525012003 Tipo: Sector Ámbito: Madrid Fecha publicación: 13/06/2026

Ampliar el capital de una Sociedad Limitada consiste en incrementar los recursos propios de la empresa mediante nuevas aportaciones, mediante reservas ya existentes o mediante la compensación de deudas.

Es una operación muy habitual cuando una pyme quiere crecer, reforzar su solvencia o permitir la entrada de nuevos socios en el proyecto.

Si estás valorando esta opción, te explicamos cómo se realiza una ampliación de capital en una SL, en qué momentos puede ser recomendable, qué documentos suelen necesitarse y qué aspectos conviene revisar antes de tomar la decisión.

Cómo se hace una ampliación de capital en una Sociedad Limitada

Una ampliación de capital en una Sociedad Limitada se lleva a cabo modificando la cifra de capital social que figura en los estatutos de la empresa.

La Ley de Sociedades de Capital permite realizarla principalmente de dos maneras: creando nuevas participaciones sociales o aumentando el valor nominal de las participaciones ya existentes.

El procedimiento suele desarrollarse siguiendo estos pasos:

- Propuesta de ampliación de capital. El órgano de administración plantea la operación, indicando cuánto se pretende ampliar, qué modalidad se utilizará y cuál es la finalidad perseguida.

- Convocatoria de la junta de socios. La ampliación debe ser aprobada por los socios en junta general, salvo en las sociedades unipersonales, en las que la decisión corresponde al socio único.

- Aprobación del acuerdo. La junta acuerda el aumento de capital y aprueba la modificación de los estatutos sociales.

- Aportación del capital. Los socios, los nuevos inversores o los acreedores realizan la aportación que corresponda según la modalidad escogida.

- Escritura pública ante notario. El acuerdo debe elevarse a escritura pública.

- Inscripción en el Registro Mercantil. La ampliación debe inscribirse para que tenga reflejo oficial.

Además, la sociedad tendrá que actualizar el libro registro de socios, ya que en él constan los titulares de las participaciones y el porcentaje que corresponde a cada uno.

Cuándo realizar una ampliación de capital en una SL

No hay un único momento adecuado para ampliar capital. La conveniencia de la operación dependerá de la situación concreta de la empresa y de los objetivos que se persigan.

Puede ser una buena opción cuando la sociedad necesita financiar una nueva línea de negocio, adquirir maquinaria, contratar personal, abrir una delegación o afrontar una inversión relevante sin depender únicamente de financiación bancaria.

También puede servir para mejorar la imagen de solvencia frente a bancos, proveedores o clientes.

Un capital social más elevado puede transmitir una mayor sensación de estabilidad, aunque por sí solo no sustituye a una gestión financiera correcta.

Otro supuesto habitual es la incorporación de un nuevo socio o inversor. En lugar de que los socios actuales vendan sus participaciones, la sociedad puede crear nuevas participaciones para que esa persona entre directamente en el capital.

La ampliación también puede utilizarse para compensar deudas. Por ejemplo, si un socio ha prestado dinero a la sociedad, ese crédito puede convertirse en participaciones sociales, siempre que se cumplan los requisitos legales correspondientes.

Requisitos y documentación para ampliar el capital de una Sociedad Limitada

Para ampliar el capital de una SL es necesario cumplir una serie de requisitos.

El primero de ellos es que exista un acuerdo válido de la junta general de socios.

Ese acuerdo debe recoger la cuantía de la ampliación, la modalidad elegida y la nueva redacción del artículo de los estatutos sociales relativo al capital.

La documentación suele incluir:

- Certificación del acuerdo adoptado por la junta general.

- Escritura pública de ampliación de capital.

- Estatutos sociales modificados.

- Justificante de las aportaciones dinerarias, cuando la aportación sea en dinero.

- Descripción y valoración de los bienes, si existen aportaciones no dinerarias.

- Informe o documentación relativa a los créditos, cuando la ampliación se haga por compensación de deudas.

- Modelo correspondiente para liquidar o presentar la operación, si resulta necesario.

