Author - Grupo Coca Asesores

Recuerde que en enero su empresa debe calcular la retención de IRPF que aplicará a sus trabajadores, según las retribuciones previstas y su situación familiar. Ofrezca a sus trabajadores la posibilidad de rellenar un modelo 145 e indicar si sus circunstancias han cambiado.

Con el comienzo del año resulta imprescindible revisar cómo se están calculando las retenciones del IRPF aplicables a la plantilla. No se trata de un mero trámite administrativo, sino de una obligación que, si se gestiona de forma incorrecta, suele generar incidencias tanto para la empresa como para las personas trabajadoras.

Uno de los elementos clave en este proceso es la correcta solicitud, actualización y conservación del modelo 145, documento a través del cual el perceptor de rendimientos del trabajo comunica su situación personal y familiar al pagador.

A continuación, le recordamos los aspectos esenciales que conviene tener presentes.

1. Solicitud del modelo 145 al inicio de la relación laboral

Cada vez que se incorpora una persona trabajadora a la empresa, la persona trabajadora debe facilitarse el modelo 145 en el que comunique sus datos personales y familiares antes de iniciar la relación laboral o, como máximo, antes del primer devengo salarial.

Este documento es la base sobre la que se calcula el tipo de retención que se aplicará en nómina desde el primer momento.

Si el trabajador no entrega el modelo, la normativa obliga a calcular la retención como si se tratara de una persona soltera, sin descendientes ni ascendientes a cargo, lo que normalmente se traduce en una retención más elevada.

No disponer del modelo 145 no autoriza a "ajustar a criterio" la retención: en ausencia del documento, debe aplicarse la situación más desfavorable para el trabajador.

2. Revisión anual y comunicación de cambios en enero

Aunque el modelo 145 no debe presentarse cada año de forma automática, enero es el momento idóneo para recordar a la plantilla que comunique cualquier variación que se haya producido en su situación personal o familiar.

Existen cambios que alteran de forma directa el tipo de retención: nacimiento de hijos, reconocimiento de discapacidad, resoluciones judiciales que establecen pensiones compensatorias o anualidades por alimentos, o modificaciones relevantes en los ingresos previstos.

Cuando el cambio suponga un aumento del tipo de retención y sea posible regularizarlo durante el ejercicio, la comunicación debe realizarse en un plazo de diez días desde que se produce la circunstancia.

Los cambios no comunicados a tiempo no eximen de responsabilidad: el ajuste llegará más tarde, normalmente en la declaración de la renta.

3. Cómo debe realizarse el cálculo de la retención

El cálculo correcto de la retención exige una previsión realista de los ingresos anuales del trabajador. Para ello deben tenerse en cuenta:

• El salario fijo anual, calculado multiplicando el salario mensual por doce y sumando las pagas extraordinarias cuando no estén prorrateadas.
• Las retribuciones variables previsibles, computando al menos las percibidas el año anterior, salvo que existan elementos objetivos que acrediten una disminución.
• Las retribuciones en especie, valoradas conforme a su normativa fiscal específica.

Estos datos deben cruzarse con la información facilitada en el modelo 145, que es la que legitima el tipo de retención aplicado.

Aunque existan dudas sobre la veracidad de los datos declarados por el trabajador, la empresa debe calcular la retención conforme a lo comunicado y conservar el modelo firmado.

4. Conservación del modelo 145 y documentación asociada

El modelo 145 firmado debe conservarse junto con el resto de documentación laboral del trabajador. No es un documento accesorio ni prescindible: es la prueba de que la empresa actuó conforme a la información facilitada.

En caso de comprobación por parte de la Administración tributaria, disponer del modelo correctamente cumplimentado suele marcar la diferencia entre una incidencia menor y un problema mayor.

La falta de archivo del modelo 145 puede trasladar la responsabilidad a la empresa, incluso cuando el error proviene del trabajador.

5. Consecuencias del incumplimiento

Para el trabajador, no comunicar cambios o facilitar datos incorrectos puede dar lugar a sanciones relevantes, con recargos que pueden oscilar entre el 35 % y el 150 % de las cantidades no retenidas correctamente.

Para la empresa, no conservar el modelo o calcular mal la retención puede derivar en regularizaciones, requerimientos y responsabilidades tributarias innecesarias.

Las incidencias por retenciones suelen aparecer con retraso, cuando ya es más difícil corregirlas sin impacto económico.

6. Ventajas de una gestión ordenada del modelo 145

Cuando la información está actualizada, el trabajador evita ajustes bruscos en su declaración del IRPF y mantiene una retención coherente con su situación real.

