Author - Grupo Coca Asesores

Una factura impagada es aquella que no se ha abonado dentro del plazo que se determinó en el momento de la facturación. Cuando entregamos una factura y hemos determinado junto al deudor que su pago no será inmediato, sino que se efectuará transcurrido un tiempo determinado, lo mejor es tomar una precaución muy sencilla. 

Basta con incluir una fecha, un periodo de tiempo acordado, para que el deudor sea consciente del plazo que tiene y, sobre todo, que no puede superar, para abonar el importe del producto o servicio que se le ha proporcionado.

Así, si se ha acordado el cobro a 30 días, incluir siempre dicha fecha tope hará que un día después de la misma ya podamos considerar que una factura está impagada.

¿Cuáles suelen ser los plazos de pago?

- 30 días: este es el plazo estándar en la mayoría de las transacciones comerciales.

- 60 días: algunos sectores, como la construcción o las administraciones públicas, suelen usar este plazo extendido. Por ley, este es el plazo máximo para abonar las facturas.

- Pago inmediato o a la recepción: en transacciones donde el riesgo de impago es alto, puede requerirse el pago al momento de la entrega del producto o servicio.

El plazo debería estar reflejado en la propia factura.

¿Cuándo reclamarla?

Los tiempos son una de las claves a la hora de reclamar una factura impagada. Hacerlo demasiado pronto puede ser percibido como agresivo, mientras que esperar demasiado tiempo puede reducir la efectividad de la reclamación.

Si el cliente tiene detrás un historial de impagos, el seguimiento debería ser más exhaustivo.

Sin embargo, el cauce habitual suele seguir estos pasos:

- Enviar un recordatorio: tras la fecha de vencimiento envía un recordatorio amable e informal recordando el impago de la factura.

- Enviar un segundo recordatorio: si no obtienes respuesta, envía un recordatorio más formal unos días después.

- Notifica un aviso de impago: si no obtienes respuesta y persiste el impago, notifica al cliente sobre las acciones que emprenderás.

¿Cómo reclamarla?

Recuperar una factura impagada implica seguir una serie de pasos estructurados para que aumenten las posibilidades de éxito:

Envía un recordatorio formal por escrito

Si las comunicaciones anteriores no han dado resultado, envía un aviso formal por escrito que incluya:

- Referencia a la factura impagada.

- Mención de las comunicaciones previas.

- Advertencia sobre acciones futuras en caso de continuar el impago.

Negocia un plan de pago

En algunos casos, el cliente retomará la comunicación y mostrará interés en abonar la factura, pero mediante un plan de pagos.

Negociar un plan de pagos a medida suele ser lo mejor para ambas partes, ya que permite la recuperación gradual del dinero sin comprometer la relación comercial con el cliente y sin invertir más tiempo en el proceso de reclamación.

Inicia la vía judicial

Si todos los pasos anteriores han fallado y tu paciencia se ha agotado, no te quedará más remedio que optar por la alternativa judicial. Para ello podrás iniciar un proceso que se conoce como procedimiento monitorio que tiene tres características:

- Si el importe no supera los 2.000 euros, no necesitarás un abogado.

- Es rápido, tu cliente tendrá un plazo de 20 días para pagar.

- De primeras no intervendrá el juez, simplificando el proceso.

Es una vía ideal para autónomos y pymes que necesitan reclamar el pago de pequeñas facturas.

¿Cómo iniciar este procedimiento?

- Reunir las pruebas documentales. Tendrás que aportar la propia factura, el presupuesto aceptado o un contrato. También puedes adjuntar emails y otras pruebas que ayuden a completar el proceso.

- Realizar la petición en el juzgado de primera instancia. Esta petición se debe hacer en el juzgado que corresponda con el domicilio del deudor.

Llegados a este punto, la mayoría de las facturas se suelen cobrar por la vía amistosa. Es decir, se suelen abonar dentro de los 20 días que da el juzgado.

¿Qué pasa si el cliente no paga y tampoco responde?

En este caso, se supone que acepta las condiciones y el pago de la deuda.

Si no abona la factura podría solicitarse el embargo de sus bienes.

¿Y si no reconoce la deuda?

Este sería el supuesto más complejo y delicado, ya que supondría iniciar un juicio con todo lo que eso supone en cuanto a plazos y gastos.

Cómo recuperar el IVA de una factura impagada

Primero, tendrás que declarar el IVA de la factura impagada. Es decir, aunque el cliente no te haya pagado, esta obligación fiscal se mantiene. Deberás incluirla en el trimestre correspondiente.