- Inscripción de la ampliación en el Registro Mercantil.

Conviene recordar que, tras la Ley Crea y Crece, una Sociedad Limitada puede constituirse con un capital mínimo de 1 euro.

Sin embargo, mientras la sociedad no alcance los 3.000 euros de capital, deberá destinar como mínimo el 20 % del beneficio a la reserva legal hasta que la suma de capital y reserva llegue a esos 3.000 euros.

Además, si la sociedad se liquida y su patrimonio no es suficiente para pagar las deudas, los socios pueden responder solidariamente hasta cubrir la diferencia entre 3.000 euros y el capital suscrito.

Tipos de ampliación de capital en una SL

Las modalidades de ampliación de capital más habituales en una Sociedad Limitada son las siguientes:

- Ampliación con aportaciones dinerarias. Los socios o nuevos inversores aportan dinero a la sociedad. Es la opción más simple y frecuente.

- Ampliación con aportaciones no dinerarias. En lugar de dinero, se aportan bienes o derechos: un local, maquinaria, vehículos, equipos informáticos, marcas, derechos de crédito u otros activos. En estos casos es importante describirlos y valorarlos correctamente.

- Ampliación por compensación de créditos. La sociedad transforma una deuda en capital. Por ejemplo, si la empresa debe 20.000 euros a un socio, puede acordarse que ese crédito se convierta en participaciones sociales.

- Ampliación con cargo a reservas. La empresa utiliza beneficios o reservas ya existentes para aumentar el capital social. No entra dinero nuevo, pero se refuerza la estructura patrimonial.

- Ampliación por creación de nuevas participaciones. Se emiten nuevas participaciones sociales, que pueden ser asumidas por los socios actuales o por nuevos socios.

- Ampliación por aumento del valor nominal. No se crean participaciones nuevas, sino que se incrementa el valor de las participaciones que ya existen.

La principal ventaja de ampliar capital es que la empresa puede financiarse sin incrementar su endeudamiento. En lugar de solicitar un préstamo, la sociedad fortalece sus fondos propios.

También puede mejorar la imagen de solvencia, facilitar la entrada de nuevos socios y ayudar a equilibrar el patrimonio de la empresa.

Como ves, aumentar el capital de una Sociedad Limitada puede ser una herramienta útil para crecer, ganar solidez o incorporar nuevos recursos al negocio.

Ahora bien, no es una decisión que deba tomarse sin análisis previo. Se trata de una operación mercantil que afecta a los estatutos, al reparto de participaciones y a la estructura financiera de la sociedad.

Pagar impuestos es una obligación. Por eso, Hacienda no concede ningún premio especial a quien cumple en plazo, pero sí puede imponer consecuencias importantes a quien se retrasa.

Ese retraso puede traducirse en recargos, intereses de demora y, en los supuestos más delicados, sanciones. Por tanto, no conviene tomárselo a la ligera.

¿Y qué debes hacer si tienes que presentar o pagar un impuesto fuera de plazo? A continuación, lo explicamos.

¿Qué pasa si no pago a Hacienda dentro del plazo?

Pagar a Hacienda tarde nunca resulta gratuito. Según el caso, puede generar recargos, intereses de demora o sanciones:

- Si regularizas antes de recibir un requerimiento de Hacienda, tendrás que abonar un recargo.

- Si lo haces después de que Hacienda te haya requerido, la Administración podrá sancionarte.

Un requerimiento es una comunicación o notificación de Hacienda. Puede llegarte por correo electrónico, si estás dado de alta en el sistema de notificaciones electrónicas de la Agencia Tributaria, o mediante carta certificada enviada por correo postal.

Además, para acceder a subvenciones estatales, autonómicas o locales, y también para participar en licitaciones públicas, se exige estar al corriente de las obligaciones tributarias. Si presentas un impuesto fuera de plazo y dejas una deuda pendiente en el sistema, puedes quedar automáticamente excluido de estas ayudas o procedimientos.

