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Hay algunos aspectos fundamentales que prevé la normativa en Protección de Datos que no podemos olvidar. El responsable del tratamiento de datos debe cumplir y garantizar el cumplimiento de las obligaciones y normas en materia de protección de datos

Debemos recodarle que el responsable del tratamiento de datos debe cumplir y garantizar el cumplimiento de las obligaciones y normas en materia de protección de datos

A continuación, procedemos a analizar, a grandes rasgos, las principales obligaciones y deberes que existen en materia de Protección de Datos:

1. ¿Se trata de obligaciones únicamente dirigidas a las personas jurídicas?

Es común pensar que los deberes relacionados con la protección de datos son únicamente preceptivos para las empresas. Esto no es así, pues la misma Ley de Protección de Datos obliga a mantener su cumplimiento todas las personas físicas (particulares o autónomos) y jurídicas que posean datos de carácter personal.

2. ¿Qué datos se consideran de carácter personal?

Se entiende que son "datos personales" cualquier tipo de información relativa a una persona física viva, identificada o identificable. En este sentido nos referimos a todos aquellos datos que permiten identificar a una determinada persona, como son el nombre y apellidos, dirección, teléfono, número de identidad, fecha de nacimiento, etc.

Los datos personales suelen agruparse en ficheros, que pueden ser automatizados o no en función de si se encuentran en soporte informático o físico. Funcionan como bases de datos encargadas de recoger de forma organizada todo este tipo de datos.

3. ¿Qué obligaciones concretas impone la ley?

Algunas de las principales obligaciones son las siguientes:

• Que los datos personales que se recojan sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y finalidad por el cual se han obtenido.
• Que se preste la correspondiente información siempre que se utilicen formularios u otros documentos que contengan datos personales (el tratamiento concreto del fichero, la obligatoriedad o no de responder a las preguntas planteadas y las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos, entre demás aspectos).
• Que se preste de manera inequívoca el consentimiento del afectado frente al tratamiento de sus datos personales, salvo que la ley establezca lo contrario.  Dicho consentimiento podrá ser revocable siempre que exista una causa que lo justifique.
• Que todo interviniente de cualquier fase del tratamiento de datos personales mantenga el debido secreto profesional respecto de los mismos.

4. ¿Qué sucede en caso de incumplimiento?

Si no se siguiera con las mencionadas obligaciones, la normativa de protección de datos prevé sanciones que pueden oscilar desde los 600 hasta los 600.000 euros, en función del grado de incumplimiento y de datos tratados.

El pasado 2 de marzo de 2022 se publicó el Real Decreto-ley 3/2022, de 1 de marzo, de medidas para la mejora de la sostenibilidad del transporte de mercancías por carretera y del funcionamiento de la cadena logística. Entre otras novedades, se incluye la prohibición, con carácter general, de que el conductor realice la carga y descarga de la mercancía y soportes en vehículos superiores a 7,5 toneladas, permitiendo excepciones puntuales, y la reducción del tiempo de espera a partir del cual el transportista tendrá derecho a indemnización cuando hace una carga o descarga de las dos horas actuales a una hora, incluyéndose además una disposición relacionada con el cálculo de las indemnizaciones al transportista por daños ocasionados que impliquen la paralización del vehículo.

El pasado 2 de marzo de 2022 se publicó en el BOE el Real Decreto-ley 3/2022, de 1 de marzo, de medidas para la mejora de la sostenibilidad del transporte de mercancías por carretera y del funcionamiento de la cadena logística, y por el que se transpone la Directiva (UE) 2020/1057, de 15 de julio de 2020, por la que se fijan normas específicas con respecto a la Directiva 96/71/CE y la Directiva 2014/67/UE para el desplazamiento de los conductores en el sector del transporte por carretera, y de medidas excepcionales en materia de revisión de precios en los contratos públicos de obras, que entro en vigor con carácter general el día 2 de marzo de 2022

Medidas en materia de transporte por carretera

El objetivo esencial de esta norma es reequilibrar las asimetrías existentes actualmente entre los actores del sector del transporte de mercancías por carretera, mejorar su posición y competitividad y garantizar condiciones laborales adecuadas y protección social para los conductores.

