Author - Grupo Coca Asesores

Si la decisión de contratar ya la tienes tomada, ahora te toca resolver todos los trámites legales que te corresponden como empresario.

Hay dos pasos previos que sólo se aplican en determinadas circunstancias: uno es para los empresarios que nunca hayan contratado personal y otro para trabajadores que nunca hayan sido contratados.

    • Inscripción como empresario en la Seguridad Social. Lo primero que deberás hacer será solicitar a la Tesorería General de la Seguridad Social, a través de sus Direcciones Provinciales o de las correspondientes Administraciones, tu inscripción como empresario en el Sistema de la Seguridad Social.

    • Afiliación de trabajadores: obtención del número de afiliación a la Seguridad Social para aquellos trabajadores que son contratados por primera vez en su vida.

Y luego hay tres pasos obligatorios en todas las contrataciones:

    • Altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores: estarás obligado a comunicar, dentro de los plazos establecidos al efecto, las altas, las bajas y las variaciones de datos de los trabajadores que vayan a iniciar una actividad laboral a tu servicio o que cesen en la misma.

    • Presentación de los contratos en el Servicio Público de Empleo Estatal. Deberás registrar los contratos en el SEPE en un plazo de 10 días desde el alta.

    • Pagos de las cotizaciones a la Seguridad Social: deberás mantener el alta de tus trabajadores en tanto no se extinga la relación laboral y efectuar el ingreso de las cuotas contempladas en las nóminas de los trabajadores.

Veamos estos pasos en detalle:

1. Inscripción del empresario

Lo primero de todo es inscribirte como empresario para obtener tu Código de Cuenta de Cotización. La inscripción es un acto administrativo que tienes que llevar a cabo en la Tesorería General de la Seguridad Social, por el cual se te asigna como empresario un número para la identificación y el control de tus obligaciones con la Seguridad Social.

Dicho número es considerado como primero y principal Código de Cuenta de Cotización, y es al que te vincularán todos aquellos otros que se te puedan asignar como empresario.

Es importante señalar que como empresario deberás solicitar un Código de Cuenta de Cotización en cada una de las provincias donde ejerzas tus actividades, así como en determinados supuestos en que sea necesario identificar colectivos de trabajadores con peculiaridades de cotización. 

Deberás solicitar tu inscripción como empresa antes del inicio de actividad, en la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima a tu domicilio social.

2. Afiliación de los trabajadores a contratar

Al incorporar nuevos trabajadores a tu empresa tienes que saber si están o no afiliados a la Seguridad Social.

La afiliación, si ésta no existiese con anterioridad, es un acto administrativo, que tienes que realizar obligatoriamente como empresario, previo al alta, mediante el cual la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce la condición de incluir, en el Sistema de Seguridad Social, a la persona física que por primera vez realiza una actividad determinante de su inclusión y le asignan un Número de Seguridad Social.

Los trabajadores por cuenta ajena cuyo empresario no cumpla con esta obligación, podrán solicitar su afiliación. 

La solicitud de afiliación, se dirigirá a la Dirección Provincial de la Tesorería de la Seguridad Social o Administración de la misma provincia en que esté domiciliada la empresa en que presta servicios el trabajador por cuenta ajena o asimilado, o en la que radique el establecimiento del trabajador autónomo.

3. Alta, baja y variación de datos de tus trabajadores

Deberás comunicar las altas y bajas de los trabajadores. También deberás comunicar las variaciones de datos identificativos, domiciliarios o laborales de tus trabajadores.

La solicitud de variación, además de los datos identificativos del trabajador y del empresario, contendrá los datos objeto de modificación, debiendo ser comunicadas, fundamentalmente, aquellas variaciones que afecten a las condiciones laborales.

Plazos de presentación:

    • Altas: Previo al inicio de la relación laboral hasta 60 días naturales antes.

    • Bajas y variaciones de datos: 3 días naturales.

4. Registro y comunicación del contrato de trabajo.

En un plazo de 10 días, deberás remitir copia del contrato al Servicio de Empleo Público Estatal para su registro. 

En caso de que los contratos no se formalicen por escrito, el empresario queda igualmente obligado a comunicar en el mismo plazo el contrato efectuado.

