Author - Grupo Coca Asesores

Cuando la empresa comete un error y paga de más, ¿puede corregirlo descontando de la nómina? El Tribunal Supremo dice que sí… pero con matices. En tiempos de cambios de software, subrogaciones o errores contables, el Supremo aclara qué margen tiene la empresa para corregir nóminas sin intervención judicial.

En un entorno cada vez más automatizado y con cambios frecuentes en los sistemas de gestión laboral, no es raro que se produzcan errores en el cálculo de nóminas. ¿Qué sucede si la empresa detecta que ha abonado complementos o cantidades que no correspondían? ¿Puede recuperar ese dinero directamente? La Sentencia del Tribunal Supremo n. º 449/2025 lo deja claro: sí, pero solo si no hay controversia sobre la existencia de la deuda.

El caso: error contable tras una subrogación

Una empresa, tras asumir a trabajadores provenientes de otras compañías, modificó el sistema de nóminas. Este reajuste generó pagos en exceso a varios empleados, especialmente por el cruce entre pagas extras prorrateadas y no prorrateadas. Para corregirlo, la empresa comunicó que esos importes serían descontados progresivamente en los siguientes meses.

Los sindicatos llevaron el caso a los tribunales, considerando que esos descuentos constituían una autotutela empresarial ilegítima, es decir, que solo un juez podía determinar si había que devolver lo cobrado de más. Sin embargo, tanto la Audiencia Nacional como el Tribunal Supremo desestimaron la demanda.

¿Qué establece el Supremo?

Según la sentencia, la compensación unilateral es legal cuando:

• La deuda es líquida (se puede cuantificar),
• Vencida (el plazo para reclamar ha llegado),
• Y exigible (se puede reclamar legítimamente).

Y lo más importante:

• No existe controversia razonable sobre si ese dinero debía devolverse o no.

Es decir, si no hay discusión real ni argumentos sólidos en contra, la empresa puede descontar lo pagado en exceso directamente de las nóminas.

Ojo con los matices!!

El Supremo distingue entre conflictos colectivos (como el planteado en este caso por los sindicatos) y conflictos individuales. La sentencia solo avala la compensación general cuando no hay oposición colectiva con base sólida.

Ahora bien, si un trabajador concreto plantea una discrepancia razonable sobre la cuantía o el motivo del pago indebido, entonces sí habría que acudir a juicio para exigir su devolución. Cada caso individual debe valorarse por sus propias circunstancias.

Lo que debes tener en cuenta como empresa

• Si identificas un error de pago, informa por escrito al trabajador antes de aplicar la compensación.
• Evalúa si existe base razonable para que el afectado pueda oponerse. Si la hay, consulta antes de actuar.
• Si se trata de un conflicto colectivo, asegúrate de que la reclamación no plantea argumentos jurídicos sólidos que impidan la compensación.
• Mantén siempre una trazabilidad documental clara: cuándo se detectó el error, cómo se calculó y cómo se notificó la corrección.

Aunque el registro de jornada lleva años en vigor, las dudas persisten. La Dirección General de Trabajo ha publicado una guía que, sin ser vinculante, sirve como brújula para aplicar correctamente esta obligación.

Como ya sabrá, desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, las empresas están obligadas a llevar un control diario y objetivo de la jornada laboral de cada persona trabajadora. Lo que parecía una tarea sencilla se ha convertido, en muchos casos, en un dolor de cabeza lleno de dudas, interpretaciones y temores ante posibles sanciones.

Por este motivo, la Dirección General de Trabajo ha publicado una guía informativa que, sin ser jurídicamente vinculante, ofrece criterios claros sobre cómo debe aplicarse este registro. En esta circular resumimos lo esencial con un lenguaje práctico, alejado del boletín oficial.

1. ¿A quién se aplica la obligación de registrar la jornada?

A todos los trabajadores por cuenta ajena, independientemente de su categoría, grupo profesional, sector o jornada (completa o parcial). Da igual si se trabaja en oficina, en remoto o en movilidad. La obligación recae sobre el empleador, que debe garantizar que el sistema funciona y se aplica diariamente.

2. ¿Hay excepciones a esta obligación?

Sí. El registro diario no se aplica a:

• Altos directivos, amparados por el artículo 2.1.a del Estatuto de los Trabajadores.
• Autónomos, incluso si trabajan para una empresa cliente.

Atención. Otros colectivos con normativa sectorial propia (por ejemplo, trabajadores del mar o del transporte) pueden tener particularidades que deben consultarse caso a caso.

3. ¿Qué ocurre con trabajadores de regímenes especiales?

La guía indica que no hay una respuesta única. Si bien algunos regímenes tienen su propia regulación, ello no exime per se de llevar un control horario si existe una relación laboral sujeta al ET. Por ejemplo, en cooperativas, habrá que atender a sus estatutos y la legislación específica aplicable.

4. ¿Qué debe reflejar el registro?

El inicio y final de la jornada diaria de cada trabajador. No basta con indicar el número de horas. Se requiere hora concreta de entrada y salida. Esto permite comprobar si se respeta la jornada pactada, el descanso entre jornadas y los límites legales.

5. ¿Se deben anotar pausas?