Las medidas aprobadas incluyen:

Carga y descarga de los vehículos

En el territorio español, se prohíbe la participación de los conductores de vehículos de más de 7,5 toneladas en las operaciones de carga y descarga de las mercancías, de sus soportes, envases, contenedores o jaulas salvo en estos supuestos: 

a) Transporte de mudanzas y guardamuebles.

b) Transporte en vehículos cisterna.

c) Transporte de áridos o el efectuado en vehículos basculantes o provistos de grúa u otros dispositivos inherentes al vehículo destinados a realizar las operaciones de carga y descarga.

d) Transporte en portavehículos y grúas de auxilio en carretera.

e) Transporte de carga fraccionada entre el centro de distribución y el punto de venta según lo que se determine reglamentariamente, servicios de paquetería y cualesquiera otros similares que impliquen la recogida o reparto de envíos de mercancías consistentes en un reducido número de bultos que puedan ser fácilmente manipulados por una persona. A efectos de esta letra, se entenderá por transporte de carga fraccionada aquél en el que resulten necesarias operaciones previas de manipulación, grupaje, clasificación, u otras similares.

f) Transporte de animales vivos, en los puestos de control aprobados de conformidad con la normativa comunitaria, sin perjuicio de las responsabilidades establecidas en la normativa sobre la protección de los animales durante su transporte.

g) Supuestos en los que la normativa reguladora de determinados tipos de transporte establezca específicamente otra cosa en relación con la participación del conductor.

h) Los supuestos que reglamentariamente se establezcan, siempre que se garantice la seguridad del conductor. 

Las operaciones de carga de las mercancías a bordo de los vehículos, así como las de descarga de éstos, serán por cuenta, respectivamente, del cargador y del destinatario, salvo que antes de la efectiva presentación del vehículo para su carga se haya pactado por escrito que corresponden al porteador contra el pago de un suplemento respecto del precio del transporte. En ausencia de formalización por escrito de dicho pacto, se presumirá no acordado. Cuando se realicen por el porteador las operaciones de carga y descarga, la contraprestación pactada deberá reflejarse en la factura de manera diferenciada respecto del precio del transporte. Las operaciones de estiba y desestiba de las mercancías a bordo de los vehículos serán por cuenta, respectivamente del cargador y del destinatario, salvo que expresamente se asuman por el porteador.»

Esta prohibición entrara en vigor el 2 de septiembre de 2022.

Reducción del tiempo de espera: paralizaciones

La reducción del tiempo de espera a partir del cual el transportista tendrá derecho a indemnización cuando hace una carga o descarga de las dos horas actuales a una hora, incluyéndose además una disposición relacionada con el cálculo de las indemnizaciones al transportista por daños ocasionados que impliquen la paralización del vehículo.

Revisión del precio del combustible

Cuando el precio del combustible hubiese variado entre el día de celebración del contrato y el momento de realizarse el transporte, el porteador, así como el obligado al pago incrementarán o reducirán, en su caso, el precio inicialmente pactado en la cuantía que resulte de aplicar los criterios o fórmulas que, en cada momento, tenga establecidos la Administración en las correspondientes condiciones generales de contratación del transporte de mercancías por carretera. La variación respecto del precio inicialmente pactado se reflejará en la factura de manera desglosada, salvo que expresamente se hubiera recogido en el contrato otra forma de reflejar este ajuste. Dichos criterios o fórmulas deberán basarse en la repercusión que la partida de combustible tenga sobre la estructura de costes de los vehículos de transporte de mercancías.

Para la aplicación del precepto, el precio del combustible debe experimentar una variación igual o superior al 5 por ciento, salvo que, expresamente y por escrito, se hubiera pactado un umbral menor previa o simultáneamente a la celebración del contrato.

El pacto en contrario a lo dispuesto en la norma se considerará nulo.

Régimen sancionador

La incorporación del régimen sancionador vinculado al cumplimiento del paquete de movilidad aprobado por el reglamento comunitario en cuanto a tiempos de conducción y descanso y "vuelta a casa del vehículo" cuando hace transporte internacional.

