Laboral

Cantina, comedor, tique restaurante o dieta en metálico. Cuatro fórmulas distintas que, bien gestionadas, pueden ser una mejora razonable y, mal encajada, una fuente constante de ajustes, conflictos y regularizaciones. Muchas empresas descubren que la comida cotiza cuando ya es demasiado tarde.

La normativa laboral no obliga con carácter general a pagar la comida, pero en el momento en que la empresa decide hacerlo por convenio, acuerdo o simple práctica, entra en un terreno donde cotización, derechos adquiridos y condiciones de trabajo empiezan a entrelazarse.

Y ahí es donde suelen aparecer los problemas.

1. El punto de partida que muchos olvidan

Salvo en supuestos muy concretos de trabajos al aire libre con imposibilidad real de regreso al domicilio, la empresa no está obligada por ley a facilitar comedor ni a pagar dietas.

Esto significa que, en la mayoría de los casos, la comida nace como mejora voluntaria, no como obligación legal.

Lo voluntario hoy puede convertirse mañana en un derecho consolidado si no se gestiona con cuidado.

2. Cuando la mejora se incorpora al "suelo" laboral

Si la empresa abona una cantidad para la comida de forma periódica, homogénea y prolongada en el tiempo, ese pago puede transformarse en una condición más beneficiosa, incluso aunque no figure expresamente en el contrato.

En ese momento, la comida deja de ser una concesión discrecional y pasa a formar parte del equilibrio contractual.

La antigüedad del pago pesa más que su importe. Cantidades pequeñas, si son estables, consolidan derechos.

3. El error más frecuente: confundir IRPF con cotización

Uno de los equívocos más habituales es pensar que, si una dieta está exenta de IRPF hasta cierto límite, automáticamente queda fuera de cotización.

No es así.

• Puede estar exenta de IRPF
• Y, al mismo tiempo, cotizar a la Seguridad Social

Esto ocurre, por ejemplo, cuando la comida se paga a personas que trabajan en su centro habitual o lugar de residencia, aunque el convenio la denomine "dieta".

La exención fiscal no arrastra la exención de cotización. Son planos distintos.

4. El factor decisivo no es el importe, sino el lugar

La clave para determinar si la comida cotiza no suele estar en cuánto se paga, sino en dónde se presta el trabajo.

• Desplazamiento real fuera del centro habitual → no cotiza (con límites).
• Trabajo en centro habitual o residencia → sí cotiza.

Por eso, dos trabajadores cobrando exactamente lo mismo pueden tener un tratamiento distinto.

Llamar "dieta" a un pago no cambia su naturaleza si no existe desplazamiento efectivo.

5. Cantina, comedor o tique restaurante

Desde el punto de vista jurídico, no es lo mismo:

• Facilitar un servicio de comedor o cantina
• Entregar un tique restaurante
• Abonar una cantidad en metálico

El sistema elegido influye en:

• La percepción del trabajador
• La consolidación del derecho
• La facilidad para modificar o sustituir la mejora

Por ejemplo, sustituir el tique por cantina suele considerarse una modificación neutra, siempre que no suponga una pérdida económica real.

Cambiar el formato es más sencillo que eliminar el beneficio, pero no todo cambio es inocuo.

6. Modificar o eliminar la comida no es una decisión menor

Cuando la comida se ha consolidado como condición más beneficiosa, solo puede modificarse o suprimirse si concurren causas económicas, técnicas, organizativas o productivas, y siguiendo el procedimiento legal.

No basta con alegar "reorganización" o "política interna".

Eliminar la comida sin procedimiento suele acabar en reclamación individual o conflicto colectivo.

7. El papel del convenio colectivo

Algunos convenios reconocen expresamente una compensación por comida en jornada partida. Sin embargo, el convenio no puede alterar el régimen de cotización, que viene impuesto por la normativa de Seguridad Social.

Así, puede ocurrir que:

• El convenio obligue a pagar
• La dieta esté parcialmente exenta de IRPF
• Pero cotice íntegramente

Cumplir el convenio no exime de cumplir las reglas de cotización.