Podrás recuperar el IVA de esta factura impagada cumpliendo los siguientes requisitos:

- Que hayan pasado al menos seis meses desde la emisión de la factura impagada.

- Que hayas reclamado por vía judicial (procedimiento monitorio).

- Que hayas registrado la factura en tu contabilidad.

Si cumples lo anterior, puedes seguir estos pasos para recuperar el IVA:

- Emitir una factura rectificativa.

- Enviar la factura rectificativa a Hacienda en el plazo de un mes.

Por último, tendrás que declarar la factura rectificativa en el trimestre correspondiente.

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, el registro horario ha pasado de ser una recomendación a convertirse en una herramienta fundamental para el control de la jornada laboral en España. Esta obligación legal, nacida con el objetivo de combatir el fraude laboral y garantizar el respeto al tiempo de trabajo efectivo, se ha ido transformando progresivamente hacia modelos más precisos, tecnológicos y auditables. 

Si eres empresario y tienes contratados trabajadores debes saber que por ley has de llevar un registro del horario de tus empleados con contrato a tiempo parcial o a tiempo completo, e implantar sistemas de control para elaborar y gestionar el registro de la jornada laboral.

Además, se espera que para finales de 2025 entre en vigor la nueva ley de fichaje digital y reducción de jornada laboral.

Condiciones actuales del registro de la jornada laboral

Si bien ya en el contrato del empleado a tiempo parcial debe indicarse la distribución de la jornada laboral, el empresario debe cumplir por ley dos obligaciones adicionales a esta indicación y al registro diario del horario:

Realización del cómputo total por mes de horas ordinarias y extraordinarias y entrega de copia del resumen al trabajador junto a su nómina.

Conservación de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años. La información ha de estar disponible tanto para el trabajador como para la Inspección de Trabajo.

Información requerida para el registro de la jornada de trabajo

De esta forma, resulta fundamental para el empresario el registro de horarios de la jornada. Por tanto, debe disponer de una plantilla para gestionar su control y hacer una posterior entrega al trabajador.

Aunque no existe un modelo oficial el documento, debe contener la siguiente información:

- Identidad de la empresa.

- Identificación del trabajador.

- Especificación de la jornada de trabajo recogida en el contrato de trabajo.

- Detalle de las horas laborales, ordinarias y complementarias, realizadas y desglosadas por día efectivo de trabajo.

- Firma del representante legal de la empresa.

- Recibo del trabajador. 

La nueva ley de control horario de los trabajadores

Y ahora te vamos a contar algo importante, porque la legislación laboral en España va a experimentar cambios en 2025 con la introducción de una nueva ley que establecerá el fichaje digital obligatorio y la reducción de la jornada laboral.

Estas medidas buscan modernizar las relaciones laborales, mejorar la conciliación entre la vida personal y profesional, y garantizar una mayor transparencia en el control del tiempo de trabajo.

La nueva normativa propone una reducción progresiva de la jornada laboral máxima de 40 a 37,5 horas semanales, sin reducción salarial. Esta medida, no ha sido aprobada en votación parlamentaria y no está claro que vaya a salir adelante.

Se espera que entre en vigor antes del 31 de diciembre de 2025, dando a las empresas un período de adaptación para ajustar sus sistemas y procesos a la nueva normativa.

Además, la ley establece la obligatoriedad de un registro horario digital y telemático para todas las empresas, permitiendo a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social acceder de manera remota y en tiempo real a los registros de jornada.

Así, con este sistema se busca evitar irregularidades y garantizar el cumplimiento de la normativa laboral.

Requisitos para cumplir con la nueva ley

Para adaptarse a la nueva legislación, las empresas deberán cumplir con los siguientes requisitos:

- Implementación de sistemas de fichaje digital: las empresas deberán adoptar sistemas digitales de control horario que registren de manera precisa las horas de entrada y salida de los trabajadores, así como las pausas realizadas durante la jornada. Los sistemas manuales o en papel ya no serán válidos.

- Conservación de los registros: los registros de jornada deberán conservarse durante un mínimo de cuatro años y estar disponibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

- Accesibilidad para la inspección: los sistemas de registro deberán permitir el acceso remoto y en tiempo real por parte de la Inspección de Trabajo, facilitando la supervisión y detección de posibles incumplimientos.

- Derecho a la desconexión digital: se refuerza el derecho de los trabajadores a no ser contactados fuera de su horario laboral, salvo en situaciones de emergencia, promoviendo un equilibrio entre la vida laboral y personal.

¿Cuándo entra en vigor la nueva ley del fichaje digital obligatorio?