Para la empresa, una gestión ordenada reduce recalculaciones a mitad de ejercicio, incidencias con la plantilla y riesgos en caso de revisión.

Por este motivo, resulta recomendable entregar en enero una breve circular interna a los trabajadores, acompañada de un ejemplar del modelo 145, recordando la importancia de revisar sus datos.

Un pequeño recordatorio en enero suele evitar muchos problemas en junio.

La AEPD ha actualizado su guía sobre protección de datos en las relaciones laborales, reforzando criterios que muchas empresas dan por asumidos, pero que siguen generando errores frecuentes en la práctica diaria.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado en su web la guía actualizada "La protección de datos en las relaciones laborales", un documento extenso y de orientación práctica que revisa cómo debe aplicarse el RGPD y la LOPDGDD en todas las fases de la relación laboral, desde la selección hasta la extinción del contrato, pasando por el control empresarial, la vigilancia de la salud o el uso de tecnologías.

No se trata de una norma nueva, pero sí de un documento de referencia clara para la AEPD, que consolida criterios, advierte de malas prácticas frecuentes y anticipa el enfoque que se seguirá en actuaciones inspectoras y procedimientos sancionadores.

A continuación, LES resumimos los aspectos más relevantes.

1. Principios generales que deben guiar cualquier tratamiento de datos laborales

La AEPD recuerda que el dato personal en el ámbito laboral es un concepto amplio, que incluye no solo datos identificativos, sino también valoraciones, evaluaciones de desempeño, registros internos, imágenes, audios o información inferida.

Puntos clave:

• El consentimiento del trabajador rara vez es una base jurídica válida, por el desequilibrio existente en la relación laboral.
• La base principal del tratamiento suele ser:
  • La ejecución del contrato de trabajo, o
  • El cumplimiento de una obligación legal.
• El interés legítimo empresarial solo es válido si supera un juicio estricto de proporcionalidad.
• Se refuerza el principio de minimización: no todo lo que resulta útil para la empresa es necesario desde el punto de vista legal.

Atención. Muchos incumplimientos no derivan de grandes sistemas tecnológicos, sino de la recogida excesiva de datos "por si acaso".

2. Información y transparencia: no basta con incluir una cláusula genérica

La guía insiste en que el deber de información forma parte esencial del derecho fundamental a la protección de datos.

Aspectos relevantes:

• La información debe ser clara, comprensible y no excesivamente técnica.
• Es recomendable el modelo de información por capas.
• Debe informarse:
  • En el momento de la recogida de datos, o
  • En un plazo máximo de un mes si los datos no proceden directamente del trabajador.
• Incluir una cláusula informativa en el contrato no equivale a obtener consentimiento.

Atención. Muchas empresas confunden informar con legitimar el tratamiento. Son planos distintos.

3. Derechos de las personas trabajadoras: especial atención al acceso y a la supresión

La AEPD dedica un bloque amplio a los derechos ARSULIPO (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición).

Puntos especialmente sensibles:

• El derecho de acceso incluye evaluaciones, informes internos y valoraciones.
• La supresión no implica borrado inmediato: antes debe producirse el bloqueo de los datos cuando exista obligación legal de conservación.
• El bloqueo exige medidas técnicas reales que impidan el uso del dato.

Atención. Eliminar datos sin bloquearlos previamente puede ser tan incorrecto como conservarlos indefinidamente.

4. Selección y contratación: límites claros a preguntas, redes sociales y vida laboral

En los procesos de selección, la AEPD refuerza criterios ya conocidos, pero a menudo incumplidos:

• Solo pueden solicitarse datos relevantes para el puesto.
• No es lícito investigar redes sociales, aunque los perfiles sean públicos, salvo que exista justificación objetiva y se haya informado previamente.
• No pueden formularse preguntas personales, familiares o médicas ajenas al puesto.
• La solicitud del informe de vida laboral solo es admisible bajo un interés legítimo bien delimitado y con alcance mínimo.

Atención. Muchas reclamaciones se originan en entrevistas mal planteadas, no en el contrato.

5. Desarrollo de la relación laboral: nóminas, productividad y denuncias internas

Durante la relación laboral, la guía aborda cuestiones de alto impacto práctico:

• Publicación de datos de productividad: solo cuando sea estrictamente necesario.
• Nóminas: especial cuidado con accesos internos y envíos erróneos.
• Sistemas de denuncias internas (whistleblowing):
  • Acceso restringido,
  • Confidencialidad reforzada,
  • Plazos de conservación muy concretos.

Atención. El acceso interno indebido a datos laborales es una de las infracciones más habituales.

