Author - Grupo Coca Asesores

Si eres empresario, tienes una sociedad y te dedicas a la gestión empresarial, sabrás que el año fiscal no termina el último día del calendario. El verdadero cierre se materializa con el depósito de las la cuentas anuales en el Registro Mercantil. Este proceso es una importante obligación legal que hace pública la salud financiera de la empresa. ¿Cuáles son las cuentas anuales? ¿Cómo funciona la presentación ante el Registro Mercantil?

¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales son mucho más que simples documentos contables; se trata de la radiografía financiera de una empresa al cierre de cada ejercicio económico.  Revelan el estado financiero y patrimonial de la compañía a la vez que proporcionan información esencial sobre su capacidad de generar recursos durante el período analizado.

Las empresas deben elaborarlas al cierre del ejercicio económico con el objetivo de reflejar su situación financiera y los resultados obtenidos durante el periodo. Estas cuentas incluyen el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.

Cuáles son las cuentas anuales

    • Balance de situación: este documento muestra la realidad financiera de la empresa en un momento determinado, detallando activos, pasivos y el patrimonio neto. Los activos se clasifican en corrientes y no corrientes, lo mismo que los pasivos, proporcionando así una visión nítida de los recursos y obligaciones tanto a corto como a largo plazo.

    • Cuenta de pérdidas y ganancias: aquí se reflejan los ingresos, gastos y el resultado del ejercicio que puede resultar en beneficio o pérdida. Este estado muestra cómo se ha generado el resultado operativo, financiero y extraordinario. Ofrece una perspectiva del rendimiento operativo de la empresa.

    • Estado de cambios en el patrimonio neto: este estado contable detalla las variaciones en el patrimonio de la empresa a lo largo del ejercicio económico, incluyendo las emisiones y amortizaciones de capital, la distribución de dividendos o las reservas.

    • Estado de flujos de efectivo: esencial para entender la evolución de la tesorería durante el ejercicio actual. Se divide en actividades de operación, inversión y financiación. Proporciona una visión clara de la capacidad de la empresa para “generar caja”.

    • Memoria: complementa y profundiza la información presentada en los documentos contables anteriores. Incluye detalles sobre las políticas contables de la empresa, los criterios de valoración aplicados y los desgloses adicionales de ciertas partidas. También puede incluir información sobre el contexto económico y los riesgos que ha tenido la empresa durante el periodo.

¿Por qué son importantes las cuentas anuales?

Las cuentas anuales  son fundamentales para cumplir con las obligaciones legales y fiscales de visibilidad y transparencia en los negocios. Al depositarse en el Registro Mercantil pasan a estar disponibles para cualquier persona que desee consultarlas.

De esta forma, quedan a disposición de cualquier empresa o persona que vaya a relacionarse con nuestra empresa y quiera antes conocer el estado de nuestra salud financiera.

Por ejemplo, un inversor interesado en reforzar la compañía, un banco al que solicitemos un préstamo, un proveedor o partner con el que vayamos a firmar una alianza estratégica o incluso un gran cliente que quiera verificar si somos una empresa en la que puede confiar.

¿Quién está obligado al depósito de cuentas anuales?

Todas las sociedades mercantiles, incluyendo las sociedades limitadas (S.L.), anónimas (S.A.) y comanditarias por acciones (S. Com. por A.), están obligadas a depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil de la provincia donde tengan su domicilio social.

Esta obligación también se aplica a las empresas extranjeras que operen en España.

¿Cómo hacer el depósito de cuentas anuales?

Antes de depositar las cuentas anuales, la empresa debe cerrar su ejercicio contable, que habitualmente finaliza el 31 de diciembre de cada año.  Después, se deben preparar los documentos que componen las cuentas anuales: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.

Las cuentas anuales deben ser aprobadas por la Junta General de Accionistas de la empresa. Este paso es imprescindible. Sin su aprobación las cuentas no podrán ser depositadas. 

La ley estipula que la junta debe reunirse dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio para aprobar las cuentas. Es decir, se pueden aprobar hasta final de junio de cada año.

Una vez aprobadas, se necesita una certificación de las cuentas anuales que incluya un acuerdo de la Junta General.  Esta certificación debe estar firmada por el administrador o administradores de la sociedad. Lo normal es firmarlo en la misma junta.

Para el depósito, también es necesario cumplimentar el formulario oficial del Registro Mercantil que varía según el tipo de sociedad y acompaña a las cuentas anuales e incluye datos adicionales sobre la empresa y su administración.

El depósito de las cuentas debe realizarse de forma electrónica a través de los medios que el Registro Mercantil tiene establecidos.  Es obligatorio que el depósito se realice de forma telemática, utilizando para ello el certificado digital de la empresa o del representante legal.

Por último, si el Registro Mercantil encuentra errores o inconsistencias en la documentación presentada, notificará a la empresa para que subsane estos fallos en un plazo determinado.

¿Cuándo se presentan las cuentas anuales?

Estas son las fechas clave:

    • Hasta el 31 de marzo: elaboración de las cuentas anuales.

