Laboral

Cada mes su empresa cotiza por formación, pero eso no garantiza que su equipo reciba ni una sola hora de curso. Si no se planifica y no se comunica bien, el crédito se pierde. La llamada “formación programada por las empresas” es, en la práctica, una oportunidad: mejorar competencias de sus trabajadores utilizando las bonificaciones en los seguros sociales. Y, sin embargo, miles de empresas la dejan pasar. Se lo explicamos…

Si tiene trabajadores en nómina, cada mes su empresa está cotizando por formación. Esa partida aparece en los seguros sociales, pasa desapercibida en el día a día... y, sin embargo, es la llave para financiar cursos que mejoran la cualificación de su plantilla.

La normativa habla de "formación programada por las empresas". Dicho en lenguaje llano: es la formación que usted decide, orientada a las necesidades reales de su negocio, y cuyo coste puede recuperar total o parcialmente mediante bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social. El problema es que muchas empresas ni lo saben, ni lo planifican, ni lo comunican bien. Resultado: el crédito de formación se queda en nada.

¿Qué tipo de formación entra aquí?

No se trata de cursos "teóricos" desconectados del día a día. La formación tiene que guardar relación con la actividad de la empresa y con las necesidades actuales o futuras de sus trabajadores:

• Actualización normativa (laboral, prevención, fiscal...).
• Habilidades de gestión, atención al cliente, herramientas digitales.
• Mejora de procesos internos, calidad, organización.

Incluso se puede utilizar para dar contenido real al derecho del trabajador a 20 horas anuales de formación en el trabajo, siempre que se organice dentro del marco previsto en el RD 694/2017.

¿Quién puede beneficiarse?

Aquí viene la parte buena: prácticamente cualquier empresa que cotice por formación y tenga centros de trabajo en España puede acceder a este sistema, con independencia de su tamaño o sector.

Da igual si su negocio es una pyme de 5 personas o una compañía con varios centros:
si cotiza por formación y organiza cursos para sus trabajadores, puede aplicar bonificaciones en los seguros sociales hasta el límite de su crédito.

Cómo se organiza la formación (y por qué no conviene improvisar)

La empresa puede organizar los cursos de distintas formas:

• Planificarlos e impartirlos con medios propios, si dispone de estructura y personal para ello.
• Encargar la organización a entidades externas: organizaciones empresariales o sindicales, asociaciones, entidades de formación inscritas, etc.
• Agruparse con otras empresas, especialmente en el caso de plantillas pequeñas, para gestionar de forma conjunta sus créditos, manteniendo siempre separado el crédito de cada una.

Sea cual sea la fórmula, la condición básica es que quien imparta la formación sea una entidad formativa inscrita en el registro correspondiente. Si esto falla, la bonificación se pone en riesgo.

El crédito de formación: dinero que está ahí... pero se puede perder

Cada año, a su empresa se le asigna un crédito de formación, calculado en función de lo que cotizó por formación en el ejercicio anterior y del porcentaje que marque la Ley de Presupuestos.
Además, la norma garantiza un crédito mínimo para que incluso las empresas más pequeñas puedan realizar alguna acción formativa.

Algunos puntos clave que conviene tener presentes:

• Empresas nuevas o con nuevos centros: también tienen derecho a crédito cuando incorporan trabajadores, aplicando los importes fijados en Presupuestos.
• Empresas de menos de 50 trabajadores: pueden pedir, a través del sistema electrónico, acumular el crédito no consumido y usarlo en el siguiente ejercicio o en los dos siguientes. Si tampoco se utiliza en ese plazo... se pierde.
• Las empresas pueden agruparse (sobre todo las de menos de 100 trabajadores) para gestionar juntas sus créditos, pero cada una solo puede usar el suyo.

En resumen: si no se planifica, si no se comunica a tiempo o si no se ejecutan bien los cursos, ese dinero que ya está pagando en los seguros sociales no vuelve.