Las entidades financieras también revisan con detalle el historial fiscal de una empresa antes de conceder una línea de crédito, un préstamo o un servicio de factoring. Si el banco detecta requerimientos de Hacienda o deudas pendientes por retrasos repetidos, el perfil de riesgo de la empresa aumenta de forma notable. Esto puede provocar que se deniegue la financiación necesaria para seguir operando o que se ofrezca con tipos de interés más altos, debido a la desconfianza que genera una gestión fiscal desordenada.

¿Cuáles son las multas por pagar impuestos fuera de plazo?

Para entender cómo actúa la Agencia Tributaria ante un retraso fiscal, hay que separar las distintas situaciones. No tiene las mismas consecuencias que el propio contribuyente detecte el error y lo corrija de forma voluntaria, que esperar a que sea la Administración quien envíe una notificación reclamando la deuda.

Regularización voluntaria sin requerimiento previo: recargos

Si eres tú quien advierte el descuido y presentas y pagas la declaración fuera de plazo antes de recibir una carta de Hacienda, la respuesta legal es más suave. En este caso no se impone una sanción propiamente dicha, sino un recargo por presentación extemporánea.

El sistema vigente aplica una escala progresiva mes a mes, pensada para incentivar que la regularización se haga cuanto antes:

- Hasta un mes de retraso: recargo del 1 % sobre la cantidad a ingresar.

- Desde un mes y un día hasta dos meses: recargo del 2 %.

- Desde dos meses y un día hasta tres meses: recargo del 3 %.

- A partir de ese momento, se añade un 1 % adicional por cada mes completo de retraso.

- Más de doce meses de retraso: el recargo queda fijado en el 15 %. No obstante, desde el mes número trece Hacienda comenzará a aplicar intereses de demora, calculados según el tiempo exacto transcurrido, con un tipo que históricamente se sitúa en torno al 4,06 %.

Regularización tras requerimiento de Hacienda: vía sancionadora

Si dejas pasar el tiempo y la Agencia Tributaria te envía una notificación electrónica o una carta certificada advirtiendo del impago, el escenario cambia. En ese momento ya no hablamos solo de recargos, sino de una posible infracción tributaria.

La sanción por pagar impuestos fuera de plazo sustituye al régimen de recargos y se calcula atendiendo a la gravedad de la conducta:

- Infracción leve. Se aplica cuando la cantidad dejada de ingresar es igual o inferior a 3.000 euros, o cuando supera esa cifra pero no existe ocultación. La multa es del 50 % del importe de la deuda.

- Infracción grave. Se produce cuando la deuda supera los 3.000 euros y Hacienda aprecia ocultación deliberada de datos, como podría ocurrir si se omiten facturas de ingresos emitidas. La multa puede situarse entre el 50 % y el 100 % de la cantidad defraudada.

- Infracción muy grave. Se reserva para supuestos en los que se acreditan medios fraudulentos, facturas falsas o anomalías contables relevantes. La sanción puede ir del 100 % al 150 % de la cantidad que debía haberse ingresado.

Cómo regularizar y pagar impuestos fuera de plazo paso a paso

Cuando detectas que has presentado un impuesto tarde, o que directamente no lo has presentado, es importante actuar rápido. Así puedes evitar que aumenten los recargos y reducir el riesgo de sanciones. Aunque al principio parezca complicado, regularizar la situación fiscal es un proceso bastante ordenado si se siguen estos pasos.

1. Identifica qué impuesto no has presentado

Lo primero es saber exactamente qué obligación se ha incumplido. No es lo mismo una declaración trimestral de IVA que una declaración anual de IRPF, ni tienen los mismos efectos ni el mismo procedimiento.

2. Presenta la declaración cuanto antes

Una vez localizado el problema, no conviene esperar a que llegue un requerimiento. Si quieres evitar una multa por presentar el IVA fuera de plazo, puedes acceder a la sede electrónica de la Agencia Tributaria y presentar el modelo correspondiente igual que lo harías dentro del plazo. El sistema calculará el recargo que proceda.

En el caso del IRPF, también es posible presentar la declaración fuera de plazo mediante una autoliquidación extemporánea.