8. Inspección de Trabajo y Seguridad Social

En actuaciones inspectoras, la comida suele analizarse cuando concurren estas circunstancias:

• Pagos fijos y mensuales sin justificación de desplazamiento
• Importes idénticos todos los días
• Ausencia de control o documentación
• Confusión entre conceptos salariales y extrasalariales

La regularización suele llegar acompañada de recargos.

La comida es uno de los conceptos "pequeños" que más ajustes genera cuando se acumulan años.

La comida puede ser una mejora razonable, una herramienta de conciliación o un incentivo organizativo. Pero mal diseñada, se convierte en salario encubierto, derecho consolidado o base de cotización olvidada. Revisarla a tiempo permite:

• Evitar regularizaciones
• Mantener la mejora sin riesgos
• Ordenar la política retributiva

Cuando la comida se paga sin preguntarse por qué, cómo y a quién, la respuesta suele llegar en forma de liquidación.

No todas las dudas interpretativas se resuelven a favor del trabajador, y no todo “mes” equivale al mes natural del calendario. El Tribunal Supremo vuelve a poner orden en una cuestión práctica que genera conflictos recurrentes en los despidos disciplinarios por absentismo.

La reciente doctrina del Tribunal Supremo aclara una cuestión que, en la práctica diaria de los despachos, genera más conflictos de los que parece: cómo debe computarse el periodo mensual al que se refieren muchos convenios colectivos cuando tipifican las faltas de asistencia como infracción muy grave.

El caso analizado (sentencia de 19 de diciembre de 2025) parte de una situación aparentemente sencilla -varias ausencias injustificadas repartidas en distintos momentos-, pero desemboca en un debate jurídico de fondo: ¿el "mes" debe entenderse como mes natural o como un periodo continuado de fecha a fecha?

La respuesta no es neutra, y el Supremo lo deja claro.

• Atención. Un error en el cómputo temporal puede convertir un despido procedente en improcedente.

El supuesto de hecho: ausencias repartidas y abandono del puesto

La trabajadora afectada no acudió a su puesto los días 24 de abril, 5 de mayo, 16 de junio y 3 de julio de 2023, y además abandonó el puesto el 8 de junio. El convenio colectivo aplicable calificaba como falta muy grave faltar al trabajo más de dos días al mes sin causa justificada.

La empresa optó por el despido disciplinario. El juzgado lo declaró procedente. El Tribunal Superior de Justicia de Madrid, en cambio, entendió que no se superaba el umbral mensual si se computaban las ausencias por meses naturales y aplicó el principio in dubio pro operario.

El Supremo corrige esta interpretación.

No basta con contar días: hay que saber desde dónde se cuentan.

Qué entiende el Tribunal Supremo por "mes" en estos casos

El Alto Tribunal recupera un criterio ya asentado en su jurisprudencia, incluso cuando estaba vigente el antiguo despido objetivo por absentismo: los meses deben computarse de fecha a fecha, no por meses naturales.

Aceptar el criterio del calendario supondría una distorsión evidente. Bastaría con que las ausencias se produjeran a final de un mes y a principios del siguiente para que algunas quedaran fuera del cómputo, vaciando de contenido la infracción prevista en el convenio.

Además, el Tribunal recuerda que el artículo 5 del Código Civil establece que los plazos fijados por meses se computan de fecha a fecha, tratándose de plazos sustantivos, como ocurre en el ámbito disciplinario.

• Atención. El mes "laboral" no siempre coincide con el mes del calendario.

Coherencia del sistema y rechazo de interpretaciones asistemáticas

Otro de los argumentos clave es la coherencia del ordenamiento. Apartarse del cómputo de fecha a fecha implicaría romper con un criterio general consagrado en la ley, sin una razón sólida que justifique esa excepción.

El Supremo subraya que el convenio colectivo fue negociado cuando este criterio ya existía en la jurisprudencia. Si las partes hubieran querido un cómputo distinto, podrían haberlo precisado expresamente. No lo hicieron.

Por tanto, la interpretación debe ser sistemática, no oportunista.

El silencio del convenio no autoriza interpretaciones forzadas.

El principio in dubio pro operario: cuándo sí y cuándo no

Uno de los aspectos más relevantes de la sentencia es el límite claro al principio in dubio pro operario.