Obligaciones de la empresa que se bonifica

Para que la formación sea bonificable no basta con "hacer un curso" y ya está. La empresa tiene una serie de obligaciones que es importante no descuidar:

• Informar y, en su caso, consultar a la representación legal de los trabajadores sobre las acciones programadas.
• Comunicar el inicio y el fin de cada acción formativa a través del sistema electrónico del SEPE/FUNDAE, con todos los datos: contenidos básicos, fechas, horarios, lugar, número de participantes, tutores, etc.
• Llevar un control claro de los costes, identificándolos en contabilidad bajo un epígrafe específico de "formación en el trabajo".
• Conservar la documentación justificativa durante al menos cuatro años: facturas, bonificaciones practicadas, comunicaciones, etc.
• Acreditar la asistencia de los participantes mediante hojas de firma o sistemas equivalentes, y guardar estos registros.
• Facilitar y conservar los cuestionarios de evaluación de calidad que deben cumplimentar los participantes al finalizar.
• Garantizar que, para el trabajador, la formación es totalmente gratuita.
• Estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social en el momento de aplicar la bonificación.

Si la empresa cesa su actividad antes de que transcurra el plazo de conservación, debe remitir la documentación a la Administración a través de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo.

¿Qué hay de la relación con la Administración?

No todas las empresas tienen el mismo interlocutor:

• Si todos sus centros están en una misma Comunidad Autónoma, el seguimiento y control lo lleva la Comunidad Autónoma.
• Si tiene centros en varias, la competencia recae en el Servicio Público de Empleo Estatal, que también gestiona, junto con la Fundación Estatal, el sistema electrónico de comunicaciones.

A efectos prácticos, lo que su empresa ve es la aplicación telemática donde se comunican los cursos y, posteriormente, se practica la bonificación en los seguros sociales.

Recuerde...

• Cada año su empresa tiene crédito de formación: si no se utiliza correctamente, se pierde.
• Las comunicaciones (inicio y fin de los cursos) no son un mero trámite: un error formal puede hacer que no sea bonificable.
• Cuidado con contratar formación a entidades no inscritas: puede haber cursos muy atractivos comercialmente, pero si no cumplen requisitos, la bonificación está en riesgo.
• En empresas pequeñas, la posibilidad de acumular crédito dos años es una oportunidad... siempre que alguien lo planifique y lo mueva a tiempo.
• En inspecciones y controles, lo primero que se pide son: comunicaciones, facturas, justificantes de asistencia y contabilidad separada. Si no está todo ordenado, empiezan los problemas.

Aquí es donde entra el valor de una asesoría que domine bien este terreno. No se trata solo de "dar de alta cursos", sino de acompañar a la empresa en todo el ciclo:

• Analizar el crédito disponible y la situación de la empresa (tamaño, centros, plantilla).
• Diseñar un plan de formación útil de verdad, alineado con la actividad y las necesidades del equipo.
• Gestionar toda la parte administrativa y telemática: comunicaciones, seguimiento, documentación, bonificaciones.
• Asegurar que no se cometen errores que puedan dar lugar a devoluciones o sanciones.

Si quiere dejar de perder el crédito de formación que ya está pagando y convertirlo en cursos concretos para su gente, es un buen momento para revisar la situación de su empresa y organizar un plan.

Con una buena planificación, la formación deja de ser un coste difuso y se convierte en una inversión financiada, en gran parte, con recursos que su empresa ya está aportando cada mes.

Cuestionario

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1. ¿Qué es la formación programada por las empresas?

Es la formación que la propia empresa decide organizar para sus trabajadores, orientada a las necesidades reales del negocio, y cuyo coste puede recuperarse total o parcialmente mediante bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social.

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2. ¿Cómo se financia esta formación?

A través del crédito de formación, que se asigna cada año a las empresas en función de lo cotizado por formación el año anterior y según el porcentaje fijado en la Ley de Presupuestos. El crédito se recupera mediante bonificaciones en los seguros sociales.

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3. ¿Qué tipo de formación es bonificable?

La formación debe estar relacionada con la actividad de la empresa y con las necesidades actuales o futuras de los trabajadores. Puede abarcar:

• Actualización normativa (laboral, prevención, fiscal…).
• Habilidades de gestión, atención al cliente, herramientas digitales.
• Mejora de procesos internos, calidad, organización.
• Formación para dar contenido real al derecho del trabajador a 20 horas anuales de formación en el trabajo (si se organiza conforme al RD 694/2017).