Así, se actualiza el régimen de infracciones de la LOTT al contenido de las últimas modificaciones del Reglamento 561/2006, añadiendo varios apartados:

• Tomar en un vehículo los periodos de descanso semanal normal o cualquier periodo de descanso semanal de más de 45 horas que se tome como compensación de periodos de descanso semanal reducidos. Multa de 4.001 € a 6.000 €.
• Cuando el conductor se encuentre fuera de su domicilio, tomar el descanso semanal normal o cualquier periodo de descanso semanal de más de 45 horas que se tome como compensación de periodos de descanso semanal reducidos previos en alojamientos que no sean apropiados y adaptados para ambos sexos que no dispongan de instalaciones para dormir y sanitarias adecuadas. Multa de 4.001 € a 6.000 €.
• La no organización del trabajo por parte de la empresa de transporte, de tal manera que el conductor no pueda regresar al centro operativo del empleador o a su lugar de residencia cada cuatro semanas consecutivas, siempre que no resulte de aplicación lo dispuesto en el apartado siguiente. Multa de 1.001 € a 2.000 €.
• La no organización, por parte de la empresa de transporte, del trabajo del conductor, de tal manera que éste pueda regresar antes de finalizar la tercera semana al centro operativo del empleador o a su lugar de residencia, después de haber tomado dos períodos de descanso semanal reducidos consecutivos, en el marco de un transporte internacional de mercancías, antes del inicio del período de descanso semanal normal de más de 45 horas que tome como compensación. Multa de 2.001 € a 4.000 €.
• No realizar el conductor la compensación de los dos descansos semanales reducidos consecutivos, en el marco de un transporte internacional de mercancías, precediendo al siguiente período de descanso semanal normal y unido a este. Multa de 2.001 € a 4.000 €.
• La realización de las operaciones de carga o descarga por el propio conductor del vehículo contraviniendo las limitaciones que resulten de aplicación de conformidad con lo dispuesto en esta ley. Se presume que la responsabilidad por dicha infracción corresponde tanto a la empresa bajo cuya dirección actúe el conductor del vehículo, como al cargador, expedidor, intermediario y destinatario que hubieran intervenido en el transporte. Multa de 4.001 a 6.000 €. 
• Cuando el conductor se encuentre fuera de su domicilio, no hacerse cargo el empresario de todos los gastos de alojamiento realizados fuera del vehículo en los descansos semanales normales y en los periodos de descanso de más 45 horas tomados como compensación.» Multa de 401 € a 600 €.
• El no incorporar en el tacógrafo los símbolos de los países cuyas fronteras se cruzaron por el conductor durante el período de trabajo diario. Multa de 801 € a 1.000 €

Otras medidas

El refuerzo de los medios de inspección estatales con medios propios del resto de administraciones públicas para luchar contra la competencia desleal en el sector.

También se recogen otra serie de medidas ligadas a la mejora de la eficiencia del sector y su sostenibilidad ambiental. En concreto, la necesidad de modificación, en el plazo de 9 meses desde la aprobación del Real Decreto-ley 3/2022, de determinados aspectos de la normativa de masas y dimensiones, con objeto de:

• Simplificar requisitos burocráticos de cara al uso de "megatrailers" y "duotrailers".
• Ampliar para determinados tipos muy tasados de transporte con necesidades especiales la altura máxima permitida a 4,5 metros.
• Aumentar los ámbitos en los que se pueda utilizar las 44 Tn, con un enfoque muy específico.

Otras medidas incluidas en la norma que contribuyen a la mejora de la sostenibilidad del sector son:

• La creación de un Código de Buenas Prácticas Mercantiles en la contratación del transporte terrestre de mercancías, que fomente relaciones justas, equilibradas y leales entre las empresas que intervienen en la contratación del transporte de mercancías. Además, se establecerá un registro estatal de empresas que lo suscriban.
• La creación de un estándar para la certificación de las zonas de carga y descarga en relación con los servicios y condiciones ofrecidas a los transportistas profesionales.