No es obligatorio, pero sí altamente recomendable, sobre todo si forman parte de la jornada efectiva.
Incluir pausas ayuda a justificar desviaciones y evita conflictos. Si no se registran, se puede asumir que todo el tiempo transcurrido entre entrada y salida es tiempo trabajado.

6. ¿Debe reflejarse el tiempo de trabajo efectivo?

Sí, indirectamente. Aunque la ley no obliga a desglosar qué parte del tiempo fue efectiva, el cómputo de entrada y salida permite inferirlo. El empresario deberá ser capaz de justificar tiempos de descanso o no trabajo efectivo si quiere excluirlos del cómputo.

7. ¿Puedo registrar genéricamente una jornada estándar?

No. La jornada debe registrarse día a día. Modelos predefinidos o genéricos, sin marca horaria real, no son válidos, salvo que coincidan exactamente con el horario pactado y no haya desviaciones. En la práctica, es arriesgado.

8. ¿Qué pasa si hay flexibilidad horaria?

Debe registrarse igualmente. El registro no entra a valorar si la jornada es flexible o no, sino si se cumple el cómputo de horas y los descansos legales. La flexibilidad no elimina la obligación, solo modifica el patrón.

9. ¿Vale con un documento firmado a diario?

Sí, siempre que refleje el inicio y el fin de la jornada de ese día. No basta con una hoja firmada semanal o mensualmente. El carácter diario es esencial.

10. ¿Existe un modelo oficial de registro?

No. El Ministerio no ha aprobado ni exigido un formato único. Cada empresa puede implementar el sistema que considere adecuado, siempre que sea objetivo, fiable y accesible para inspección, trabajador y representantes legales.

11. ¿Se puede hacer a mano?

Sí, aunque no es lo ideal. Los registros manuales firmados son válidos si son diarios, completos y están debidamente conservados. Sin embargo, no ofrecen la misma trazabilidad ni seguridad que los digitales, y pueden generar dudas sobre su integridad.

12. ¿Son válidas las apps o herramientas digitales?

Sí. Muchas empresas utilizan sistemas digitales, apps móviles o tarjetas RFID. Lo importante es que el sistema no permita alteraciones y garantice la trazabilidad de los registros.

13. ¿Quién debe custodiar los registros?

La empresa es la responsable, y debe garantizar su integridad, disponibilidad y acceso inmediato en caso de inspección.

14. ¿Qué características debe tener el sistema?

• Fiable (no manipulable).
• Objetivo (refleja la jornada real).
• Accesible (inspección o trabajador pueden consultarlo).
• Seguro (cumple normativa de protección de datos).

15. ¿Hay que entregar copia diaria al trabajador?

No es obligatorio, salvo que así lo exija el convenio colectivo o se pacte expresamente.
No obstante, el trabajador tiene derecho a acceder a sus registros cuando lo solicite.

16. ¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?

Cuatro años. Y durante ese tiempo deben estar disponibles de forma inmediata para la Inspección de Trabajo.

17. ¿Dónde deben conservarse?

En el centro de trabajo o en un soporte digital accesible desde él. No es necesario mantener una carpeta física, pero sí debe haber un modo inmediato de acceso.

18. ¿Quién puede ver el registro?

• La Inspección de Trabajo.
• El propio trabajador (sus datos).
• Los representantes legales, pero solo con acceso al resumen de jornada colectiva, salvo acuerdo distinto.

19. ¿Qué derechos tienen los representantes legales?

Pueden acceder a los registros para verificar el cumplimiento de la normativa laboral. No tienen acceso a datos individualizados salvo consentimiento del trabajador o pacto expreso.

20. ¿Cómo registrar a trabajadores en movilidad o teletrabajo?

Con medios adecuados a su situación: apps, plataformas, autocertificaciones verificables...
Lo esencial es que el sistema funcione con independencia del lugar desde el que se trabaje.

21. ¿Qué pasa con guardias o disponibilidad?

Se distingue entre:

• Tiempo de trabajo efectivo (debe registrarse).
• Tiempos de disponibilidad no efectivos (pueden no registrarse, salvo pacto o regulación específica).
  El empresario debe poder justificar la diferencia.

22. ¿Y si el trabajador se niega a fichar?

Debe instruirse al trabajador sobre la obligatoriedad. Si persiste la negativa, podrá considerarse una infracción laboral, con posibilidad de medidas disciplinarias.

23. ¿Y si no hay acuerdo con los representantes?

La empresa debe aplicar el sistema igualmente. El desacuerdo no exime del cumplimiento. En su caso, podrá documentarse el intento de negociación.

24. ¿Puede intervenir la Inspección de Trabajo?

Sí. Y de hecho, lo está haciendo. Las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar los 7.500 € por centro de trabajo, incluso por no conservar los registros adecuadamente.

25. ¿Qué pasa si el registro es incompleto o genérico?

Se considera incumplimiento formal. La Inspección puede levantar acta y sancionar incluso si el trabajador no ha realizado horas extra. Lo que se penaliza es la ausencia o inexactitud del registro.

26. ¿Cómo saber si el sistema es adecuado?

Debe cumplir estos 3 principios:

• Reflejar la jornada real.
• Estar disponible para consulta inmediata.
• Ser fiable y no manipulable.

Si tienes dudas, es recomendable realizar una auditoría interna del sistema de control horario. No registrar correctamente la jornada no es un descuido menor. Es una infracción grave que puede generar conflictos y sanciones costosas.