    • Hasta el 30 de abril: legalización de los libros contables.

    • Hasta el 30 de junio: presentación de las cuentas anuales a la Junta General.

    • Hasta el 30 de julio: depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, un mes después de la aprobación por parte de la Asamblea General.

Documentación a presentar en el Registro Mercantil

La documentación requerida incluye:

    • Las cuentas anuales.

    • Certificado del acuerdo de la Junta General.

    • El informe de gestión y de auditoría (cuando sea aplicable).

    • Declaración de información no financiera: si se cumplen ciertos requisitos existe la obligación de presentar una declaración adicional que incluye aspectos medioambientales, sociales y de gestión del personal. Esto suele limitarse a las grandes empresas.

    • Declaración de identificación del titular o titulares reales.

El registro de tu marca es un trámite que te va a ofrecer seguridad legal. Una vez completado, te otorgará el derecho a utilizar tu marca en el país o países en los que te hayas registrado.

Te vamos a contar las claves para entender todo el proceso.

Marca, nombre comercial y denominación social, ¿cuáles son las diferencias?

Según la OEPM (Oficina Española de Patentes y Marcas) el término “marca” se refiere al signo distintivo que identifica tu producto o servicio en el mercado. Esto puede ser una o varias palabras, o incluso una imagen. Dicho de otro modo: la marca comercial es la forma en que los clientes reconocen tus productos o servicios y la distinguen de los de la competencia.

Por su parte, el nombre comercial, que es el que muchos pequeños negocios registran junto con su logotipo, es el que la empresa adopta en el ámbito del tráfico mercantil y construye su identidad.

Sin embargo, la denominación social, también conocida como razón social, es el nombre formal que adopta una sociedad o empresa en sus estatutos en relación  a sus asuntos legales y administrativos.

Requisitos para registrar una marca o nombre comercial en España

El primer requisito es que la marca sea única y no esté registrada. Puedes verificar la disponibilidad de marca en la base de datos de la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM), a través de su web.

Además, la marca que desees registrar debe ser claramente diferenciable y no debe causar confusión con otras existentes en el mismo sector. En este sentido, se deben tener en cuenta tanto el nombre como los elementos gráficos.

También es importante que tengas clara la clasificación de registro, ya que determina cuánto cuesta registrar la marca.

El registro de una marca comercial en España se puede realizar de manera presencial o por Internet.

Una vez que presentes la solicitud, la OEPM revisará toda la documentación. Si no hay errores, la marca quedará registrada en un plazo de entre 8 y 14 meses. Si se presentaran oposiciones o hubiera algún tipo de fallo en la documentación, el proceso podría extenderse hasta 20 meses.

¿Hay que renovar el registro de marca?

El registro es válido durante 10 años. Pasado ese plazo, tendrás que renovarlo abonando la correspondiente tasa. Es recomendable tramitar la renovación online por agilidad y porque hacerlo de forma presencial tiene un sobrecoste de entre 17 y 24 euros.

¿Cuánto cuesta registrar una marca?

El precio de registro de una marca comercial en España varía dependiendo de la modalidad (individual o colectiva) y del número de servicios para los que se desee protección.

De forma global, estos son los precios de registrar una marca en España en 2024:

• Primera marca: 150,45 euros.

• Segunda marca y siguientes: 97,48 euros.

Si realizas el trámite de forma electrónica tendrás un 15 % de descuento en el momento del pago, con lo que los precios serán 127,88 y 82,84 euros respectivamente.

¿Qué tipo de ayudas se pueden solicitar?

La Oficina de Propiedad Intelectual de la Unión Europea (EUIPO), la Comisión Europea y las oficinas nacionales de PI de la UE lanzan nuevas ayudas europeas con un fondo de 20 millones de euros para Pymes y Autónomos. 

Se pueden solicitar las ayudas para actividades en materia de Propiedad Industrial.

• 75% de subvención en tasas para Marcas y Diseños a escala nacional y de la UE y un 50% para marcas Internacionales del Sistema de Madrid, con un máximo de 1.000€.

• 75% de subvención en tasas para Patentes a escala nacional y europea, con un máximo de 1.500€.

• 50% de subvención en Costes Jurídicos (honorarios de redacción) de Patentes europeas presentadas por Agentes Europeos de Patentes, con un máximo de 2.000€.

• 75% de subvención protección comunitaria de Variedades Vegetales a escala de la UE, con un máximo de 1.500€.

Puedes solicitar estas ayudas para la gestión de tu IP, relacionadas con Marcas, Diseños, Patentes y Variedades Vegetales de la UE e Internacionales si…

• Eres una PYME o Autónomo establecido en uno de los Estados miembros de la UE o Ucrania.

• Llevas a cabo una actividad económica, independientemente de su forma jurídica.

• No eres beneficiario de otra financiación con cargo a ningún otro régimen de la UE por las mismas actividades.

Plazo de presentación de solicitud: del 22 de enero de 2024 al 6 de diciembre de 2024.