El Tribunal recuerda que este principio:

• Solo opera en la interpretación del derecho, no en la valoración de los hechos.
• Es un criterio de última ratio, aplicable únicamente cuando, tras agotar todos los métodos interpretativos, subsiste una duda real.

Aquí no existía tal duda. El tenor literal del convenio, el contexto normativo, el artículo 5 del Código Civil y la jurisprudencia previa conducían a una interpretación clara.

Aplicar el principio pro operario en este caso no solo era innecesario, sino improcedente.

El principio pro operario no sustituye al análisis jurídico riguroso.

Aplicando el cómputo de fecha a fecha, resulta indiscutido que la trabajadora superó el umbral de ausencias previsto como falta muy grave en el convenio colectivo.

En consecuencia, el Tribunal Supremo:

• Casa y anula la sentencia del TSJ de Madrid,
• Confirma la del juzgado de instancia,
• Y declara procedente el despido disciplinario.

El criterio queda unificado y sirve de referencia clara para casos similares.

El cálculo correcto del periodo puede legitimar plenamente la decisión empresarial.

Conclusión

Esta sentencia refuerza un mensaje claro: en materia disciplinaria, el tiempo se computa con precisión jurídica, no con intuiciones de calendario.

Para las empresas, supone mayor seguridad si el procedimiento está bien documentado

Porque, como demuestra este caso, un mes no siempre es solo un mes.

Antes de sancionar o de impugnar, conviene revisar cómo se cuentan los días.

Cuestionario

1) ¿Qué cuestión práctica aclara el Tribunal Supremo?

Aclara cómo debe computarse el “periodo mensual” al que se refieren muchos convenios colectivos cuando tipifican como falta muy grave las faltas de asistencia (por ejemplo, “faltar al trabajo más de dos días al mes sin causa justificada”).

2) ¿Qué riesgo existe si se computa mal el periodo?

Un error en el cómputo temporal puede convertir un despido procedente en improcedente.

3) ¿Cuál fue el supuesto de hecho analizado?

La trabajadora no acudió a su puesto los días 24 de abril, 5 de mayo, 16 de junio y 3 de julio de 2023, y además abandonó el puesto el 8 de junio.

4) ¿Qué decía el convenio colectivo aplicable?

Calificaba como falta muy grave faltar al trabajo más de dos días al mes sin causa justificada.

5) ¿Qué decidió la empresa y qué resolvió el juzgado?

La empresa optó por el despido disciplinario y el juzgado lo declaró procedente.

6) ¿Qué resolvió el TSJ de Madrid y por qué?

Entendió que no se superaba el umbral mensual si se computaban las ausencias por meses naturales y aplicó el principio in dubio pro operario.

7) ¿Qué criterio fija el Tribunal Supremo sobre qué significa “mes” en estos casos?

Que los meses deben computarse de fecha a fecha, no por meses naturales.

8) ¿Por qué el Supremo rechaza el cómputo por meses naturales del calendario?

Porque supondría una distorsión: bastaría con que las ausencias se produjeran a final de un mes y a principios del siguiente para que algunas quedaran fuera del cómputo, vaciando de contenido la infracción prevista en el convenio.

9) ¿Qué norma se cita en apoyo del cómputo “de fecha a fecha”?

El artículo 5 del Código Civil, según el cual los plazos fijados por meses se computan de fecha a fecha (tratándose de plazos sustantivos, como ocurre en el ámbito disciplinario).

10) ¿Qué argumenta el Supremo sobre la coherencia del sistema?

Que apartarse del cómputo de fecha a fecha rompería un criterio general consagrado en la ley sin una razón sólida para justificar la excepción.

11) ¿Qué relevancia tiene que el convenio no precisara un cómputo distinto?

El Supremo subraya que el convenio fue negociado cuando el criterio ya existía en la jurisprudencia; si las partes hubieran querido un cómputo diferente, podrían haberlo precisado expresamente y no lo hicieron.

12) ¿Qué dice la sentencia sobre el principio in dubio pro operario?