La entrada en vigor de la nueva ley está prevista para antes del 31 de diciembre de 2025, una vez que sea aprobada por el Congreso de los Diputados y publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE).

A partir de su publicación, las empresas dispondrán de un período de adaptación para implementar los sistemas de fichaje digital y ajustar sus procesos a la nueva jornada laboral.

El incumplimiento de la normativa conllevará sanciones económicas que pueden alcanzar hasta 10.000 euros por trabajador afectado, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Los negocios deben prepararse para un mayor control en los próximos años. El Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social 2025-2027, publicado recientemente en el Boletín Oficial del Estado (BOE), marca las líneas de actuación de los inspectores en los próximos años, y concentra sus esfuerzos varias actuaciones que podrían afectar a miles de autónomos y pymes.

El Plan Estratégico constituye la guía de actuación de la Inspección de Trabajo con el objetivo de garantizar un alto nivel de calidad en los servicios públicos y proteger los derechos laborales de las personas trabajadoras.

Incluye medidas concretas para combatir el fraude laboral, controlar la jornada y los salarios, prevenir accidentes y promover la igualdad en el trabajo.

Estos son los objetivos principales del Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo 2025-2027:

Control en la contratación laboral

El Plan pone el foco en detectar irregularidades en contratos temporales, fijos discontinuos y extinción de contratos por periodo de prueba:

- Refuerzo de actuaciones inspectoras mediante planes de choque y cruces masivos de datos.

- Nuevas reglas de detección del fraude en la contratación temporal y fijos discontinuos.

- Regularización de relaciones laborales que no cumplan con los requisitos de intermitencia o estacionalidad legal.

- Control de abusos en la extinción de contratos para evitar eludir indemnizaciones y derechos de los trabajadores.

Especial  incidencia en las empresas que recurran de manera reiterada a la extinción de contratos durante el período de prueba. Por ello, se van a imponer sanciones bajo este motivo que pueden alcanzar hasta 1.000 euros por contrato utilizado de forma indebida.  Se vigilarán especialmente estos tres indicios de fraude:

- Extinción de contratos por no superar el período de prueba tras alcanzar su duración máxima. 

- Uso reiterado de la extinción de contratos como práctica habitual. 

- Contratación sucesiva de diferentes personas para el mismo puesto con esta modalidad. 

Garantizar el derecho al descanso y a la limitación de la jornada laboral 

El Plan refuerza el derecho a la conciliación y a la salud laboral controlando irregularidades en la jornada laboral y horas extra con las siguientes medidas:

- Modificación del registro de jornada para garantizar su autenticidad e integridad.

- Nuevas reglas para detectar incumplimientos de tiempo de trabajo y distribución irregular de la jornada.

- Control del derecho a la desconexión digital considerando riesgos psicosociales y vulneración de la intimidad.

Derecho al salario

Se potenciarán actuaciones para asegurar el cumplimiento del Salario Mínimo Interprofesional (SMI) y otras obligaciones retributivas:

- Nuevos cruces de datos para controlar salarios en sectores sin convenio y colectivos vulnerables.

- Supervisión de pagos relacionados con el Complemento de Apoyo al Empleo.

- Control del cumplimiento de convenios colectivos y regularización de cotizaciones a la Seguridad Social.

Control de despidos colectivos e individuales

Se vigilará el cumplimiento de la normativa en despidos colectivos y prácticas de despidos individuales de contratos indefinidos para evitar fraudes o irregularidades.

Prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales 

El Plan refuerza la prevención de riesgos laborales en sectores con mayor siniestralidad.

- Investigación exhaustiva de accidentes y muertes en el trabajo.

- Identificación de causas y sensibilización sobre riesgos laborales.

- Planes de acción con agentes sociales y organismos para reducir accidentes graves y mortales.

- Campañas de vigilancia en sectores feminizados o con alta infradeclaración de contingencias profesionales.

- Promoción de la prevención de enfermedades profesionales mediante vigilancia de la salud y protocolos adecuados

Igualdad, inclusión y no discriminación laboral

El Plan también aborda igualdad y prevención de sesgos, especialmente en empresas que utilizan algoritmos para la toma de decisiones:

- Difusión de derechos y competencias de la Inspección en igualdad y no discriminación.

- Acceso fácil a la Inspección para denunciar situaciones discriminatorias.

- Control de sesgos en la inteligencia artificial utilizada en procesos de selección o gestión laboral.

- Campañas específicas de igualdad laboral para personas LGTBI y colectivos vulnerables.

Control de bonificaciones y ayudas al empleo

Se reforzará la supervisión del uso correcto de bonificaciones y ayudas a la Seguridad Social para fomentar la contratación:

- Cruces masivos de datos para detectar bonificaciones indebidas.