6. Control de la actividad laboral: videovigilancia, geolocalización y detectives

Este es uno de los bloques más sensibles de la guía.

Criterios clave:

• El control empresarial es legítimo, pero no ilimitado.
• Videovigilancia:
  • Prohibida en zonas sensibles (aseos, vestuarios),
  • Requiere información previa clara.
• Geolocalización:
• Solo durante la jornada,
• Con finalidad concreta y proporcional.
• Admisibles solo como medida excepcional y proporcionada.
• Detectives privados:

Atención. El problema no suele ser el sistema, sino el exceso en su uso.

7. Representación legal y sindical: cesiones y publicaciones de datos

La AEPD recuerda que los representantes de las personas trabajadoras:

• Pueden acceder a datos solo cuando exista habilitación legal,
• Deben respetar los mismos principios de confidencialidad y minimización,
• No pueden publicar datos personales indiscriminadamente en tablones o comunicaciones.

Atención. La condición de representante no exime del cumplimiento del RGPD.

8. Vigilancia de la salud y datos médicos: especial protección

La guía dedica un bloque completo a los datos de salud, considerados categoría especial:

• El acceso de la empresa debe limitarse a conclusiones de aptitud.
• Las historias clínicas no son accesibles para la empresa.
• Wearables y nuevas tecnologías exigen evaluación de impacto previa.

Atención. Cualquier filtración de datos de salud tiene un riesgo sancionador muy elevado.

La publicación de la AEPD no introduce obligaciones nuevas, pero sí consolida criterios que ya se están aplicando en inspecciones y sanciones. El mensaje es claro: la protección de datos en el ámbito laboral no es un trámite documental, sino una gestión continua del riesgo.

Desde el despacho le recomendamos:

• Revisar procesos de selección y entrevistas,
• Auditar sistemas de control laboral,
• Actualizar cláusulas informativas y políticas internas,
• Formar a mandos intermedios y personal con acceso a datos.

Una prevención adecuada evita conflictos, reclamaciones y sanciones que, en este ámbito, suelen llegar cuando el problema ya es visible.

No todo cambio de empresa implica una sucesión empresarial en sentido legal, y el Tribunal Supremo lo recuerda con claridad. Un acuerdo privado entre empresas no basta para trasladar relaciones laborales sin más consecuencias.

La primera idea que conviene fijar «y que conviene tener presente» es que no todos los cambios de empresa encajan en el esquema clásico de sucesión empresarial. Para que opere automáticamente la subrogación prevista en el artículo 44 del Estatuto de los Trabajadores (ET) es necesario algo más que un relevo "de hecho": debe existir transmisión real de una unidad productiva, con medios materiales, organización o elementos patrimoniales que mantengan su identidad.

Cuando esto no sucede -no hay traspaso de activos, ni clientela, ni estructura organizativa- no estamos ante una sucesión legal, aunque así se presente o se intente vestir jurídicamente.

• Atención. Si no hay transmisión efectiva de la actividad, aplicar el artículo 44 ET de forma automática supone un riesgo jurídico elevado.

La subrogación contractual sí es posible, pero no automática

En estos supuestos entra en juego una figura distinta: la subrogación contractual. Es decir, una cesión de contratos de trabajo pactada entre empresas, normalmente mediante acuerdos privados.

El Tribunal Supremo (TS) recuerda que este tipo de subrogación no es ilícita en sí misma. Puede hacerse. Pero no funciona sola ni por inercia. Requiere un requisito esencial: el consentimiento del trabajador afectado, conforme al artículo 1205 del Código Civil (CC), que regula la sustitución de deudor en una relación obligacional.

Dicho de otro modo: aunque las empresas estén de acuerdo, el contrato de trabajo no "viaja" sin la conformidad de quien presta servicios.

• Atención. El acuerdo entre empresas no sustituye el consentimiento individual del trabajador, ni siquiera si existe aval sindical o representación legal.

El consentimiento del trabajador no es una formalidad menor

Ese consentimiento puede ser expreso (por escrito, de forma clara) o tácito, deducido de hechos concluyentes. Ahora bien, la Sala es especialmente prudente al valorar este último.

No puede hablarse de aceptación tácita cuando el trabajador, nada más conocer la situación, la impugna sin dilación, presenta papeleta de conciliación o cuestiona la subrogación de manera inmediata. Un margen de pocos días no convierte el silencio en conformidad.

Aquí el Supremo es rotundo: no todo comportamiento pasivo equivale a aceptar el cambio de empleador.

Si el trabajador reacciona de forma inmediata, no puede presumirse consentimiento tácito bajo ningún concepto.