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4. ¿Qué empresas pueden acceder a la formación programada?

Prácticamente cualquier empresa que cotice por formación y tenga centros de trabajo en España, independientemente de su tamaño o sector, puede beneficiarse de este sistema.

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5. ¿Cómo se puede organizar la formación?

• Planificando e impartiendo cursos con medios propios (si la empresa dispone de estructura y personal).
• Encargando la formación a entidades externas (organizaciones empresariales o sindicales, asociaciones, entidades formativas inscritas).
• Agrupándose con otras empresas para gestionar conjuntamente sus créditos, manteniendo el crédito de cada una separado.

En cualquier caso, quien imparta la formación debe ser una entidad formativa inscrita en el registro correspondiente.

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6. ¿Qué sucede si no se utiliza el crédito de formación?

El crédito de formación asignado a la empresa puede perderse si no se planifica, no se comunica a tiempo o no se ejecutan bien los cursos.

• Las empresas de menos de 50 trabajadores pueden acumular el crédito no consumido y usarlo en el siguiente ejercicio o en los dos siguientes. Si tampoco se utiliza, se pierde definitivamente.

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7. ¿Cuáles son las obligaciones de la empresa para poder bonificarse la formación?

• Informar y, en su caso, consultar a la representación legal de los trabajadores sobre las acciones planificadas.
• Comunicar el inicio y fin de cada acción formativa a través del sistema electrónico del SEPE/FUNDAE.
• Llevar control claro de costes, identificándolos bajo el epígrafe específico de "formación en el trabajo".
• Conservar la documentación justificativa durante al menos cuatro años.
• Acreditar la asistencia de los participantes.
• Facilitar y conservar los cuestionarios de evaluación de calidad de los participantes.
• Garantizar que la formación es totalmente gratuita para el trabajador.
• Estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social al aplicar la bonificación.
• Si la empresa cesa su actividad antes de finalizar el plazo de conservación, debe remitir la documentación a la Administración a través de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo.

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8. ¿Con quién gestiona la empresa el seguimiento y control de la formación?

• Si todos los centros están en una misma Comunidad Autónoma: el seguimiento y control lo realiza la Comunidad Autónoma.
• Si hay centros en varias Comunidades: la competencia recae en el Servicio Público de Empleo Estatal.

La comunicación y gestión práctica se realiza a través de la aplicación telemática habilitada.

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9. ¿Qué riesgos existen y qué aspectos requieren especial atención?

• Las comunicaciones de inicio y fin de cursos no son un trámite formal: un error puede dejar la formación sin bonificación.
• Hay que contratar formación solo con entidades inscritas.
• En inspecciones, se requiere tener ordenada la documentación: comunicaciones, facturas, justificantes y contabilidad separada.

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10. ¿En qué puede ayudar una asesoría especializada?

• Analizando el crédito disponible y la situación de la empresa.
• Diseñando un plan de formación alineado con la actividad y necesidades del equipo.
• Gestionando todos los aspectos administrativos y telemáticos: comunicaciones, seguimiento, documentación, bonificaciones.
• Evitando errores que pueden conllevar devoluciones o sanciones.

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11. ¿Cuál es la principal recomendación?

Revisar la situación de la empresa y organizar un plan de formación que permita convertir el crédito ya pagado en cursos útiles y concretos para los trabajadores, transformando así un coste en una inversión financiada con recursos que la empresa ya contribuye cada mes.

Si trabaja por su cuenta (autónomo) y utiliza equipos electrónicos en su día a día, esta información le interesa: le explicamos cuándo puede deducirlos y cómo justificarlo correctamente. No se trata de deducir por deducir, sino de hacerlo con criterio.

Pocas cuestiones provocan tantos malentendidos entre los profesionales y la Agencia Tributaria como la deducción de ciertos gastos. Y si hay un terreno especialmente confuso, es ese en el que lo profesional y lo personal se mezclan: el teléfono con el que también llamas a casa, el portátil donde revisas tus correos del trabajo pero ves series el fin de semana, o incluso el coche que usas para visitar a un cliente y para ir a la playa el domingo.