- Intercambio de información con el SEPE y las comunidades autónomas.

- Aplicación de sanciones por uso incorrecto de subvenciones y ayudas al empleo.

Falsos autónomos y plataformas digitales

El nuevo Plan Estratégico vuelve a situar en el punto de mira a los falsos autónomos, una figura que, según advirtió la Inspección, sigue siendo utilizada por algunas empresas para abaratar costes laborales y reducir cotizaciones. En este caso, la novedad es el refuerzo del cruce de información entre la Agencia Tributaria y la Seguridad Social, que permitirá detectar de manera más sistemática aquellos casos en los que la relación laboral encubierta es evidente.

Cotización de autónomos y nuevas obligaciones en la Seguridad Social.

El nuevo Plan Estratégico dedica un apartado específico a los trabajadores autónomos, que estarán bajo una vigilancia más intensa en los próximos años. La Inspección ha anunciado una campaña conjunta con la Tesorería General de la Seguridad Social para comprobar que las cotizaciones se ajustan al sistema de ingresos reales, en vigor desde enero de 2023.

Teletrabajo internacional bajo la lupa.

Una de las principales novedades del Plan Estratégico 2025-2027 es el control del teletrabajo internacional. La Inspección advierte que, aunque aún se trata de algo residual, cada vez más empresas están contratando en el extranjero a profesionales que realizan desde allí las mismas funciones que un trabajador en España, pero con sueldos más bajos y sin cotizar al sistema español.

El documento oficial señala que se reforzará la cooperación entre la Inspección de Trabajo, la Seguridad Social y la Agencia Tributaria para identificar estas situaciones. El objetivo es determinar si esos trabajadores deben estar incluidos en el sistema de Seguridad Social español y exigir la regularización de las cotizaciones cuando corresponda. Para ello, se elaborará una guía de actuación específica y se formará a los inspectores en esta materia.

Sectores de mayor vigilancia: transporte, construcción y logística

El Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo 2025-2027 identifica a varios sectores donde el riesgo de fraude laboral es más elevado. Entre ellos destacan el transporte, la construcción y la logística, actividades en las que es habitual recurrir a cadenas de subcontratación o a figuras de dudosa legalidad, como las empresas buzón o las falsas cooperativas.

Verifactu es un sistema de facturación electrónica que surge con el objetivo de digitalizar y controlar el proceso de emisión de facturas en tiempo real.

De este modo, la AEAT pretende tener un mayor control sobre las operaciones comerciales, eliminando la posibilidad de que se emitan facturas falsas o duplicadas, reduciendo así el fraude fiscal.

En la práctica, Verifactu obliga a empresas y autónomos a generar y registrar sus facturas en un formato electrónico específico y enviarlas de forma automática a la AEAT en el momento en que se emiten.

Con ello, cada factura emitida recibirá un código único (CIF), lo que garantiza que todas las transacciones estén perfectamente identificadas y controladas por Hacienda.

Además, el sistema funciona como una especie de almacén centralizado de facturas, permitiendo a la AEAT tener acceso directo a la información de todas las facturas emitidas y recibidas por una empresa o negocio.

¿Cuándo entra en vigor?

En abril de 2025 el Consejo de Ministros aprobó una modificación del reglamento de facturación que proporciona más tiempo a autónomos y empresas para cumplir con la Ley Antifraude. 

Así, según el Real Decreto 254/2025 publicado en el BOE, los nuevos plazos para adaptarse a la normativa de la lucha contra el fraude son:

- Productores y comercializadores de software: nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial para certificar sus productos.

- Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades: hasta el 1 de enero de 2026.

- Autónomos y pequeñas empresas: hasta el 1 de julio de 2026.

¿Quiénes deben usar Verifactu?

El uso de Verifactu será obligatorio para todos aquellos contribuyentes que emitan facturas:

- Autónomos.

- Pymes.

- Grandes empresas.

Por tanto, la gran mayoría de negocios o profesionales que realicen operaciones de venta de bienes o servicios estarán obligados a usar este sistema de facturación electrónica.

Aunque el sistema va a afectar a la gran mayoría de autónomos y empresas, es recomendable que permanezcas atento a los anuncios de la AEAT para estar bien informado sobre los detalles de su implementación en función de tu actividad económica.

Cómo implementar Verifactu en tu empresa

- Adquirir un software de facturación compatible: para poder emitir facturas a través de Verifactu, necesitarás un programa de facturación que cumpla con los requisitos establecidos por la AEAT. Muchas plataformas de facturación electrónica ya están adaptando sus sistemas para cumplir con este nuevo marco.