 ¿Qué ocurre si el trabajador no consiente la subrogación?

La consecuencia es clara, aunque a veces se pase por alto: la relación laboral sigue vinculada a la empresa originaria, con la que se firmó el contrato.

Eso significa que la empresa inicial conserva la responsabilidad laboral y puede, en su caso, adoptar decisiones extintivas, suspensivas o modificativas conforme al ordenamiento jurídico. Pero lo que no puede hacer es dar por "trasladado" el contrato sin base legal suficiente.

En el caso analizado, el despido llevado a cabo por la empresa de origen fue declarado improcedente, con obligación de indemnizar, y la empresa receptora quedó al margen de la condena.

• Atención. Una subrogación mal planteada puede acabar generando despidos improcedentes y costes indemnizatorios evitables.

Consecuencias

Esta sentencia obliga a extremar la cautela en procesos de reorganización, cierres de centros, acuerdos entre empresas del mismo grupo o externalizaciones "de conveniencia".

No basta con entender que los contratos se recolocan. Hay que analizar si existe verdadera sucesión empresarial, si un convenio colectivo impone la subrogación o, en su defecto, si se ha recabado correctamente el consentimiento individual de cada trabajador afectado.

La línea divisoria está clara, y cruzarla sin cuidado tiene consecuencias.

Antes de plantear una subrogación, conviene revisar el encaje jurídico real y documentar adecuadamente el consentimiento cuando sea necesario.

Si este tipo de situaciones encajan con su realidad empresarial o con procesos en curso, es recomendable analizarlas con antelación y no cuando el problema ya está sobre la mesa.

Preguntas y Respuestas

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1. ¿Es automática la subrogación de trabajadores en todo cambio de empresa?

No, la subrogación de trabajadores no es automática en todo cambio de empresa. No todo relevo entre empresas implica una sucesión empresarial en sentido legal, según ha recordado el Tribunal Supremo.

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2. ¿Qué exige la subrogación automática prevista en el artículo 44 del Estatuto de los Trabajadores?

Para que opere automáticamente la subrogación del artículo 44 ET se requiere algo más que un mero cambio de empresa: debe existir una transmisión real de una unidad productiva con medios materiales, organización o elementos patrimoniales que mantengan su identidad.

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3. ¿Qué sucede si no existe transmisión efectiva de actividad, activos o estructura organizativa?

Cuando no hay traspaso de activos, clientela o estructura organizativa, no se considera que exista una sucesión empresarial conforme a la ley, aunque las empresas así lo quieran presentar.

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4. ¿Qué riesgos conlleva aplicar automáticamente la subrogación sin transmisión efectiva?

Aplicar el artículo 44 ET de forma automática, sin transmisión efectiva de actividad o elementos patrimoniales, supone un riesgo jurídico elevado.

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5. ¿Es posible la subrogación contractual pactada entre empresas?

Sí, es posible una subrogación contractual pactada entre empresas mediante acuerdo privado, pero dicha subrogación no es automática.

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6. ¿Qué requisito esencial exige la subrogación contractual pactada?

La subrogación contractual entre empresas requiere el consentimiento del trabajador afectado, conforme al artículo 1205 del Código Civil, que regula la sustitución de deudor en una relación obligacional.

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7. ¿Puede el consentimiento del trabajador ser tácito?

El consentimiento puede ser expreso (escrito y claro) o tácito, deducido de hechos concluyentes. Sin embargo, el Tribunal Supremo es muy prudente al valorar el consentimiento tácito, especialmente cuando el trabajador se opone a la subrogación de forma inmediata.

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8. ¿Implica el silencio del trabajador su aceptación a la subrogación?

No. No todo comportamiento pasivo equivale a aceptar el cambio de empleador. Si el trabajador impugna, presenta papeleta de conciliación o se opone de forma inmediata, no puede presumirse su consentimiento tácito.

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9. ¿Qué ocurre si el trabajador no consiente la subrogación?

La relación laboral sigue vinculada a la empresa de origen, que mantiene la responsabilidad laboral. La empresa de origen puede adoptar decisiones extintivas, suspensivas o modificativas, pero no puede considerar trasladado el contrato sin base legal suficiente.

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10. ¿Qué consecuencias prácticas puede tener una subrogación mal gestionada?

Una subrogación mal planteada puede acabar generando despidos improcedentes y costes indemnizatorios evitables.

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11. ¿Qué recomendaciones se derivan ante posibles subrogaciones?

Se debe analizar si existe verdadera sucesión empresarial, si algún convenio colectivo impone la subrogación o, en su defecto, recabar correctamente el consentimiento individual de cada trabajador. Es fundamental documentar adecuadamente este consentimiento y revisar el encaje jurídico antes de proceder.