DESPLAZAMIENTO DE TRABAJADORES

• Se aplica a los trabajadores por cuenta ajena desplazados en España la legislación española relativa a las vacaciones anuales y a la cuantía del salario mínimo.
• En ningún caso se considerará trabajador desplazado al conductor que transite por España sin cargar ni descargar mercancías en su territorio.
• El conductor que realice transporte de cabotaje, se considerará en todo caso trabajador desplazado.
• En el caso de los desplazamientos de conductores, la empresa transportista deberá realizar una comunicación de desplazamiento, antes de su inicio, utilizando un formulario multilingüe estándar de la interfaz pública conectada al Sistema de Información del Mercado Interior (IMI).
• Los cargadores que contraten la realización de transportes de forma habitual, los transportistas, los operadores de transporte y los intermediarios del transporte de viajeros, deberán comprobar el cumplimiento por el transportista efectivo, con el que contraten, de la obligación de comunicación de desplazamiento.
• Las empresas establecidas en España que desplacen temporalmente a sus trabajadores al territorio de Estados miembros de la Unión Europea deberán garantizar a éstos las condiciones de trabajo previstas en el lugar de desplazamiento, sin perjuicio de la aplicación a los mismos de condiciones de trabajo más favorables derivadas de lo dispuesto en la legislación aplicable a su contrato de trabajo, en los convenios colectivos o en los contratos individuales.

A medio camino entre la inyección de capital por parte de un inversor privado, y del préstamo que ofrecen las entidades bancarias, se encuentra el préstamo participativo. Se trata de un instrumento de financiación muy interesante, sobre todo si quiere emprender y poner en marcha su propia empresa. Las pequeñas y medianas empresas (pymes) suelen tropezar en sus inicios con la dificultad de acceder a financiación a largo plazo, ya sea por fondos propios o ajenos. Esta forma de financiación suele tener unos requisitos de acceso bastante asequibles y su interés está ligado a la marcha de la empresa. Además, su amplio periodo de amortización y carencia lo hace una herramienta de financiación útil para empresas en etapas tempranas.

Una de las formas de financiar una empresa quizá menos conocida es el préstamo participativo, a medio camino entre la inyección de capital por parte de un inversor privado, y del préstamo que ofrecen las entidades bancarias

Esta es una forma de financiación mediante el cual una entidad o un inversor presta dinero a una empresa en base a un plan de negocio que considera atractivo. Los intereses de devolución están condicionados a la evolución de la empresa, pudiendo estipularse que el préstamo se convierta en una participación en el capital social de la empresa.

Se trata de un instrumento de financiación muy interesante, sobre todo si quiere emprender y poner en marcha su propia empresa. Las pequeñas y medianas empresas (pymes) suelen tropezar en sus inicios con la dificultad de acceder a financiación a largo plazo, ya sea por fondos propios o ajenos.  Esta forma de financiación suele tener unos requisitos de acceso bastante asequibles y su interés está ligado a la marcha de la empresa. Además, su amplio periodo de amortización y carencia lo hace una herramienta de financiación útil para empresas en etapas tempranas. 

El préstamo participativo es un instrumento de financiación que se caracteriza por la participación de la prestamista en la evolución del negocio de la empresa financiada; el establecimiento de un interés variable referido a la cifra de negocios; el vencimiento a largo plazo; la negociación de períodos de carencia extensos y, por último, aunque no menos importante, su contabilización como patrimonio neto a pesar de constituir un pasivo.

Las características de los préstamos participativos se recogen el artículo 20 del Real Decreto-Ley 7/1996, de 7 de junio de medidas urgentes de carácter fiscal y de fomento y liberalización de la actividad económica. Son las siguientes:

1- Se trata de un préstamo a largo plazo con interés variable. Los intereses se determinan en función de la evolución de la actividad de la empresa que recibe la financiación, aunque también es posible acordar un interés fijo, independientemente de la evolución del negocio.

Esto concede un amplio margen de tiempo a la empresa para sacar adelante su proyecto sin verse asfixiada por los gastos de financiación. Suelen tener un amplio periodo de carencia para devolver el principal.

2.- Se puede acordar una penalización en caso de amortización anticipada, siempre y cuando se realice una ampliación de los fondos propios de una cuantía equivalente. Dado que el préstamo participativo puede considerarse como fondos propios, su amortización causaría la merma del patrimonio neto. De ahí la obligación de compensarlo con una aportación de capital.

3.- Los préstamos participativos en orden a la prelación de créditos, se situarán después de los acreedores comunes. Es decir, si el proyecto no sale adelante y la empresa tuviera que declararse en concurso, el prestamista cobraría después del resto de acreedores.

4.- Los préstamos participativos se considerarán patrimonio neto a los efectos de reducción de capital y liquidación de sociedades previstas en la legislación mercantil.

¿Dónde puedo pedir un préstamo participativo?