Este trámite es necesario hacerlo online a través de la página del SEPE.

5. Ingreso de cuotas de cotización

Además de abonar los salarios, como empresario eres el responsable del ingreso de la cotización propia y de la de tus trabajadores a la Seguridad Social, para lo cual descontarás del salario de tus trabajadores las aportaciones que les correspondan en el momento de su abono.

Las cuotas tendrás que ingresarlas dentro del mes siguiente de su devengo.

La presentación de los documentos de cotización para el ingreso de las cuotas se puede realizar en cualquier Entidad Financiera (Bancos, Cajas de Ahorros, Cooperativas de Crédito o Cajas Rurales) autorizada para actuar como Oficina Recaudadora.

Antes de desglosar qué es la tarifa plana del autónomo societario y qué ventajas tiene, vamos a detenernos para entender la figura del autónomo societario y la diferencia con el resto de trabajadores por cuenta propia.

En primer lugar, hay que señalar que tanto un trabajador autónomo como un autónomo societario son categorías de autónomos con base en la actividad económica realizada. No obstante, el autónomo societario se caracteriza por ser administrador o socio de una empresa o sociedad mercantil.

Esto va a suponer que tenga unas obligaciones mercantiles, fiscales y contables diferentes que las del autónomo. Es decir, el autónomo societario es fundador o socio de una empresa o sociedad mercantil dentro de la que desarrolla sus funciones de empresario por cuenta propia, por lo que controla de forma total o parcial esa sociedad y, a su vez, es trabajador de la misma.

En cuanto a la forma en la que responden a las deudas, el autónomo persona física lo hace con su patrimonio personal, mientras que el autónomo societario responde solo con el capital de la empresa.

Además, el trabajador autónomo declara IRPF e IVA y se le aplican los llamados tramos del IRPF a final de año según su rendimiento anual. Sin embargo, el societario, si tiene nómina, verá cómo se le aplica una retención; y si factura a su empresa, seguramente tendrá que retener el 15 % y luego aplicar los tramos del IRPF en su Declaración de la Renta. 

¿Cómo darse de alta como autónomo societario?

En la mayoría de los casos hay que darse de alta en Hacienda.

La diferencia con respecto a darse de alta como trabajador autónomo reside en la presentación de la escritura de la constitución de la sociedad.

Posteriormente, debes seleccionar el tipo de autónomo societario que vas a ser y el porcentaje de capital social que vas a aportar.

Por otro lado, será obligatorio que los socios o administradores se den de alta en la Seguridad Social, en el llamado Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), si existen los siguientes requisitos:

a) Administradores: deben darse de alta en el RETA si desarrollan funciones de dirección y además, tienen mínimo un 25 % del capital social.

b) Autónomos sin funciones de dirección:

    • Si el socio posee menos del 33 % del capital social puede cotizar en el Régimen General de la Seguridad Social.

    • Si el socio posee más del 33 % debe darse de alta en el RETA y emitir la factura mensual.

    • Si el socio convive con otro socio de la misma sociedad y este supera el 50 % del capital social, también debe darse de alta en el RETA.

Cómo cotiza el autónomo societario a la Seguridad Social

La cuota de los autónomos societarios presenta una importante diferencia con respecto a la cuota de los trabajadores autónomos individuales. Dicha diferencia consiste en que los autónomos societarios tienen una base mínima de cotización fijada en 1.000 euros mensuales.

De esta forma, los autónomos societarios que coticen por la base mínima tienen que pagar una cuota de 310 euros al mes.

No obstante, hay que tener muy en cuenta que, si los ingresos son superiores, las cuotas mensuales serán más altas.

Y con respecto a la deducción por gastos genéricos a la hora de calcular los rendimientos netos, para los autónomos societarios es de un 3 % en vez del 7 % que corresponde a los autónomos personas físicas.

Qué es la tarifa plana para autónomos societarios

Esta tarifa plana consiste en una reducción de la cuota mensual que se debe pagar durante los dos primeros años.

Para poder beneficiarse de la tarifa plana de autónomo societario se deben cumplir dos requisitos básicos:

    • Que sea la primera vez que se tramita el alta en el RETA o que ya hayan transcurrido dos años sin ser autónomo, o tres si la persona se benefició en su momento de la tarifa plana.