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12. ¿Qué más se recomienda a empresas ante dudas sobre estos procesos?

Se recomienda analizar estas situaciones con antelación a cualquier proceso de reorganización, cierre de centros, acuerdos entre empresas o externalizaciones, y no esperar a que el problema ya esté sobre la mesa.

Desde que el permiso por hospitalización se amplió a cinco días, son muchas las empresas que no saben cómo gestionarlo. Cuándo empieza, cuándo acaba, qué documento hay que pedir o si puede suspenderse antes. A veces el problema no está en el permiso en sí, sino en cómo se acredita. La ley pide “justificación oportuna”, pero no siempre está claro qué significa eso. Lo explicamos de forma sencilla…

Queríamos comentarles un tema que suele dar más de un quebradero de cabeza en las empresas y que, últimamente, está generando bastantes consultas: los permisos por hospitalización de un familiar.

El caso es el de siempre, un trabajador pide cinco (5) días porque un familiar está ingresado, pero el ingreso no dura tanto o se sospecha que quizá no es tan prolongado. Y aquí llega la duda razonable: ¿puede la empresa pedirle que lo justifique? ¿Qué pasa si no entrega ningún documento? La respuesta, como casi todo en materia laboral, depende de los matices.

El Estatuto de los Trabajadores (ET), en su artículo 37, dice que el empleado tiene derecho a 5 días retribuidos cuando hay hospitalización o intervención quirúrgica sin hospitalización que requiera reposo domiciliario de su cónyuge, pareja de hecho, parientes hasta segundo grado (consanguinidad o afinidad), o de una persona que conviva con él y necesite cuidados.

Hasta aquí todo claro. Pero la clave está en que la ley exige aviso y justificación. Y eso significa que el trabajador debe acreditar que el hecho causante realmente existe.

Por tanto, la empresa puede pedir un justificante. No se trata de desconfiar, sino de cumplir con el procedimiento. Si el empleado no lo acredita, la ausencia puede considerarse como no justificada, con las consecuencias que prevea el convenio (falta leve, grave o muy grave, según el caso).

Documentación.  No hace falta un papeleo excesivo. Lo lógico es pedir algo que acredite la situación: un informe o parte de hospitalización, o un documento médico donde conste la fecha de ingreso y, si procede, la necesidad de reposo domiciliario. También puede pedirse algo que acredite el vínculo familiar si no es evidente. Lo que no se puede hacer es exigir documentos o certificados que vayan más allá de lo que establece la ley o el convenio. Si el convenio solo dice "justificación oportuna", no podemos imponer modelos o certificados oficiales.

¿Cuándo termina el permiso?

Aquí viene otra duda habitual. El permiso dura 5 días hábiles, pero no necesariamente se disfrutan completos si la hospitalización termina antes. Si el familiar recibe el alta al tercer día y no necesita reposo, el permiso finaliza ahí. En cambio, si sigue en casa y requiere cuidados, el trabajador puede agotar los cinco días, siempre que lo acredite.  Lo recomendable es pedir también el informe de alta hospitalaria, donde conste si hay reposo domiciliario o no. Eso evita malentendidos y posibles conflictos.

El Tribunal Supremo ha aclarado que los permisos retribuidos -como este- deben disfrutarse en días laborables, no naturales. Y que el cómputo empieza el primer día laborable posterior al hecho causante. Tiene lógica: el permiso solo tiene sentido cuando hay que acudir al trabajo.

Por tanto, si el ingreso fue un domingo, el permiso empezará a contarse el lunes (o el primer día que el trabajador tuviera que trabajar).

Desde nuestra experiencia, lo más sensato en estos casos es actuar con equilibrio. Pedir la documentación, sí, pero con tacto. Un simple justificante médico y la fecha del ingreso son suficientes. Si el trabajador actúa de buena fe, no hay motivo para dudar.

Eso sí, si no entrega ningún documento ni acredita nada, la empresa puede tratarlo como ausencia injustificada. Conviene dejarlo reflejado por escrito y comunicarle formalmente que debe reincorporarse en cuanto deje de existir la causa del permiso.

En estos supuestos, lo importante es documentar bien: solicitud, respuesta de la empresa y justificantes. Así se evita que una situación sensible termine en conflicto disciplinario.

En todo caso, nuestro despacho puede ayudarles a revisar cómo gestionar estos permisos, preparar un modelo de solicitud y dejar claras las reglas en el reglamento interno o en los protocolos de RRHH. Porque a la larga, lo que más conflictos evita es tener las cosas claras y por escrito.