3. Calcula y asume los recargos

Cuando la regularización se realiza voluntariamente, no se impone sanción, pero sí recargos.

Si quieres pagar para evitar una multa por presentar el IVA fuera de plazo, debes tener presente que el recargo habrá que abonarlo igualmente. Su importe dependerá del tiempo transcurrido. Del mismo modo, al pagar el IRPF tarde, se aplicará el recargo correspondiente según el periodo de retraso.

4. Realiza el pago lo antes posible

Después de presentar la declaración, el siguiente paso es ingresar la deuda. Conviene pagar la renta fuera de plazo, o cualquier otro impuesto pendiente, cuanto antes. Si se retrasa también el pago, pueden seguir acumulándose intereses. Además, actuar con rapidez ayuda a evitar más problemas con Hacienda.

5. No esperes a recibir un requerimiento

Uno de los errores más frecuentes es pensar que no ocurrirá nada por dejar pasar el tiempo. Si esperas a que intervenga la Administración, ya no estarás ante una regularización voluntaria. En ese caso podrías enfrentarte a sanciones, como una multa por presentar la declaración de la renta fuera de plazo, que suelen ser más elevadas que los simples recargos.

6. Comprueba si tienes que presentar más declaraciones

En ocasiones, un retraso arrastra varias obligaciones pendientes. Por ejemplo, si no presentaste varios trimestres de IVA, tendrás que presentar una declaración fuera de plazo por cada periodo incumplido. Del mismo modo, si no has presentado el IRPF en distintos ejercicios, será necesario presentar la declaración de la renta fuera de plazo correspondiente a cada uno de ellos

Una pregunta muy habitual entre autónomos y pequeños empresarios es qué libros contables deben llevar obligatoriamente. La respuesta depende del tipo de negocio —si se trata de una persona física o de una sociedad— y también del régimen fiscal en el que tribute. El problema aparece cuando muchos negocios se dan cuenta de sus obligaciones demasiado tarde: al recibir un requerimiento de Hacienda o al tener que depositar cuentas anuales sin llevar la contabilidad correctamente actualizada.

En esta guía explicamos de forma sencilla qué libros corresponden en cada caso, cómo conviene organizarlos y cuáles son los plazos que deben respetarse para su legalización.

¿Qué son los libros contables?

Los libros contables son registros formales en los que se anotan todas las operaciones económicas y financieras relacionadas con una actividad profesional o empresarial. En ellos se recogen ingresos, gastos, activos, pasivos y demás movimientos relevantes del negocio.

Su finalidad es permitir que autónomos y empresas lleven una contabilidad ordenada, con la que puedan seguir la evolución de sus operaciones administrativas y mercantiles de forma cronológica.

Para que cumplan correctamente su función, estos registros deben elaborarse de manera sistemática y organizada. Así se ofrece una imagen clara, completa y detallada de las transacciones realizadas durante un periodo determinado.

Libros contables para autónomos en estimación directa simplificada

La mayoría de los autónomos tributan en estimación directa simplificada. En este régimen, las obligaciones contables son menos intensas que las de una sociedad, pero eso no significa que no existan. Los libros que deben llevarse son los siguientes:

Libro de ingresos. En este libro se registran, por orden cronológico, todas las facturas emitidas. Debe constar la fecha de emisión, el número de factura, los datos del cliente, el concepto, la base imponible y el IVA repercutido. Cada operación tiene que estar respaldada por su factura.

Libro de gastos. Recoge todas las facturas recibidas y los gastos deducibles relacionados con la actividad. Puede incluir suministros, alquileres, cuotas profesionales, seguros, formación y cualquier otro gasto que cumpla los requisitos para ser deducible. En este punto, una buena gestión contable puede resultar clave para el autónomo, porque detectar correctamente los gastos deducibles permitidos puede suponer un ahorro importante en el IRPF.

Libro de bienes de inversión. Sirve para registrar el inmovilizado afecto a la actividad, como ordenadores, mobiliario, vehículos, herramientas u otros elementos similares. Debe incluir su valor de adquisición, la fecha de alta, la amortización anual aplicada y el valor neto contable.