La Dirección General de Tributos (DGT) ha vuelto a pronunciarse sobre este tema en la consulta vinculante V1233-25, de 4 de julio de 2025, donde aclara cómo tratar la compra de un ordenador y un teléfono móvil cuando se usan en una actividad profesional.

• Atención. Hacienda no dice que no puedas deducirlos, pero sí que debes demostrar que realmente los utilizas para trabajar y no de forma personal.

¿Qué dice Hacienda?

La DGT vuelve a insistir en algo básico:

Solo son deducibles los gastos que estén directamente relacionados con la obtención de ingresos, estén bien justificados, registrados y se utilicen de forma exclusiva en la actividad profesional.

Esto significa que no vale con decir "lo uso para trabajar", ni basta con tener la factura. Es necesario poder probarlo con datos y hechos. Si el bien se utiliza también para fines personales, la deducción solo se permite cuando ese uso privado sea accesorio y poco relevante, como consultar algo puntual fuera del horario laboral.

• Atención. Si tienes un teléfono que usas a la vez para llamadas personales y del trabajo, lo mejor es tener una línea aparte solo para la actividad profesional. Es la manera más clara de evitar problemas.

¿Qué puedo deducir?

Si eres autónomo o profesional por cuenta propia, podrás deducirte ordenadores, tablets, teléfonos o incluso vehículos, siempre que estén afectos a tu actividad. Esto quiere decir que el uso debe estar vinculado al trabajo. En el caso de los equipos electrónicos, el gasto no se deduce de golpe, sino poco a poco, mediante amortización (es decir, aplicando un porcentaje anual sobre su valor).

Por ejemplo, un ordenador de 1.200 € se amortiza en varios ejercicios aplicando el porcentaje que marca Hacienda. Eso sí, todo debe quedar registrado y documentado en tus libros contables o registros oficiales.

Atención. Aunque parezca obvio, los gastos deben estar a tu nombre como profesional. Las facturas personales no sirven.

¿Cómo puedo demostrar que un bien es profesional?

No hay una lista cerrada de pruebas, pero la Ley General Tributaria (artículo 106) deja claro que la carga de la prueba es del contribuyente. En la práctica, esto significa que si Hacienda revisa tus deducciones, tendrás que demostrar con hechos que ese bien se usa para trabajar.
Algunos ejemplos de pruebas válidas pueden ser:

• Que el equipo esté físicamente en tu despacho o local.
• Que figure asegurado solo como bien profesional.
• Que tengas otro dispositivo similar para uso personal.
• Que la línea de teléfono esté contratada y facturada a nombre de tu actividad.
• Que puedas mostrar registros de uso (horas, rutas, accesos, correos, aplicaciones profesionales, etc.).
• Que exista un contrato o política interna que acredite su uso exclusivo.

Atención. Guarda capturas, correos o informes de uso, sobre todo si el equipo es compartido. Cuanta más evidencia, menos riesgo de regularización.

Lo que también debería mejorar

Desde el lado de la Administración, sería deseable que existieran criterios más claros y homogéneos, especialmente en aquellos casos donde la frontera entre uso personal y profesional es difusa. A menudo hay situaciones perfectamente legítimas -como un móvil con doble SIM o un portátil usado en casa para tareas laborales- que se cuestionan simplemente por no existir un baremo claro.

Establecer reglas objetivas (porcentajes de uso, límites razonables o módulos de deducción) evitaría muchos conflictos, ahorraría tiempo y daría más seguridad jurídica a todos.

La falta de criterios claros termina desgastando tanto a los contribuyentes como a la propia Administración. Y eso, en el día a día de una empresa, se traduce en tiempo perdido y preocupación.

Conclusión

Si trabajas por cuenta propia o gestionas un pequeño negocio, ten presente tres ideas clave:

1. Solo puedes deducir gastos vinculados directamente con tus ingresos.
2. Es fundamental poder demostrar el uso profesional con documentación o registros.
3. La transparencia y la prudencia son tus mejores aliadas frente a Hacienda.