Los préstamos participativos son préstamos sin garantía. Es la viabilidad del proyecto lo que determina su concesión. Los préstamos participativos los conceden mayoritariamente las entidades públicas destinadas a apoyar el emprendimiento pero también es posible encontrar entidades privadas que ofrecen este tipo de préstamos.

• Préstamo participativo ENISA (Empresa Nacional de Innovación, S.A)
• Préstamos participativos FEDER (Fondo Europeo de Desarrollo Regional)
• Instituciones provinciales o regionales de emprendimiento
• Entidades privadas

En cuanto a su cuantía, varía en función de la entidad prestamista. Por ejemplo, en ENISA, estas cuantías van desde los 25.000€ hasta 1.500.000€.

¿Qué es un préstamo participativo convertible?

Un préstamo participativo convertible es una variante, por la cual tras el vencimiento del préstamo, en lugar de devolver el capital al prestamista, este se convierte en accionista de la empresa.

Ventajas del instrumento

• La remuneración es deducible fiscalmente
• Evita la cesión de la propiedad de la empresa
• Evita la participación de terceros en la gestión
• Evita la posible entrada de socios hostiles
• El carácter subordinado permite incrementar la capacidad de endeudamiento
• Adecua el pago de intereses en función de la evolución de la empresa
• Plazo de amortización y carencia más elevados

Desventajas del instrumento

• Si el negocio obtiene resultados positivos, los intereses a pagar suelen ser mayores en comparación con los préstamos convencionales.
• El prestamista adquiere cierta presencia en la directiva de la empresa, pudiendo asistir a las Juntas o Consejos de Administración.
• Se crea una reserva económica de carácter anual con parte de los beneficios de la empresa para afrontar los pagos del préstamo a su vencimiento.
• Hay que realizar y entregar informes sobre los estados financieros de la empresa al responsable de la parte prestamista a modo de garantía para la recuperación.
• No hay total libertad para cancelar el préstamo. Habría que realizar una compensación de igual cuantía con los fondos propios de la empresa.
• Costes de administración asociados.

¿Puede su empresa evitar la disolución con un préstamo participativo?

Si apuntamos a la redacción "literal" del artículo 20.1 d) del RDL 7/1996 su consideración como fondos propios no deja lugar a dudas y, por tanto, podríamos entender, que la concesión de un préstamo participativo con posterioridad a la aparición de una causa legal de disolución debería solventar esta situación y liberar a los administradores sociales de su posible responsabilidad por deudas. Sin embargo, la picaresca habida en estos casos aconseja recomendar una aplicación de los préstamos participativos supeditada a dos exigencias:

a) El conocimiento de los terceros. Para ello, deberán:

• Formalizarse en Documento Público;
• Inscribirse en Oficina o Registro para dotar de oponibilidad a la fecha del préstamo
• Constar de manera detallada en la memoria de las cuentas anuales de la entidad prestataria

b) La transferencia efectiva de recursos a la sociedad.

En este sentido, queda excluida la conversión de préstamos ordinarios prexistentes en préstamos participativos como mecanismo de remoción de la causa legal de disolución

Implicaciones fiscales

Para mayor abundamiento, y con ánimo de mantenerle al tanto de la repercusión fiscal de este tipo de financiación, le recordamos que en los préstamos participativos:

a) Los Intereses pagados por la empresa prestataria al prestamista, cuando formen parte del mismo grupo de sociedades, según los criterios establecidos en el artículo 42 del Código de Comercio, se consideran retribución de los fondos propios y por lo tanto gasto no deducible (Art. 15 LIS)

b) Los Intereses devengados por la empresa prestamista:

• Si su porcentaje de participación es de más del 5% sobre el capital de la empresa prestataria o de valor superior a 20 millones de euros quedarán exentos por evitar la doble imposición (art. 21 LIS)
• En el caso contrario, los intereses recibidos tributarán como ingresos por cesión a terceros de capitales propios.

Otro aspecto fiscal a comentar, es que los posibles deterioros de valor de créditos con partes vinculadas, no serán fiscalmente deducibles en virtud del artículo 13.1.2º de la LIS. No olvide tampoco que lo descrito es aplicable para los préstamos participativos otorgados a partir del 20 de junio del 2014 (DAT 17 LIS).