- Capacitación y adaptación interna: tanto si eres autónomo como si tienes una pyme, será necesario que te formes en el uso del nuevo sistema de facturación para asegurarte de realizar correctamente todos los procesos de emisión de facturas.

- Conexión con la AEAT: tu software de facturación debe estar conectado con la plataforma de Verifactu para enviar las facturas de forma automática. Así, no tendrás que preocuparte de hacerlo manualmente.

- Estar al día de la normativa: es importante que estés actualizado sobre la normativa relacionada con Verifactu, y que te asegures de que el sistema que usas cumple con todos los requisitos legales.

¿Qué datos se envían a la AEAT con este sistema?

Verifactu permite que la AEAT reciba una serie de datos de cada factura que emitas. Entre los más importantes se encuentran:

- Fecha de emisión de la factura.

- Número de factura.

- Identificación del emisor y del receptor (NIF o NIE).

- Base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA.

Estos datos serán usados por la AEAT para hacer un control riguroso de las operaciones comerciales, evitando fraudes fiscales y facilitando la supervisión en tiempo real de las transacciones económicas.

Sanciones que te pueden caer por no aplicar bien Verifactu

Si no cumples con Verifactu correctamente, ya sea usando software de facturación que no cumple los requisitos legales o emitiendo facturas de forma incorrecta, puedes enfrentarte a sanciones importantes. 

Por ello, para terminar, te vamos a contar cuáles son los principales riesgos que se corren.

1. Multas por usar software no conforme: La legislación exige que los programas de facturación garanticen integridad, trazabilidad, conservación y accesibilidad de los registros. Si tu sistema falla en alguno de estos puntos o no esté homologado, puedes recibir una multa de hasta 50.000 euros por cada ejercicio fiscal.

2. Sanciones específicas para fabricantes o comercializadores: Si eres quien desarrolla o distribuye programas de facturación, y esos programas no respetan los requisitos (por ejemplo, permiten modificar facturas sin dejar huella), la sanción puede ser aún mayor: hasta 150.000 euros por cada tipo de software y por año en el que se comercializa un software con esas deficiencias.

3. Sanciones por no emitir facturas electrónicas cuando corresponde: Si entre empresas (B2B) estás obligado a emitir factura electrónica pero no lo haces, o la factura no incluye todos los datos que exige la normativa, puede haber sanciones adicionales, que en algunos casos llegan a 10.000 euros dependiendo del volumen, la gravedad y si es algo repetido.

4. Requisitos de conservación y alteración de registros: No conservar debidamente las facturas (emitidas o recibidas) durante los plazos legales, o utilizar sistemas que permitan alteraciones sin registro, también puede derivar en sanciones. En algunos casos son fijas, en otros proporcionales al importe afectado.

5. Gravedad, reincidencia y funcionamiento intencionado: Y las multas pueden ser mayores si la infracción es considerada grave, si ha habido intención de fraude, o si se repite la conducta en distintos ejercicios fiscales.  Incluso si no hay perjuicio económico evidente, el mero incumplimiento técnico puede ser sancionable.

Particularidades en Navarra: ¿qué ocurre con Verifactu y la factura electrónica?

Es importante destacar que la situación en Navarra es diferente al resto del territorio español, ya que cuenta con su propia Hacienda Foral y, por tanto, con normativa específica.

En la actualidad, los contribuyentes navarros no están obligados a aplicar el sistema Verifactu ni el sistema Ticket Bai que ya funciona el País Vasco. Navarra todavía no ha implantado un sistema propio de envío inmediato de facturas, aunque se prevé que en los próximos años se desarrolle una solución similar.

Respecto a la factura electrónica promovida por la Ley “Crea y Crece”, tampoco existe obligación en Navarra hasta que se apruebe el reglamento correspondiente a nivel estatal, que continúa pendiente en las Cortes.

Como novedad, el 3 de septiembre de 2025 el Gobierno Foral de Navarra anunció la inclusión del NaTicket dentro de su Plan de Lucha Contra el Fraude 2025-2027. Este futuro sistema buscará remitir de forma inmediata los registros de facturación a la Hacienda Foral de Navarra. Sin embargo, de momento no se han concretado plazos, contribuyentes afectados ni condiciones de aplicación.

Recomendación: aunque hoy en día los obligados tributarios navarros no tienen que adaptarse todavía a Verifactu ni a la factura electrónica, conviene ir siguiendo las novedades y valorar soluciones informáticas de facturación que permitan una transición más sencilla cuando se implante el sistema foral.