Cumplir con la norma no tiene por qué ser un obstáculo si las cosas se hacen bien y con criterio.
Y si tiene dudas, recuerde que no está solo: nuestro despacho puede ayudarte a revisar sus gastos, clasificar correctamente sus equipos y evitar sorpresas desagradables en una futura comprobación.

Revisamos sus deducciones, sus libros y sus facturas para asegurar que cumple la norma... sin pagar más de lo que le corresponde.

Cuestionario:

1. ¿Puedo deducir el ordenador o el móvil que uso para trabajar?

Sí, si trabaja por su cuenta (autónomo) y utiliza equipos electrónicos como ordenador, tablet o móvil en su día a día profesional, podrá deducirlos siempre que estén afectos a su actividad.

2. ¿Qué condiciones debo cumplir para poder deducir estos equipos?

La deducción solo es posible si:

• El gasto está directamente relacionado con la obtención de ingresos.
• Los equipos se utilizan de forma exclusiva en la actividad profesional (el uso personal debe ser accesorio y poco relevante).
• Está bien justificado y registrado en sus libros contables o registros oficiales.
• Se puede acreditar la afectación al trabajo por medios fehacientes.

3. ¿Basta con tener la factura a mi nombre?

No. Además de tener la factura emitida a nombre del profesional, debe poder demostrar que el bien se utiliza para la actividad profesional.

4. ¿Cómo puedo demostrar que el ordenador o el móvil son de uso profesional?

Algunos ejemplos de pruebas útiles pueden ser:

• Ubicación del equipo en el despacho o local profesional.
• Dispositivo asegurado solo como bien profesional.
• Existencia de otro dispositivo similar para uso personal.
• Línea de teléfono contratada y facturada a nombre de la actividad.
• Registros de uso (horas, accesos, aplicaciones profesionales, etc.).
• Contrato o política interna que acredite el uso exclusivo.
• Capturas de pantalla, correos o informes que acrediten el uso profesional.

5. ¿Cómo se deduce este tipo de gasto?

La adquisición de equipos electrónicos se deduce mediante el proceso de amortización, aplicando un porcentaje anual sobre su valor a lo largo de varios ejercicios, de acuerdo con lo que marca Hacienda.

6. ¿Qué sucede si uso el dispositivo para fines personales y profesionales?

La deducción solo es completamente válida si el uso es exclusivamente profesional. Si el uso privado es accesorio y poco relevante, la Agencia Tributaria puede permitir la deducción, siempre que lo pueda probar. Se recomienda, por ejemplo, tener una línea de teléfono separada para la actividad profesional.

7. ¿Qué recomienda Hacienda sobre estos casos?

La Dirección General de Tributos (consulta vinculante V1233-25, de 4 de julio de 2025) insiste en que corresponde al contribuyente justificar el uso profesional de los equipos. La carga de la prueba está en el autónomo o profesional.

8. ¿Qué ocurre si Hacienda revisa mis deducciones?

Si la Agencia Tributaria realiza una comprobación, deberá aportar toda la documentación y registros posibles para acreditar el uso profesional de los equipos. Cuanta más evidencia tenga, menos riesgo de regularización.

El Tribunal Supremo ha zanjado una de las dudas más frecuentes en materia laboral: lo que cuenta no es el salario base, sino la suma total anual. El Supremo pone fin a la confusión entre salario base y SMI, y aclara cómo debe calcularse el cumplimiento del mínimo legal. Un convenio no incumple la ley aunque fije un salario base inferior al SMI, siempre que el trabajador reciba en total más del mínimo anual.

En los últimos meses ha habido cierta confusión con este tema. Muchas empresas se preguntaban si tener en su convenio un salario base por debajo del Salario Mínimo Interprofesional (SMI) podía suponer un incumplimiento. No es una duda menor: casi todos los convenios se elaboran con tablas que se revisan cada año, y con las subidas del SMI es fácil que alguna categoría profesional se quede corta.