Están obligadas a auditar las cuentas anuales y, en su caso, el informe de gestión, cuando se trate de sociedades mercantiles (anónimas, limitadas, comanditarias, cooperativas, etc.) que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias: (i) Que el total de las partidas del activo sea igual o superior a 2.850.000 euros; (ii) Que el importe neto de su cifra anual de negocios sea igual o superior a 5.700.000 euros; (iii) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio sea igual o superior a 50.

Es muy común plantearse que tipo de empresas son las que están obligadas a auditar sus cuentas anuales, sobre todo cuando nos encontramos ante empresas que se encuentran en proceso de expansión y crecimiento.

En primer lugar, debemos tener claro en que consiste una auditoría de cuentas. Viene a ser una revisión exhaustiva y completa de los estados contables de una empresa, con tal de poder acreditar la razonabilidad de la fiabilidad y transparencia del contenido que esta ofrece. En este sentido, el principal objetivo que se persigue es garantizar que las cuentas anuales y toda la información contable que la empresa lleva sean veraces.

Si nos fijamos en la disposición adicional primera de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, vamos como se establece un listado del tipo de empresas que de manera obligatoria deberán someterse a la auditoría de cuentas. Aun así, con tal de comprobar los criterios concretos que determinan cuando una empresa incurrirá en la obligación de auditar las cuentas, deberemos remitirnos al Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.

Así pues, según el tamaño de la empresa, deberán auditar sus cuentas anuales todas aquellas que, independientemente de su naturaleza jurídica, durante dos ejercicios económicos continuados cumplan con dos de los tres parámetros siguientes:

• El importe neto de la cifra de negocio supere los 5.700.000 euros.
• El número medio de empleados durante el ejercicio sea mayor de 50.
• La cifra total de las partidas del activo sea superior a 2.850.000 euros.

En caso de ser una empresa que trabaja con el sector público, siempre estará obligada a auditar sus cuentas anuales, con independencia del tamaño que tenga la sociedad, durante el ejercicio social en que se hubiesen recibido subvenciones o ayudas con cargo a presupuestos de las Administraciones Públicas o a fondos de la Unión Europea por un importe total superior a 600.000 euros.

Otro criterio sería según el tipo de actividad económica a que se dedique la empresa. En este sentido, estarán obligadas a auditar sus cuentas anuales las entidades que emitan valores admitidos a negociación en mercados secundarios oficiales de valores o sistemas multilaterales de negociación, así como las entidades que emitan obligaciones de oferta pública, entre otras.

Finalmente, cuando se trata de fundaciones, estas deberán someter a una auditoría externa de las cuentas anuales, cuando en fecha del cierre del ejercicio económico se cumplan al menos dos de los siguientes requisitos:

• El número medio de empleados haya sido superior a 50.
• En caso de que importe neto del volumen anual de los ingresos de la actividad propia más, en caso de que se dé, la cifra de negocios de su actividad mercantil sea superior a 2.400.000 euros.
• Que la cifra total de las partidas del activo sea superior a 2.400.000 euros.

Si su sociedad cesa en su actividad y se declara inactiva, deberá seguir cumpliendo ciertas obligaciones fiscales. Vea cuáles son dichas obligaciones y evite posibles sanciones.

La existencia de sociedades inactivas está ampliamente difundida en España. En muchas ocasiones, para evitar el procedimiento de disolución y liquidación y los costes que ello puede suponer, se opta por la vía de mantener la existencia de la entidad, tratando de reducir las obligaciones contables y fiscales inherentes a cualquier sociedad

No obstante, se trata de una forma de hibernación de sociedades que no siempre se instrumenta adecuadamente, ya que en muchas ocasiones se incumplen determinadas obligaciones, principalmente en materia societaria y fiscal.

Atención. Muchas sociedades quedan inactivas tras cesar en su actividad, pero sin disolverse ni liquidarse. Esta circunstancia puede darse, por ejemplo, porque los socios quieren evitar los gastos y trámites derivados de la disolución y liquidación (ITP, notario, registro, etc.) o bien porque se espera poder reactivar la actividad en el futuro y, de esa forma, compensar las bases negativas en las que la sociedad haya incurrido.

Obligación de disolución y liquidación

Es preciso recordar que la Ley de Sociedades de Capital establece la obligación de disolución de la sociedad cuando se produzca "el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular, se entenderá que se ha producido el cese tras un período de inactividad superior a un año."