Que:

• Solo opera en la interpretación del derecho, no en la valoración de los hechos.
• Es un criterio de última ratio, aplicable solo si, tras agotar los métodos interpretativos, subsiste una duda real.
• En este caso no existía esa duda, por lo que aplicarlo fue improcedente.

13) Aplicando el cómputo “de fecha a fecha”, ¿qué resultado se alcanza?

Que la trabajadora superó el umbral de ausencias previsto como falta muy grave en el convenio colectivo.

14) ¿Cuál fue el fallo final del Tribunal Supremo?

• Casa y anula la sentencia del TSJ de Madrid,
• Confirma la del juzgado de instancia,
• Y declara procedente el despido disciplinario.

15) ¿Qué conclusión práctica destaca el texto?

Que en materia disciplinaria el tiempo se computa con precisión jurídica, no con “intuiciones de calendario”, y que “un mes no siempre coincide con el mes del calendario”.

El Tribunal Supremo vuelve a poner límites claros a la negociación colectiva cuando se trata de trabajo nocturno. No todo complemento sirve para compensar la mayor penosidad de trabajar de noche.

El Estatuto de los Trabajadores (ET) considera trabajo nocturno el realizado entre las 22:00 y las 06:00 horas. Esta definición es objetiva y no depende del tipo de contrato, del sistema de turnos ni de la organización interna de la empresa.

Lo relevante no es si una persona es considerada "trabajadora nocturna", sino si presta servicios durante horas legalmente nocturnas, aunque sea de forma parcial u ocasional.

• Atención. Trabajar algunas horas de noche ya activa el régimen de protección del artículo 36 ET.

¿Qué es el plus de nocturnidad y qué no es?

El plus de nocturnidad es un complemento salarial funcional, ligado al puesto y al horario, y no consolidable. No retribuye una jornada completa ni un tipo de contrato, sino las horas efectivamente trabajadas dentro del tramo nocturno.

El Tribunal Supremo, en su Sentencia 1223/2025, de 10 de diciembre de 2025,  recuerda que este plus responde a la mayor penosidad del trabajo nocturno y que su devengo depende exclusivamente de haber trabajado en ese horario.

• Atención. No se devenga por días completos, ni por turnos, ni por adscripción a un sistema organizativo.

Trabajo nocturno no es lo mismo que trabajador nocturno

El TS en su sentencia 10 de diciembre de 2025, insiste en una distinción que suele generar errores:

• Trabajo nocturno: el realizado entre las 22:00 y las 06:00.
• Trabajador nocturno: quien realiza normalmente una parte relevante de su jornada anual en horario nocturno.

Esta segunda calificación solo sirve para fijar límites de jornada y prohibir horas extraordinarias, pero no condiciona el derecho a la retribución específica por nocturnidad.

• Atención. No ser "trabajador nocturno" no elimina el derecho a cobrar nocturnidad.

¿Qué exige el artículo 36.2 del ET?

El artículo 36.2 ET establece una regla clara, que el trabajo nocturno tendrá una retribución específica.

Solo se admiten dos excepciones a esta obligación:

1. Que el salario se haya fijado atendiendo a que el trabajo es nocturno por su propia naturaleza.
2. Que el trabajo nocturno se haya compensado mediante descansos equivalentes.

Fuera de estos dos supuestos, la retribución específica por nocturnidad es obligatoria.

• Atención. La negociación colectiva no puede crear nuevas excepciones distintas a las previstas en la ley.

¿Por qué no basta con un plus de turnos?

En el caso analizado en la sentencia del TS, el convenio colectivo excluía el plus de nocturnidad a quienes cobraban un plus de turnos (129 euros mensuales), afirmando que este ya compensaba el trabajo nocturno.

El Tribunal Supremo declara esta previsión ilegal, porque el plus de turnos retribuye la organización del trabajo, no la penosidad de trabajar de noche.

Trabajar a turnos y trabajar de noche son realidades distintas, aunque a veces coincidan.

Un plus mensual por turnicidad no sustituye al plus horario de nocturnidad.

Prolongación de jornada y nocturnidad tampoco son intercambiables

La misma conclusión se aplica a los complementos por prolongación de jornada, aunque se abonen con importes superiores en horario nocturno.