Pues bien, el Tribunal Supremo ha querido aclararlo. Y su respuesta, lejos de complicar las cosas, aporta un poco de sentido común. Según la Sentencia 556/2025, de 5 de junio, no hay problema en que el salario base esté por debajo del SMI, si al final del año, al sumar todos los conceptos, el trabajador cobra más de lo que marca el mínimo legal.

¿Puede el salario base ser inferior al SMI?

Sí, el salario base puede ser inferior al SMI siempre que la retribución total anual del trabajador supere el mínimo establecido legalmente.

¿Qué importancia tiene el salario base frente al SMI?

Lo relevante no es el salario base aislado, sino la suma total anual percibida por el trabajador. Deben sumarse todos los conceptos salariales (paga base, pluses, pagas extraordinarias, etc.) a efectos de verificar el cumplimiento del SMI.

¿Por qué existía confusión respecto a este tema?

Las dudas surgieron porque algunos convenios fijan salarios base por debajo del SMI, lo que llevó a cuestionar si ello constituye un incumplimiento aunque el total anual recibido por el trabajador supere el SMI.

¿Qué ha dicho el Tribunal Supremo sobre ello?

El Tribunal Supremo, en Sentencia 556/2025, de 5 de junio, ha aclarado que no existe problema en que el salario base esté por debajo del SMI si el total anual, sumando todos los conceptos, sobrepasa el mínimo legal. La comparación debe hacerse sobre el salario total anual, no sobre el salario base mensual.

¿Qué conceptos salariales se deben sumar para comprobar el cumplimiento del SMI?

Se deben incluir las pagas extraordinarias y todos los complementos salariales (asistencia, antigüedad, productividad, etc.) junto al salario base.

¿Puede un convenio colectivo tener categorías con salarios base inferiores al SMI?

Sí, siempre que el total anual retribuido al trabajador supere el umbral mínimo legal, el convenio no incurre en infracción.

¿Es obligatorio que todas las empresas suban el salario base hasta el SMI?

No es obligatorio igualar automáticamente el salario base al SMI. Lo que importa es el resultado anual. Subir indiscriminadamente los salarios base sin necesidad puede alterar la estructura del convenio y elevar costes.

¿Qué deben hacer las empresas para asegurarse del cumplimiento del SMI?

Es recomendable revisar las nóminas desde una perspectiva global, sumando todos los conceptos retributivos del año, y asegurarse de que la suma nunca quede por debajo del SMI.

¿Qué ocurre si parte de los complementos son variables?

Debe garantizarse mediante una cláusula que, aunque existan complementos variables, la suma total anual del trabajador nunca sea inferior al SMI.

En resumen, lo que importa es lo que el trabajador acaba percibiendo al año, no cómo se reparta en la nómina.

Ejemplo

Pensemos en Laura, que trabaja en una empresa del sector textil. Su salario base es de 1.060 euros mensuales, pero además cobra:

• 70 euros de plus de asistencia,
• 90 euros por productividad,
• y dos pagas extra de igual importe al salario base.

Si hacemos las cuentas, al final del año Laura recibe 17.360 euros brutos. El SMI de 2025 está fijado en 1.184 euros al mes en 14 pagas, lo que equivale a 16.576 euros anuales.

A raíz de esta sentencia, algunas empresas se plantean subir automáticamente todos los salarios base al nivel del SMI para "curarse en salud". No es necesario. Eso puede alterar la estructura interna del convenio, generar agravios entre categorías y aumentar costes sin obligación legal. Antes de tomar decisiones, revisa los importes anuales totales. Si la suma de conceptos fijos y complementos supera el SMI, estás dentro de la ley. Si no, será momento de ajustar, pero con criterio.

Desde que el permiso por hospitalización se amplió a cinco días, son muchas las empresas que no saben cómo gestionarlo. Cuándo empieza, cuándo acaba, qué documento hay que pedir o si puede suspenderse antes. A veces el problema no está en el permiso en sí, sino en cómo se acredita. La ley pide “justificación oportuna”, pero no siempre está claro qué significa eso. Lo explicamos de forma sencilla…

Queríamos comentarles un tema que suele dar más de un quebradero de cabeza en las empresas y que, últimamente, está generando bastantes consultas: los permisos por hospitalización de un familiar.