Libro de provisiones de fondos y suplidos. Solo resulta obligatorio para aquellos profesionales que reciben anticipos de sus clientes para atender gastos por cuenta de estos, como ocurre con abogados, procuradores o agentes inmobiliarios. Si no gestionas suplidos, no tendrás que llevar este libro.

Libros contables para autónomos en estimación directa normal

Si tu facturación supera los 600.000 euros anuales o has renunciado de forma voluntaria al régimen simplificado, tributarás en estimación directa normal. En ese supuesto, las obligaciones contables se equiparan a las de una sociedad. Deberás llevar:

- Libro diario.

- Libro mayor, que aunque no sea obligatorio de forma expresa, resulta imprescindible en la práctica para controlar la contabilidad.

- Libro de inventarios y cuentas anuales.

Además, la contabilidad debe ajustarse al Plan General Contable o al Plan General Contable para pymes, siempre que se cumplan los requisitos para aplicar este último.

Libros contables para sociedades (SL, SA)

Todas las sociedades mercantiles tienen la obligación de llevar una contabilidad completa conforme al Código de Comercio. Los libros principales son estos:

Libro diario. Refleja de forma cronológica todas las operaciones económicas de la empresa. Cada asiento recoge el cargo y el abono de las cuentas afectadas, siguiendo los criterios del Plan General Contable.

Libro de inventarios y cuentas anuales. Incluye el balance de comprobación de sumas y saldos, que debe elaborarse al menos trimestralmente, el inventario de cierre y las cuentas anuales completas: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria y, cuando proceda, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.

Libros societarios. Junto a los libros contables, las sociedades deben llevar el libro de actas, el libro registro de socios en las sociedades limitadas, el libro registro de acciones en las sociedades anónimas y el libro registro de contratos del socio único cuando sea aplicable.

Plazos de legalización en el Registro Mercantil

Los libros contables obligatorios deben legalizarse en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. En las sociedades cuyo ejercicio termina el 31 de diciembre, el plazo finaliza el 30 de abril del año siguiente.

Desde 2015, la legalización se realiza de forma telemática mediante la plataforma del Registro Mercantil. El procedimiento exige generar los ficheros en el formato estándar, firmarlos electrónicamente y enviarlos por vía online.

Los autónomos que tributan en estimación directa simplificada no están obligados a legalizar sus libros en el Registro Mercantil. Aun así, deben conservarlos durante al menos cuatro años, que es el plazo general de prescripción fiscal, y tenerlos preparados por si Hacienda los solicita en una comprobación o inspección.

¿Cuánto tiempo debo conservar los libros contables?

El Código de Comercio fija un plazo de conservación de seis años desde el último asiento realizado. Por su parte, el plazo de prescripción fiscal es de cuatro años. Por prudencia, lo recomendable es conservar libros y justificantes durante al menos seis años, de forma que queden cubiertos ambos plazos.

Multas por errores leves, graves o muy graves

La normativa tributaria distingue entre infracciones leves, graves y muy graves según la entidad de la irregularidad detectada. Cuando Hacienda aprecia una infracción, la sanción suele consistir en el importe correspondiente más un porcentaje que puede ir del 50 % al 150 %, en función de la calificación que se atribuya al incumplimiento.

- Las infracciones leves, por ejemplo cuando la base de la sanción es inferior a 3.000 euros o no existe ocultación, suelen sancionarse con el 50 % de la cantidad dejada de ingresar.

- Las infracciones graves, como el uso de facturas falsas o la existencia de anomalías sustanciales en la contabilidad, pueden sancionarse con porcentajes de entre el 50 % y el 100 % de la cuota defraudada.

- Las infracciones muy graves, relacionadas con la utilización de medios fraudulentos, pueden conllevar multas de entre el 100 % y el 150 %.

Además, un retraso en la contabilización superior a cuatro meses puede implicar una multa fija de 300 euros. Los errores formales en facturas también pueden generar sanciones de hasta 300 euros por documento