Por tanto, a efectos legales una sociedad inactiva supone que no realiza temporalmente su actividad ordinaria, si bien una vez transcurrido el plazo de 1 año en dicha situación, la ley le obliga a acordar su disolución y liquidación. En la experiencia práctica, sin embargo, existe un número elevado de sociedades que incumplen dicha previsión normativa, lo que puede acarrear consecuencias para la sociedad, así como para sus Administradores.

En consecuencia, el posible cese de actividad debe ser, en todo caso, temporal puesto que si persistiera más allá del plazo indicado de 1 año, los Administradores sociales deberían convocar a la Junta para que adoptara dicha decisión. En caso de contravención del precepto indicado, el órgano de Administración social podría incurrir en responsabilidades que se contemplan en la citada Ley de Sociedades de capital.

En todo caso, la inactividad de la sociedad y su comunicación a las Administraciones no evita la existencia de determinadas obligaciones posteriores en el ámbito societario y, principalmente tributario, por lo que resulta de interés conocer dicho alcance y las posibles responsabilidades que podría provocar su eventual incumplimiento

Comunicaciones

Si se encuentra en un caso como el indicado, actúe de la siguiente forma:

• Censo. Presente una declaración censal (modelo 036) y comunique el cese dentro del mes siguiente a la fecha en la que se produzca.
• IAE. Si su empresa tributaba por IAE (por facturar más de un millón de euros al año), comunique también la baja en este impuesto en el mismo plazo (en este caso, con el modelo 840). Apunte.  Recuerde que puede solicitar por escrito la devolución de la parte de cuota proporcional a los trimestres completos en los que no haya ejercido la actividad.

Ejemplo. Si su empresa se da de baja de la actividad el 5 de septiembre de un año determinado (es decir, en el tercer trimestre) y ya ha pagado la cuota del IAE de todo el año, puede reclamar la devolución de la parte correspondiente al último trimestre (durante parte del tercer trimestre habrá desarrollado la actividad, por lo que no procederá la devolución por ese período).

CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES EN UNA SOCIEDAD INACTIVA

La situación de inactividad social en una entidad mercantil sin que se produzca un acuerdo de disolución y la liquidación posterior de la sociedad no evita el hecho de que deban cumplirse una serie de requerimientos en diversos ámbitos que afectan a la misma.

A continuación, se exponen sumariamente las principales obligaciones que afectan a una sociedad inactiva:

1. Obligaciones contables y mercantiles:

• En primer lugar, el Código de Comercio establece una obligación de mantenimiento de toda la documentación de la entidad (libros oficiales, libros de actas, libro registro de socios, etc.). Los administradores son responsables de custodiar dicha información.
• Se mantiene la obligación, al igual que en una sociedad activa, de llevanza de la contabilidad, presentación de libros contables y cuentas anuales para su depósito en el Registro Mercantil (con independencia del número de asientos contables que se puedan producir)

2. Obligaciones tributarias

• La primera actuación en caso de cese de actividad debería consistir en comunicar la baja de la actividad a la Agencia Tributaria, mediante la correspondiente declaración censal a través del modelo 036. El plazo de comunicación es de 1 mes desde el momento de cese de actividad
• No obstante lo anterior, la sociedad deberá seguir cumplimentando aquellas obligaciones fiscales, así como aquellas otras que pudieran generarse aun en el supuesto de cese de actividad.

En este sentido, cabe citar entre otras: (i) presentación anual del Impuesto sobre Sociedades; (ii) cumplimentación de los modelos de ingresos de retenciones a cuenta sobre pagos de rendimientos que puedan efectuarse y (iii) aquellas declaraciones informativas de carácter periódico que, en su caso, le resulten exigibles, aunque no exista una actividad efectiva de carácter económico

• Mantenimiento de la dirección electrónica a efectos de notificaciones de diversos organismos que, en su caso, deberá ser objeto de renovación periódicamente

3. Obligaciones ante la Seguridad Social

• En el caso de cese de actividad, resultará preceptivo comunicar a la Seguridad Social dicha situación a los efectos dar de baja a empleados y administradores que hayan dejado de prestar servicios en los correspondientes regímenes en los que estuvieran encuadrados