El caso es el de siempre, un trabajador pide cinco (5) días porque un familiar está ingresado, pero el ingreso no dura tanto o se sospecha que quizá no es tan prolongado. Y aquí llega la duda razonable: ¿puede la empresa pedirle que lo justifique? ¿Qué pasa si no entrega ningún documento? La respuesta, como casi todo en materia laboral, depende de los matices.

El Estatuto de los Trabajadores (ET), en su artículo 37, dice que el empleado tiene derecho a 5 días retribuidos cuando hay hospitalización o intervención quirúrgica sin hospitalización que requiera reposo domiciliario de su cónyuge, pareja de hecho, parientes hasta segundo grado (consanguinidad o afinidad), o de una persona que conviva con él y necesite cuidados.

Hasta aquí todo claro. Pero la clave está en que la ley exige aviso y justificación. Y eso significa que el trabajador debe acreditar que el hecho causante realmente existe.

Por tanto, la empresa puede pedir un justificante. No se trata de desconfiar, sino de cumplir con el procedimiento. Si el empleado no lo acredita, la ausencia puede considerarse como no justificada, con las consecuencias que prevea el convenio (falta leve, grave o muy grave, según el caso).

Documentación.  No hace falta un papeleo excesivo. Lo lógico es pedir algo que acredite la situación: un informe o parte de hospitalización, o un documento médico donde conste la fecha de ingreso y, si procede, la necesidad de reposo domiciliario. También puede pedirse algo que acredite el vínculo familiar si no es evidente. Lo que no se puede hacer es exigir documentos o certificados que vayan más allá de lo que establece la ley o el convenio. Si el convenio solo dice "justificación oportuna", no podemos imponer modelos o certificados oficiales.

¿Cuándo termina el permiso?

Aquí viene otra duda habitual. El permiso dura 5 días hábiles, pero no necesariamente se disfrutan completos si la hospitalización termina antes. Si el familiar recibe el alta al tercer día y no necesita reposo, el permiso finaliza ahí. En cambio, si sigue en casa y requiere cuidados, el trabajador puede agotar los cinco días, siempre que lo acredite.  Lo recomendable es pedir también el informe de alta hospitalaria, donde conste si hay reposo domiciliario o no. Eso evita malentendidos y posibles conflictos.

El Tribunal Supremo ha aclarado que los permisos retribuidos -como este- deben disfrutarse en días laborables, no naturales. Y que el cómputo empieza el primer día laborable posterior al hecho causante. Tiene lógica: el permiso solo tiene sentido cuando hay que acudir al trabajo.

Por tanto, si el ingreso fue un domingo, el permiso empezará a contarse el lunes (o el primer día que el trabajador tuviera que trabajar).

Desde nuestra experiencia, lo más sensato en estos casos es actuar con equilibrio. Pedir la documentación, sí, pero con tacto. Un simple justificante médico y la fecha del ingreso son suficientes. Si el trabajador actúa de buena fe, no hay motivo para dudar.

Eso sí, si no entrega ningún documento ni acredita nada, la empresa puede tratarlo como ausencia injustificada. Conviene dejarlo reflejado por escrito y comunicarle formalmente que debe reincorporarse en cuanto deje de existir la causa del permiso.

En estos supuestos, lo importante es documentar bien: solicitud, respuesta de la empresa y justificantes. Así se evita que una situación sensible termine en conflicto disciplinario.

En todo caso, nuestro despacho puede ayudarles a revisar cómo gestionar estos permisos, preparar un modelo de solicitud y dejar claras las reglas en el reglamento interno o en los protocolos de RRHH. Porque a la larga, lo que más conflictos evita es tener las cosas claras y por escrito.

A veces, un simple correo enviado con buena intención se convierte en un problema legal. Por eso conviene establecer protocolos claros en la empresa. La desconexión digital no es un lujo, es un derecho reconocido. Ignorarlo puede suponer sanciones económicas y un golpe a la reputación de tu negocio.