En el caso enjuiciado, se abonaban 11 euros por cada media hora, o 14 euros a partir de las 00:00, con la previsión expresa de que ese importe incluía la nocturnidad.

El Tribunal Supremo rechaza esta fórmula: pagar más por prolongar la jornada no equivale a pagar la retribución específica exigida por el artículo 36.2 ET.

• Atención. Que un complemento sea más elevado no lo convierte automáticamente en nocturnidad.

Consecuencia jurídica

La Sala de lo Social del TS declara la nulidad parcial de los artículos del convenio colectivo que excluían expresamente el plus de nocturnidad cuando se percibían otros complementos.

El mensaje es claro: si se trabaja de noche y no concurre ninguna excepción legal, debe existir una retribución específica identificable por nocturnidad.

Las cláusulas convencionales contrarias al artículo 36.2 ET son anulables.

Implicaciones prácticas para las empresas

Las empresas con sistemas de turnos, prolongaciones de jornada o complementos globales deben revisar si:

• Se pagan horas nocturnas sin un plus específico.
• La nocturnidad se "absorbe" en otros conceptos salariales.
• El convenio o pacto interno excluye expresamente el cobro de nocturnidad.

En estos casos, existe riesgo de reclamaciones salariales y de nulidad de la regulación interna.

La práctica habitual no siempre coincide con la legalidad vigente.

El trabajo nocturno exige un tratamiento diferenciado, transparente y conforme a la ley. La flexibilidad de la negociación colectiva tiene límites, y uno de ellos es la obligación de retribuir específicamente la nocturnidad cuando se trabaja en ese tramo horario.

Revisar convenios, pactos de empresa y sistemas retributivos permite anticiparse a conflictos y evitar regularizaciones posteriores.

Cuestionario

1. ¿Qué considera el Estatuto de los Trabajadores como trabajo nocturno?

El Estatuto de los Trabajadores (ET) define el trabajo nocturno como aquel realizado entre las 22:00 y las 06:00 horas. Esta definición es objetiva y no depende del tipo de contrato, del sistema de turnos ni de la organización interna de la empresa. Lo relevante es si se presta servicio durante horas legalmente nocturnas, aunque sea de forma parcial u ocasional.

2. ¿Qué implica trabajar algunas horas de noche?

Trabajar algunas horas dentro del horario nocturno activa el régimen de protección del artículo 36 del ET, independientemente de si el trabajador es considerado "trabajador nocturno".

3. ¿Qué es el plus de nocturnidad?

El plus de nocturnidad es un complemento salarial funcional, ligado al puesto y al horario, y no consolidable. Este plus responde a la mayor penosidad del trabajo nocturno y se devenga exclusivamente por las horas efectivamente trabajadas dentro del tramo nocturno. No se devenga por días completos, turnos o adscripción a un sistema organizativo.

4. ¿Qué diferencia existe entre trabajo nocturno y trabajador nocturno?

Trabajo nocturno: Es el realizado entre las 22:00 y las 06:00 horas.

Trabajador nocturno: Es quien realiza normalmente una parte relevante de su jornada anual en horario nocturno. Esta calificación solo sirve para fijar límites de jornada y prohibir horas extraordinarias, pero no condiciona el derecho a la retribución específica por nocturnidad.

5. ¿Qué establece el artículo 36.2 del ET sobre la retribución del trabajo nocturno?

El artículo 36.2 del ET establece que el trabajo nocturno debe tener una retribución específica, salvo en dos excepciones:

Que el salario se haya fijado atendiendo a que el trabajo es nocturno por su propia naturaleza.

Que el trabajo nocturno se haya compensado mediante descansos equivalentes.

6. ¿Por qué no basta con un plus de turnos para compensar la nocturnidad?

El Tribunal Supremo ha declarado que un plus de turnos no sustituye al plus de nocturnidad, ya que el primero retribuye la organización del trabajo y no la mayor penosidad de trabajar de noche. Trabajar a turnos y trabajar de noche son realidades distintas, aunque puedan coincidir.

7. ¿Es válido compensar la nocturnidad con complementos por prolongación de jornada?