    • No tener deudas, ni con la Seguridad Social, ni con la Agencia Tributaria.

Con la entrada en vigor del nuevo sistema de cotización para autónomos en función de sus ingresos reales, la tarifa plana para el autónomo societario pasa a ser de 80 euros durante los 12 primeros meses de actividad, independientemente de los ingresos que tenga.

Todas las solicitudes de ampliación deben ir acompañadas de una declaración relativa a que los rendimientos netos que se prevén obtener van a ser inferiores al SMI vigente.

Y una vez transcurrido el periodo de tarifa plana de 80 euros, el autónomo societario pasará a cotizar conforme al nuevo sistema de cotización en función de sus ingresos reales.

Y en los siguientes 12 meses el autónomo societario podrá seguir pagando los 80 euros de cuota mensual siempre que sus ingresos netos se encuentren por debajo del Salario Mínimo Interprofesional (SMI).

Para hacer efectiva dicha ampliación, tendrá que solicitarlo a la Seguridad Social.

Le recordamos que tiene la oportunidad de modificar la base de cotización del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) y la cuota a pagar y ajustarla a sus ingresos reales, dentro de los límites permitidos según edad, hasta el 30 de junio de 2025. Esta modificación tendrá efectos a partir del 1 de julio de 2025.

Los autónomos son los únicos que pueden elegir la base por la que cotizar. Esta decisión es muy importante ya que de ella dependen sus prestaciones presentes y su futura pensión. La base de cotización puede modificarse fácilmente y de forma telemática a través del sistema RED. Sin embargo, hay que tener en cuenta los trámites y los periodos para hacer el cambio.

• Atención. La elección que se haga de la cuota será muy importante, pues éste es el parámetro que marca la cuantía de las prestaciones que va a recibir el autónomo en caso de enfermedad, accidente, paro, maternidad o jubilación.

El sistema de cotización para autónomos se establece en función de sus rendimientos netos. Si eres autónomo y necesitas actualizar tu base de cotización, tendrás que ajustar tu base de cotización al tramo correspondiente por tus nuevos rendimientos. La próxima modificación tiene efectos a partir de 1 de julio y la puedes hacer hasta el próximo 30 de junio.

Cotización basada en los rendimientos obtenidos

Se han diseñado unas tablas de cotización con 15 tramos de rendimientos netos mensuales, que contienen las bases mínimas y máximas que se aplicarán en cada tramo.

A efectos de determinar la base de cotización, se tendrán en cuenta la totalidad de los rendimientos netos obtenidos en el año natural, en el ejercicio de sus distintas actividades profesionales o económicas, con independencia de que las realicen de forma individual o como socios o integrantes de cualquier entidad, con o sin personalidad jurídica, siempre y cuando no deban figurar por ellas en alta como trabajadores por cuenta ajena o asimilados a estos. El rendimiento neto computable de cada una de las actividades ejercidas se calculará de acuerdo con lo previsto a las normas del IRPF y con algunas particularidades en función del colectivo al que pertenezcan.  

¿Cómo calculo mis rendimientos?

Del importe resultante se deducirá un 7 por ciento en concepto de gastos generales, excepto en los casos en que el trabajador autónomo reúna las siguientes características, donde el porcentaje será del 3 por ciento:

• Administrador de sociedades mercantiles capitalistas cuya participación sea mayor o igual al 25 por ciento.
• Socio en una sociedad mercantil capitalista con una participación mayor o igual al 33 por ciento.

Para la aplicación del porcentaje indicado del 3 por ciento, bastará con haber figurado noventa días en alta en este régimen especial, durante el periodo a regularizar, en cualquiera de los supuestos citados anteriormente.

Partiendo del promedio mensual de estos rendimientos netos anuales, se seleccionará la base de cotización que determinará la cuota a pagar.

