Author - Grupo Coca Asesores

Cada vez es más habitual que los empleados comuniquen por WhatsApp que no irán a trabajar porque no se encuentran bien. Sin embargo, esta forma de actuar no siempre justifica la ausencia legalmente. Te explicamos cómo debe responder tu empresa.

Cada vez es más frecuente que un trabajador comunique a la empresa por WhatsApp, SMS o incluso por correo electrónico que no acudirá a trabajar porque no se encuentra bien. Ante este tipo de comunicación informal, la empresa debe exigir siempre una justificación formal y actuar conforme a la legalidad para evitar problemas laborales y garantizar el correcto funcionamiento del equipo.

¿Qué opciones existen para justificar la ausencia?

1. Reposo domiciliario (sin baja médica)

• Si el trabajador acude a su centro médico por síntomas leves, puede recibir un parte de reposo domiciliario, que recomienda guardar reposo durante 24, 48 o 72 horas.
• Este documento no es una baja médica, pero sirve para justificar la ausencia y evitar una sanción por falta injustificada.
• La empresa puede descontar el salario correspondiente a esos días, ya que no existe suspensión del contrato.

¿Qué debe hacer la empresa? Solicitar al trabajador que entregue lo antes posible el justificante del médico. Sin ese parte, la ausencia será injustificada.

2. Baja médica por incapacidad temporal

• Si el trabajador acude al médico y éste considera que no está en condiciones de trabajar, emitirá el parte de baja médica.
• En este caso:
  • El contrato se suspende temporalmente.
  • Se activa el proceso de Incapacidad Temporal (IT).
  • No es necesario que el trabajador entregue físicamente el parte, ya que este será enviado telemáticamente al INSS por el servicio de salud o la mutua.

Atención. Si el empleado no puede acudir al médico el mismo día, puede ir uno o dos días después y solicitar que se le emita la baja con efectos retroactivos (habitual si hay fiebre u otras dolencias que impiden el desplazamiento).

¿Qué debe hacer la empresa? Esperar la notificación automática del INSS. El trabajador no tiene obligación de remitirle el parte.

3. Ausencia sin justificar

• Si el trabajador no presenta ningún justificante médico, la empresa está ante una falta injustificada.
• En ese caso, la empresa:
  • Puede descontar el salario del día no trabajado.
  • Puede iniciar un procedimiento disciplinario en función del convenio colectivo aplicable.

Ejemplo: muchos convenios consideran una falta injustificada de un día como una falta leve, sancionable con una amonestación por escrito. Si se acumulan varias, puede dar lugar a una falta grave o muy grave.

¿Qué debe hacer la empresa? Requerir al trabajador el justificante. Si no lo aporta, dejar constancia escrita de la ausencia injustificada e iniciar el procedimiento sancionador si procede.

¿Qué pasa con los partes médicos?

• Parte de reposo (sin baja) → el trabajador debe entregarlo directamente a la empresa.
• Parte de baja médica → no debe entregarse, lo comunica el INSS directamente a la empresa o a su asesoría/gestoría por vía telemática.

¿Y si el trabajador solo avisa por WhatsApp pero no aporta documento alguno?

Un mensaje diciendo "no me encuentro bien" no justifica la ausencia ni protege al trabajador de posibles consecuencias disciplinarias. Es imprescindible:

• Que acuda al médico.
• Que obtenga un justificante válido (parte de reposo o de baja).
• Que lo remita o gestione correctamente, según el caso.

Recomendaciones para la empresa

1. Solicite siempre un justificante, aunque la comunicación inicial sea informal.
2. Consulte su convenio colectivo para establecer el tipo de sanción en caso de falta injustificada.
3. Documente las ausencias y las respuestas del trabajador ante requerimientos.
4. No asuma automáticamente que un aviso por WhatsApp implica una justificación legal válida.

En caso de reincidencia, documente todo para reforzar futuras medidas disciplinarias proporcionales.

Llegan las vacaciones… y con ellas, muchas preguntas que pueden derivar en conflictos si no se gestionan con rigor legal. Aunque son uno de los derechos más arraigados, las vacaciones siguen generando más problemas de los que imaginamos. ¿30 días naturales o 23 hábiles? ¿Se pueden pagar si no se disfrutan? ¿Y si estoy de baja?

Con el calendario avanzando hacia julio, se activan las dudas de siempre: ¿cómo se calculan los días de vacaciones?, ¿cuándo prescriben?, ¿y si el trabajador está de baja o ha cambiado de jornada? Aunque parezca mentira, son preguntas que siguen generando conflictos en muchas empresas.

¿Cuántos días le corresponden a un trabajador?

La ley es clara: el derecho mínimo es de 30 días naturales al año, lo que equivale a 2,5 días por mes trabajado. Sí, cuentan domingos y festivos. La misma regla se aplica tanto a contratos a jornada completa como parcial. Lo único que varía es la cuantía de la retribución.

¿Contrato corto? Entonces el derecho será proporcional: dos meses trabajados, cinco días de vacaciones. Y si hay novaciones en la jornada (por ejemplo, medio año a tiempo completo y medio a tiempo parcial), no se reducen los días, pero sí puede ajustarse la remuneración del periodo vacacional en función del tiempo trabajado en cada modalidad.

¿Cuándo deben disfrutarse?

El periodo ordinario va del 1 de enero al 31 de diciembre. Salvo que el convenio diga lo contrario, las vacaciones no se pueden arrastrar de un año para otro, ni acumular, ni sustituir por dinero (salvo en caso de baja definitiva del trabajador).