No. Aunque los complementos por prolongación de jornada sean más elevados en horario nocturno, no equivalen a la retribución específica exigida por el artículo 36.2 del ET.

8. ¿Qué consecuencias jurídicas tiene no pagar el plus de nocturnidad?

Las cláusulas de convenios colectivos que excluyen el plus de nocturnidad cuando se perciben otros complementos son anulables. Si se trabaja de noche y no concurre ninguna excepción legal, debe existir una retribución específica identificable por nocturnidad.

9. ¿Qué implicaciones prácticas tiene para las empresas?

Las empresas deben revisar si:

Se pagan horas nocturnas sin un plus específico.

La nocturnidad se "absorbe" en otros conceptos salariales.

El convenio o pacto interno excluye expresamente el cobro de nocturnidad.

En caso de incumplimiento, existe riesgo de reclamaciones salariales y de nulidad de la regulación interna.

10. ¿Qué recomendación se da a las empresas?

Se recomienda revisar convenios, pactos de empresa y sistemas retributivos para garantizar un tratamiento diferenciado, transparente y conforme a la ley respecto al trabajo nocturno. Esto permite anticiparse a conflictos y evitar regularizaciones posteriores.

Recuerde que en enero su empresa debe calcular la retención de IRPF que aplicará a sus trabajadores, según las retribuciones previstas y su situación familiar. Ofrezca a sus trabajadores la posibilidad de rellenar un modelo 145 e indicar si sus circunstancias han cambiado.

Con el comienzo del año resulta imprescindible revisar cómo se están calculando las retenciones del IRPF aplicables a la plantilla. No se trata de un mero trámite administrativo, sino de una obligación que, si se gestiona de forma incorrecta, suele generar incidencias tanto para la empresa como para las personas trabajadoras.

Uno de los elementos clave en este proceso es la correcta solicitud, actualización y conservación del modelo 145, documento a través del cual el perceptor de rendimientos del trabajo comunica su situación personal y familiar al pagador.

A continuación, le recordamos los aspectos esenciales que conviene tener presentes.

1. Solicitud del modelo 145 al inicio de la relación laboral

Cada vez que se incorpora una persona trabajadora a la empresa, la persona trabajadora debe facilitarse el modelo 145 en el que comunique sus datos personales y familiares antes de iniciar la relación laboral o, como máximo, antes del primer devengo salarial.

Este documento es la base sobre la que se calcula el tipo de retención que se aplicará en nómina desde el primer momento.

Si el trabajador no entrega el modelo, la normativa obliga a calcular la retención como si se tratara de una persona soltera, sin descendientes ni ascendientes a cargo, lo que normalmente se traduce en una retención más elevada.

No disponer del modelo 145 no autoriza a "ajustar a criterio" la retención: en ausencia del documento, debe aplicarse la situación más desfavorable para el trabajador.

2. Revisión anual y comunicación de cambios en enero

Aunque el modelo 145 no debe presentarse cada año de forma automática, enero es el momento idóneo para recordar a la plantilla que comunique cualquier variación que se haya producido en su situación personal o familiar.

Existen cambios que alteran de forma directa el tipo de retención: nacimiento de hijos, reconocimiento de discapacidad, resoluciones judiciales que establecen pensiones compensatorias o anualidades por alimentos, o modificaciones relevantes en los ingresos previstos.

Cuando el cambio suponga un aumento del tipo de retención y sea posible regularizarlo durante el ejercicio, la comunicación debe realizarse en un plazo de diez días desde que se produce la circunstancia.

Los cambios no comunicados a tiempo no eximen de responsabilidad: el ajuste llegará más tarde, normalmente en la declaración de la renta.

3. Cómo debe realizarse el cálculo de la retención

El cálculo correcto de la retención exige una previsión realista de los ingresos anuales del trabajador. Para ello deben tenerse en cuenta:

• El salario fijo anual, calculado multiplicando el salario mensual por doce y sumando las pagas extraordinarias cuando no estén prorrateadas.
• Las retribuciones variables previsibles, computando al menos las percibidas el año anterior, salvo que existan elementos objetivos que acrediten una disminución.
• Las retribuciones en especie, valoradas conforme a su normativa fiscal específica.