Base cotización para autónomos en 2025

• La base máxima de cotización aumenta un 4%, pasando de 4.720,50€ a 4.909,50€ mensuales a partir del 1 de enero de 2025.
• Las bases mínimas de cotización se modificarán según el incremento del Salario Mínimo Interprofesional (SMI), que pasa de 1.134€ a 1.184€ brutos mensuales en 14 pagas.
• Cotización por pluriactividad: Las personas trabajadoras autónomas que también trabajen por cuenta ajena y superen los 16.672,66 € de cotización anual tendrán derecho al reintegro del 50% del exceso abonado. Este reintegro será de aplicación si la cotización por contingencias comunes supera el límite establecido en el régimen especial de autónomos.  
• Debe recordarse que desde el 1/1/2019, resulta obligatorio para el autónomo, la cobertura de las contingencias profesionales, la de la prestación por cese de actividad y la de formación, el resultado de todo ello es que los tipos aplicables al autónomo que se mantienen respecto de los del 2024 son los siguientes: se mantiene en 28,30% para contingencias comunes; el 1,30% para las contingencias profesionales; el 0,9% para el cese de actividad; el 0,10% para la formación profesional; y se incrementa, que sí ha sido revisado, un 0,8% el Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) con una distribución del 0,67% a cargo de la empresa y el 0,13% a cargo de la persona autónoma.

La base de cotización en este régimen especial será la elegida por el trabajador entre las bases mínima y máxima que le corresponda. A excepción de algunas particularidades, durante el año 2025 la tabla general y la tabla reducida y las bases máximas y mínimas aplicables a los diferentes tramos de rendimientos netos son las siguientes:

Bases mínima y máxima euros/mes	Durante el año 2025, la tabla general y la tabla reducida de las bases máximas y mínimas aplicables a los diferentes tramos de rendimientos netos serán las siguientes: Tabla reducida Tramos de rendimientos netos 2025. Euros/mes Base mínima. Euros/mes Base máxima. Euros/mes Tramo 1 <= 670 653,59 718,94 Tramo 2 > 670 y <= 900 718,95 900 Tramo 3 > 900 y <1.166,70 849,67 1.166,70   Tabla general Tramos de rendimientos netos 2025. Euros/mes Base mínima. Euros/mes Base máxima. Euros/mes Tramo 1 >= 1.166,70 y <=1.300 950,98 1.300 Tramo 2 > 1.300 y <= 1.500 960,78 1.500 Tramo 3 > 1.500 y <= 1.700 960,78 1.700 Tramo 4 > 1.700 y <= 1.850 1.143,79 1.850 Tramo 5 > 1.850 y <= 2.030 1.209,15 2.030 Tramo 6 > 2.030 y <= 2.330 1.274,51 2.330 Tramo 7 > 2.330 y <= 2.760 1.356,21 2.760 Tramo 8 > 2.760 y <= 3.190 1.437,91 3.190 Tramo 9 > 3.190 y <= 3.620 1.519,61 3.620 Tramo 10 > 3.620 y <= 4.050 1.601,31 4.050 Tramo 11 > 4.050 y <= 6.000 1.732,03 4.909,50 Tramo 12 > 6.000 1.928,10 4.909,50
Tipo Contingencias Comunes	28,30 por ciento
Tipo Contingencias Profesionales	1,30 por ciento
Tipo Cese de Actividad	0,90 por ciento
Tipo Formación Profesional	0,10 por ciento
Mecanismo equidad intergeneracional	0,8 por ciento sobre la base de cotización por contingencias comunes

¿Qué pasa si elijo una base de cotización que finalmente no se corresponde con mis rendimientos definitivos?

Las bases mensuales elegidas cada año, tendrán un carácter provisional, hasta que se proceda a la regularización anual de la cotización.

Finalizado el año natural, la Administración Tributaria facilitará a la Tesorería información sobre los rendimientos anuales reales percibidos. Si la cuota elegida durante el año resultase inferior a la asociada a los rendimientos comunicados por la Administración tributaria correspondiente, se notificará al trabajador el importe de la diferencia. Este importe deberá ser abonado antes del último día del mes siguiente a aquel en que se haya recibido la notificación con el resultado de la regularización.

Si, por el contrario, la cotización fuera superior a la correspondiente a la base máxima del tramo en el que estén comprendidos los rendimientos, la Tesorería procederá a reintegrar la diferencia antes del 30 de abril del ejercicio siguiente a aquél en el que la correspondiente Administración Tributaria haya comunicado los rendimientos computables.

Si está interesado en modificar la base de cotización, les agradeceríamos que nos lo hicieran saber con la máxima antelación posible.