4. Obligaciones ante otras Administraciones y terceros

• Adicionalmente, deberá considerarse las comunicaciones que deban efectuarse ante otras Administraciones estatales, autonómicas, locales o de otra índole, así como a terceros sujetos, todo ello en función de las actividades que hubiera realizado la sociedad y los efectos que el cese de actividad pudiera tener en relación con dichas Administraciones y otros terceros

En definitiva, si bien puede existir en ocasiones la percepción equivocada de que el cese de actividad supone la exclusión de cumplimiento con determinadas obligaciones a las que está sujeta una sociedad en actividad, dicha impresión no es correcta. Será preciso, por tanto, efectuar un análisis detallado para determinar los cumplimientos normativos o informaciones que deben suministrarse en el supuesto que se opte por el cese de actividad, especialmente en aquellos casos en que no comporte la disolución y liquidación inmediata de la sociedad.

En todo caso, debe considerarse la obligación contenida en el artículo 363.1 de la Ley de Sociedades de capital que obliga a la disolución y liquidación de la sociedad tras más de 1 año de inactividad de la sociedad, así como los posibles riesgos que su incumplimiento pudiera derivar para los Administradores sociales.

POSIBLES RIESGOS DEL CESE DE ACTIVIDAD

Tal como se ha indicado anteriormente, la inactividad de una sociedad no exime de cumplir con determinadas obligaciones, contables, mercantiles, fiscales, etc. En el pasado reciente, las Administraciones no han tenido una actuación exigente respecto del cumplimiento de obligaciones formales frente al alto número de sociedades inactivas.

Sin embargo, dicha situación ha empezado a modificarse y, de este modo, las distintas Administraciones han anunciado determinadas actuaciones tendentes a reducir el amplio número de sociedades inactivas existentes, ya que se considera que constituyen un elemento de distorsión en el ámbito económico, ya que en determinados casos son utilizadas asimismo como mecanismo para la defraudación a las distintas Administraciones y terceros.

Por ello, la ausencia de cumplimiento de las obligaciones existentes en relación con las entidades mercantiles con carácter general puede suponer la existencia de riesgo de sanciones económicas relevantes, así como la dificultad de seguir operando en el tráfico mercantil.

En particular, cabe citar de forma ejemplificativa los siguientes efectos:

• Posibilidad de aplicar sanciones económicas por la falta de depósito de cuentas anuales[1]
• Como consecuencia de lo anterior, la falta de depósito de las cuentas anuales supondrá asimismo la paralización en la inscripción de cualquier acto mercantil de la sociedad que deba tener acceso al correspondiente Registro Mercantil
• Desde la perspectiva fiscal, la ausencia de presentación de declaraciones tributarias comportará la aplicación de sanciones por parte de la Agencia Tributaria y un mayor foco en eventuales comprobaciones de la situación fiscal
• Posibilidad de que se inicie un procedimiento de revocación del NIF de la sociedad, lo que provocará una dificultad añadida para que dicha sociedad pueda operar en el tráfico mercantil (entre otros efectos, la baja en el registro de operadores intracomunitarios, devolución mensual de IVA, obtención de certificados tributarios e incluso la imposibilidad de otorgar documentos notariales)
• En caso de comunicación de la inactividad de una sociedad, la Administración tributaria denegará el derecho a la deducción de gastos, así como las cuotas de IVA soportado
• Adicionalmente, en el ámbito tributario podrían derivarse las deudas tributarias contraídas por la sociedad hacia sus Administradores a tenor de lo dispuesto en el artículo 43.1 b) de la Ley 58/2003, General Tributaria
• Asimismo, en el ámbito mercantil aquellos terceros que hubieran sido perjudicados por el cese de la actividad continuado más allá del plazo de 1 año y que no se hubieran adoptado los pertinentes acuerdos de disolución y liquidación social, podrían tener acción para reclamar a los Administradores por su inacción

[1] Las cuantías pueden oscilar entre 1.200 y 60.000 euros por año en función de la dimensión de la sociedad.

Por tanto, y frente a la percepción existente de que puede resultar más conveniente dejar una sociedad inactiva con el objetivo de reducir los gastos que supondría acometer un procedimiento específico de disolución y liquidación, es preferible analizar las posibles consecuencias de mantener dicha situación en aquellos casos en que se prevea que la inactividad sea definitiva y no temporal.