Estos datos deben cruzarse con la información facilitada en el modelo 145, que es la que legitima el tipo de retención aplicado.

Aunque existan dudas sobre la veracidad de los datos declarados por el trabajador, la empresa debe calcular la retención conforme a lo comunicado y conservar el modelo firmado.

4. Conservación del modelo 145 y documentación asociada

El modelo 145 firmado debe conservarse junto con el resto de documentación laboral del trabajador. No es un documento accesorio ni prescindible: es la prueba de que la empresa actuó conforme a la información facilitada.

En caso de comprobación por parte de la Administración tributaria, disponer del modelo correctamente cumplimentado suele marcar la diferencia entre una incidencia menor y un problema mayor.

La falta de archivo del modelo 145 puede trasladar la responsabilidad a la empresa, incluso cuando el error proviene del trabajador.

5. Consecuencias del incumplimiento

Para el trabajador, no comunicar cambios o facilitar datos incorrectos puede dar lugar a sanciones relevantes, con recargos que pueden oscilar entre el 35 % y el 150 % de las cantidades no retenidas correctamente.

Para la empresa, no conservar el modelo o calcular mal la retención puede derivar en regularizaciones, requerimientos y responsabilidades tributarias innecesarias.

Las incidencias por retenciones suelen aparecer con retraso, cuando ya es más difícil corregirlas sin impacto económico.

6. Ventajas de una gestión ordenada del modelo 145

Cuando la información está actualizada, el trabajador evita ajustes bruscos en su declaración del IRPF y mantiene una retención coherente con su situación real.

Para la empresa, una gestión ordenada reduce recalculaciones a mitad de ejercicio, incidencias con la plantilla y riesgos en caso de revisión.

Por este motivo, resulta recomendable entregar en enero una breve circular interna a los trabajadores, acompañada de un ejemplar del modelo 145, recordando la importancia de revisar sus datos.

Un pequeño recordatorio en enero suele evitar muchos problemas en junio.

La AEPD ha actualizado su guía sobre protección de datos en las relaciones laborales, reforzando criterios que muchas empresas dan por asumidos, pero que siguen generando errores frecuentes en la práctica diaria.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado en su web la guía actualizada "La protección de datos en las relaciones laborales", un documento extenso y de orientación práctica que revisa cómo debe aplicarse el RGPD y la LOPDGDD en todas las fases de la relación laboral, desde la selección hasta la extinción del contrato, pasando por el control empresarial, la vigilancia de la salud o el uso de tecnologías.

No se trata de una norma nueva, pero sí de un documento de referencia clara para la AEPD, que consolida criterios, advierte de malas prácticas frecuentes y anticipa el enfoque que se seguirá en actuaciones inspectoras y procedimientos sancionadores.

A continuación, LES resumimos los aspectos más relevantes.

1. Principios generales que deben guiar cualquier tratamiento de datos laborales

La AEPD recuerda que el dato personal en el ámbito laboral es un concepto amplio, que incluye no solo datos identificativos, sino también valoraciones, evaluaciones de desempeño, registros internos, imágenes, audios o información inferida.

Puntos clave:

• El consentimiento del trabajador rara vez es una base jurídica válida, por el desequilibrio existente en la relación laboral.
• La base principal del tratamiento suele ser:
  • La ejecución del contrato de trabajo, o
  • El cumplimiento de una obligación legal.
• El interés legítimo empresarial solo es válido si supera un juicio estricto de proporcionalidad.
• Se refuerza el principio de minimización: no todo lo que resulta útil para la empresa es necesario desde el punto de vista legal.

Atención. Muchos incumplimientos no derivan de grandes sistemas tecnológicos, sino de la recogida excesiva de datos "por si acaso".

2. Información y transparencia: no basta con incluir una cláusula genérica

La guía insiste en que el deber de información forma parte esencial del derecho fundamental a la protección de datos.

Aspectos relevantes:

• La información debe ser clara, comprensible y no excesivamente técnica.
• Es recomendable el modelo de información por capas.
• Debe informarse:
  • En el momento de la recogida de datos, o
  • En un plazo máximo de un mes si los datos no proceden directamente del trabajador.
• Incluir una cláusula informativa en el contrato no equivale a obtener consentimiento.