En los últimos tiempos hemos visto cómo los tribunales ponen cada vez más el foco en un asunto que hasta hace poco parecía secundario: el derecho a la desconexión digital. Lo que antes se interpretaba como un simple gesto de cortesía -respetar los tiempos de descanso- hoy se ha convertido en una auténtica obligación legal para las empresas. Y lo que es más importante: no cumplirlo puede traer consecuencias jurídicas y económicas nada agradables.

Un ejemplo reciente nos llega desde Galicia, donde el Tribunal Superior de Justicia ha condenado a una compañía por enviar correos electrónicos a una trabajadora que estaba de baja médica. Puede que los mensajes no exigieran respuesta inmediata, ni contuvieran un tono amenazante, pero el simple hecho de recibirlos, estando en plena incapacidad temporal y atravesando un problema de salud, se entendió como una intromisión indebida en su vida privada y en su derecho a recuperarse en paz. El resultado fue una indemnización de 1.500 euros y un recordatorio para todas las empresas: la desconexión digital no es opcional.

Lo que implica realmente la desconexión digital

Cuando hablamos de este derecho no nos referimos únicamente a que el trabajador no deba contestar correos fuera de su horario. El alcance es mayor: significa que la empresa no debe enviar comunicaciones laborales en momentos en los que el contrato está suspendido o el trabajador está de descanso. Una baja médica no es solo la ausencia física en la oficina o en el teletrabajo, es un tiempo de recuperación que debe ser respetado de forma absoluta.

Si la persona está enferma o de baja por ansiedad, como sucedió en este caso, recibir correos reiterados de la empresa no solo interfiere en su descanso, sino que puede agravar la situación, aumentando la sensación de presión y vigilancia. Y eso, además de dañar al trabajador, expone a la empresa a reclamaciones por vulneración de derechos fundamentales.

Lo que está en juego para tu empresa

Aunque la sanción económica de este caso concreto fue moderada, la enseñanza es clara:

• La reputación de la empresa puede verse seriamente dañada. Nadie quiere ser conocido como "el jefe que no respeta ni la baja médica".
• El clima interno se deteriora. Si los compañeros perciben que la empresa presiona a alguien en plena baja, el mensaje que reciben es que sus propios descansos tampoco están garantizados.
• Los tribunales cada vez son más firmes en estas cuestiones. Esto significa más posibilidades de demandas, juicios y pérdida de tiempo en asuntos que podrían evitarse con un poco de organización y sentido común.

Buenas prácticas que conviene adoptar

Para no correr riesgos innecesarios y, sobre todo, para mostrar sensibilidad con tu equipo, te recomendamos algunos pasos sencillos:

1. Protocoliza la desconexión digital. Deja por escrito que durante una baja nadie debe enviar correos, llamadas ni mensajes al trabajador ausente.
2. Reparte funciones internamente. Si el trabajador llevaba asuntos importantes, asegúrate de reasignarlos a otro compañero antes de que se produzca la baja, de manera que no haya necesidad de acudir a él.
3. Informa al resto del equipo. A veces no es la dirección, sino un compañero bienintencionado, quien manda un correo. Una política clara evitará malentendidos.
4. Si surge una urgencia real, documenta la necesidad y busca canales alternativos que no impliquen trasladar presión al trabajador en baja. Estos casos son muy poco frecuentes y deben ser la excepción, nunca la norma.

Por último, hay que recordar que el Ministerio de Trabajo ha puesto en marcha la tramitación urgente de un Real Decreto para reforzar el registro de jornada digital, con carácter más accesible y transparente. En ese nuevo sistema, el registro deberá ser electrónico, accesible remotamente para el trabajador, sus representantes y la Inspección de Trabajo.  Además, ese registro digital pretende registrar no solo la entrada y salida, sino diferenciar los distintos tipos de tiempo (trabajo efectivo, horas extras, periodos de disponibilidad, etc.). Se está barajando que ese nuevo sistema contribuya a fortalecer el derecho a la desconexión digital, al hacer más controlables los excesos, las comunicaciones fuera de horario y el cumplimiento de límites legales.