El Estatuto exige que las fechas se fijen de común acuerdo y con al menos dos meses de antelación. Y cuidado: si se publica un calendario general y pasan más de 20 días hábiles sin impugnarlo, ya no se pueden reclamar cambios.

Recomendación: Dejar siempre constancia escrita del acuerdo para evitar acusaciones de ausencia injustificada.

¿Y si hay baja médica?

Aquí hay que distinguir:

• Si la incapacidad deriva de embarazo, parto o lactancia, se pueden disfrutar las vacaciones aunque ya haya terminado el año natural.
• Si la causa es distinta (accidente o enfermedad común, por ejemplo), el plazo para disfrutarlas se alarga hasta 18 meses desde el final del año en que se generaron.
• Si la baja acaba en incapacidad permanente, las vacaciones no disfrutadas se pagan.

¿Cómo se retribuyen?

Durante las vacaciones, el salario debe reflejar el promedio habitual, no solo la parte fija. El Tribunal Supremo ha dejado claro que los pluses por nocturnidad, festivos o presencia deben incluirse si son habituales. ¿La clave? Haberlos percibido al menos seis meses durante el año previo.

Y si el sueldo incluye partes variables, debe calcularse un promedio proporcional para el pago del mes de descanso.

¿Y si no se han disfrutado al finalizar el contrato?

En ese caso, la empresa debe abonarlas en el finiquito y seguir cotizando por esos días. De hecho, el derecho a solicitar el subsidio por desempleo no empieza hasta que acaban esas vacaciones retribuidas no disfrutadas.

¿Puede un trabajador desconectarse de verdad?

Sí. Y debe. Enviar correos o esperar llamadas durante las vacaciones es una mala práctica que puede acabar mal. El derecho a la desconexión está blindado por ley y cualquier tiempo trabajado en vacaciones se considera tiempo efectivo, susceptible incluso de generar horas extra.

• Atención. No se puede sancionar a un trabajador por no responder correos, ni llamadas, ni mensajes durante su periodo de descanso.

Las vacaciones caducan?

Sí, si no se disfrutan dentro del año natural. Pero ojo: el Tribunal de Justicia de la Unión Europea ha recordado que si el empleador no demuestra haber ofrecido el disfrute de vacaciones, estas no caducan. Eso sí, hay un plazo de un año para reclamarlas.

Planificación tras el verano

Finalizado agosto, conviene repasar qué empleados han agotado sus días y quiénes tienen saldo pendiente. En estos casos, se recomienda pactar cuanto antes su disfrute antes del 31 de diciembre. Además, si algún empleado ha disfrutado más días de los devengados (por ejemplo, ha disfrutado 30 días en agosto pero cesa en octubre), esos días se descontarán en el finiquito.

Aunque en el contrato ponga una cosa, si tus trabajadores llevan años con otra jornada, no puedes cambiarla de golpe sin seguir un procedimiento legal. ¿Tienes trabajadores que llevan años haciendo un horario y ahora quieres modificarlo? Ojo, esto se considera un cambio importante y hay que negociarlo legalmente.

Una reciente sentencia del Tribunal Supremo de 4 de abril de 2025, ha confirmado algo muy importante: no puedes cambiar la jornada laboral sin negociar con los trabajadores si ya se había consolidado otro horario.

El caso que lo cambia todo

Una empresa del sector servicios tenía a su plantilla contratada con jornada de lunes a domingo, pero desde hacía años trabajaban solo de lunes a viernes. En 2022, la empresa decidió volver a aplicar la jornada completa de lunes a domingo, alegando que eso decía el contrato y lo exigía el cliente.

¿Qué dijo el Tribunal Supremo? Que ese cambio no se podía hacer sin pasar por el procedimiento del artículo 41 del Estatuto de los Trabajadores, porque ya se había consolidado una jornada distinta, aunque el contrato dijera otra cosa.

¿Cuándo estás haciendo una "modificación sustancial"?

Si cambias:

• El horario o los días de trabajo habituales (por ejemplo, pasar de lunes a viernes a lunes a domingo).
• La jornada (reducirla, ampliarla, cambiarla de mañana a tarde, etc.).
• El lugar de trabajo habitual o el sistema de trabajo (presencial/remoto, por ejemplo).

Aunque el contrato diga algo, si llevas años funcionando de otra forma, el cambio debe negociarse con los trabajadores.

¿Qué pasa si no sigues el procedimiento?

• El cambio puede declararse nulo.
• El trabajador puede negarse a hacerlo y denunciarte.
• Puedes acabar pagando una indemnización o tener que volver atrás.
• La Inspección de Trabajo podría sancionar la actuación.

¿Qué debes hacer en tu empresa?

Antes de hacer un cambio importante como ampliar horarios, cambiar turnos o añadir fines de semana:

1. Revisa si se ha consolidado otra práctica habitual distinta al contrato.
2. Consulta si el convenio colectivo dice algo sobre la jornada.
3. Analiza si hay representantes legales con los que negociar.
4. Activa el procedimiento del artículo 41 del Estatuto de los Trabajadores.
5. Hazlo por escrito, con al menos 15 días de antelación.
6. Escucha las alegaciones de los trabajadores y documenta todo.

Comprueba estos requisitos:

• ¿El cambio afecta a la jornada, horario o días de trabajo habituales?
• ¿Llevaban más de 6 meses aplicando otro horario distinto al que pone el contrato?
• ¿He consultado el convenio colectivo aplicable?
• ¿He notificado por escrito el cambio con al menos 15 días de antelación?
• ¿He seguido el procedimiento del artículo 41 del ET?
• ¿Tengo justificantes y documentos de la negociación o consulta?

¿He informado a los representantes de los trabajadores, si los hay?