Atención. Muchas empresas confunden informar con legitimar el tratamiento. Son planos distintos.

3. Derechos de las personas trabajadoras: especial atención al acceso y a la supresión

La AEPD dedica un bloque amplio a los derechos ARSULIPO (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición).

Puntos especialmente sensibles:

• El derecho de acceso incluye evaluaciones, informes internos y valoraciones.
• La supresión no implica borrado inmediato: antes debe producirse el bloqueo de los datos cuando exista obligación legal de conservación.
• El bloqueo exige medidas técnicas reales que impidan el uso del dato.

Atención. Eliminar datos sin bloquearlos previamente puede ser tan incorrecto como conservarlos indefinidamente.

4. Selección y contratación: límites claros a preguntas, redes sociales y vida laboral

En los procesos de selección, la AEPD refuerza criterios ya conocidos, pero a menudo incumplidos:

• Solo pueden solicitarse datos relevantes para el puesto.
• No es lícito investigar redes sociales, aunque los perfiles sean públicos, salvo que exista justificación objetiva y se haya informado previamente.
• No pueden formularse preguntas personales, familiares o médicas ajenas al puesto.
• La solicitud del informe de vida laboral solo es admisible bajo un interés legítimo bien delimitado y con alcance mínimo.

Atención. Muchas reclamaciones se originan en entrevistas mal planteadas, no en el contrato.

5. Desarrollo de la relación laboral: nóminas, productividad y denuncias internas

Durante la relación laboral, la guía aborda cuestiones de alto impacto práctico:

• Publicación de datos de productividad: solo cuando sea estrictamente necesario.
• Nóminas: especial cuidado con accesos internos y envíos erróneos.
• Sistemas de denuncias internas (whistleblowing):
  • Acceso restringido,
  • Confidencialidad reforzada,
  • Plazos de conservación muy concretos.

Atención. El acceso interno indebido a datos laborales es una de las infracciones más habituales.

6. Control de la actividad laboral: videovigilancia, geolocalización y detectives

Este es uno de los bloques más sensibles de la guía.

Criterios clave:

• El control empresarial es legítimo, pero no ilimitado.
• Videovigilancia:
  • Prohibida en zonas sensibles (aseos, vestuarios),
  • Requiere información previa clara.
• Geolocalización:
• Solo durante la jornada,
• Con finalidad concreta y proporcional.
• Admisibles solo como medida excepcional y proporcionada.
• Detectives privados:

Atención. El problema no suele ser el sistema, sino el exceso en su uso.

7. Representación legal y sindical: cesiones y publicaciones de datos

La AEPD recuerda que los representantes de las personas trabajadoras:

• Pueden acceder a datos solo cuando exista habilitación legal,
• Deben respetar los mismos principios de confidencialidad y minimización,
• No pueden publicar datos personales indiscriminadamente en tablones o comunicaciones.

Atención. La condición de representante no exime del cumplimiento del RGPD.

8. Vigilancia de la salud y datos médicos: especial protección

La guía dedica un bloque completo a los datos de salud, considerados categoría especial:

• El acceso de la empresa debe limitarse a conclusiones de aptitud.
• Las historias clínicas no son accesibles para la empresa.
• Wearables y nuevas tecnologías exigen evaluación de impacto previa.

Atención. Cualquier filtración de datos de salud tiene un riesgo sancionador muy elevado.

La publicación de la AEPD no introduce obligaciones nuevas, pero sí consolida criterios que ya se están aplicando en inspecciones y sanciones. El mensaje es claro: la protección de datos en el ámbito laboral no es un trámite documental, sino una gestión continua del riesgo.

Desde el despacho le recomendamos:

• Revisar procesos de selección y entrevistas,
• Auditar sistemas de control laboral,
• Actualizar cláusulas informativas y políticas internas,
• Formar a mandos intermedios y personal con acceso a datos.

Una prevención adecuada evita conflictos, reclamaciones y sanciones que, en este ámbito, suelen llegar cuando el problema ya es visible.