Información General

La nómina es un documento que la empresa tiene que entregar obligatoriamente a cada trabajador. En ella, aparecen reflejados una serie de datos sobre la compañía, el tipo de trabajo que has realizado, el periodo trabajado, así como diferentes cantidades económicas. Es el recibo del pago de tu salario, pero también el justificante de lo que, como trabajador, has pagado a la Seguridad Social, así como de las retenciones que te han practicado a cuenta del Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF). Además, al ir completada y firmada por la empresa, es un documento que tiene valor legal en caso de que haya algún problema relacionado con la misma.

La nómina actúa como un justificante de los pagos realizados a la Seguridad Social y las retenciones del IRPF pero también como un recibo de salarios, y como tal, debe contener información relativa al tipo de trabajo realizado y a las cantidades percibidas por diferentes conceptos.

PARTES DE UNA NÓMINA

Las partes básicas de una nómina son:

• Encabezado

• Devengos

• Deducciones

• Líquido a percibir

• Bloque de sello y firmas

En cada una de las partes encontrarás datos diferentes que debes conocer para interpretar correctamente este documento.

ENCABEZADO

La normativa obliga a incluir una serie de datos en la nómina, que sirven para identificar la empresa y a ti como trabajador, ante el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), la Seguridad Social y la Agencia Tributaria. ¿Qué información debe constar en el encabezado de una nómina?

En la parte de la empresa aparecerá:

• Denominación social
• Dirección
• CIF
• Código de la cuenta de cotización de la Seguridad Social

En la parte del trabajador figurará:

• Nombre y apellidos
• DNI
• Número de afiliación a la Seguridad Social
• Categoría profesional o el puesto de trabajo
• Antigüedad en la empresa

El periodo de liquidación de la nómina también debe aparecer en este apartado.

Estos datos se pueden ampliar con otras especificaciones, como el convenio del cual depende el trabajador, la cuenta corriente (tanto del pagador como del cobrador) y algún otro dato.

DEVENGOS

Los devengos son los ingresos que recibes. Se distribuyen en dos categorías:

Percepciones salariales

Las percepciones salariales de la nómina son las cantidades que te entregan como retribución a tu trabajo. Normalmente, se distinguen varias partidas, cuya suma es lo que se denomina salario bruto. Dentro de estos conceptos se pueden encontrar:

• Salario base: es el salario mínimo que marca tu convenio colectivo, según tu categoría y grupo profesional, o la cantidad pactada en tu contrato. Es el grueso principal de tu sueldo y la parte más importante de tu nómina.

• Complementos salariales, que pueden ser:

- De carácter personal: en función de tu antigüedad, tu cargo, tu formación o cualquier complemento que haga referencia a tus condiciones personales. Es el caso del complemento por antigüedad, por responsabilidad o por tus conocimientos.

- Por el tipo de puesto de trabajo: en este punto lo que retribuyen la singularidad del mismo. Los más habituales y conocidos son el de nocturnidad, el de peligrosidad o el de turnos.

- Primas de productividad: son aquellas retribuciones que te abonan en función de la cantidad o calidad del trabajo que has realizado.

- Horas extraordinarias: este concepto corresponde al pago de las horas trabajadas más allá de tu horario laboral marcado por contrato.

- Gratificaciones extraordinarias: los trabajadores tienen derecho a dos pagas extraordinarias al año, una de ellas con ocasión de las fiestas de Navidad y la otra en el mes que se fije por convenio colectivo. En el caso de que estén prorrateadas, es decir, que te paguen mes a mes la parte correspondiente al total de esas dos pagas, aparecerá en este apartado.

- Salario en especie: es la percepción no monetaria que recibes en forma de bienes o servicios y que forma parte de tu salario. Es el caso de la utilización de un coche de empresa, de la contratación de un seguro o de vales restaurante, entre otros.

Percepciones no salariales

Son esos bienes y servicios que recibes de la empresa pero que no tributan como salario. No tienen deducción de IRPF y, algunas de ellas, tampoco cotizan a la Seguridad Social.

- Indemnizaciones y suplidos: los suplidos son gastos que el trabajador ha tenido que adelantar en el desarrollo de su actividad laboral, por ejemplo, el pago de un peaje o la compra unos folios. Las indemnizaciones, por su parte, no son cantidades que el trabajador haya tenido que adelantar sino reparaciones por algún perjuicio económico que el trabajador haya soportado en su actividad para la empresa.

- Plus de transporte: que compensa los gastos de desplazamiento de tu residencia al lugar de trabajo.

- Dietas, que incluyen aquellos gastos de manutención y alojamiento. Una parte de los mismos está exenta de cotización a la Seguridad Social, pero no toda. El importe máximo excluido de cotización es el previsto en la Ley y el Reglamento del IRPF. Está fijado, si se producen en España, en 26,67 €/día sin pernocta, y 53,34 €/día con pernocta. Si se producen en el extranjero, en 48,08 €/día sin pernocta, y 91,35 €/día con pernocta.

- Gastos de locomoción: son los gastos que realizas cuando te tienes que desplazar de tu centro de trabajo a otro para el desarrollo de tu actividad. En el caso de uso de transporte público estará exento de cotizar a la Seguridad Social el total justificado con la factura, pero en caso de utilización de vehículo propio, solo estará exenta la cuantía que no exceda de 0,19 €/km. Por, lo tanto cotizará y tributará el pago que supere esos 0,19 €/km.

- Gastos de material, etc.

- Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social: son las cantidades que recibes cuando estás en situación de incapacidad temporal o desempleo parcial. Estas cuantías ni tributan ni cotizan.

- El pago delegado de las prestaciones económicas por incapacidad temporal y desempleo parcial.

- Las mejoras voluntarias por parte del empresario o por convenio colectivo de aplicación, de la acción protectora de la Seguridad Social, como por ejemplo, complementos de las prestaciones por incapacidad temporal o desempleo parcial hasta el importe del salario efectivo que el trabajador tendría derecho a percibir en una situación de normalidad laboral.

- Indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos: estas cuantías están exentas de cotizar a la Seguridad Social y de retenciones para el IRPF.

DEDUCCIONES

Las deducciones en una nómina comprenden los pagos que hace el empresario a la Seguridad Social para cubrir una eventual baja por incapacidad, tu futura pensión o tu seguro de desempleo y que se restan de tus ingresos. También te deducirá una retención que corresponde a un adelanto del impuesto sobre la renta, cuyo importe final se concretará cuando hagas tu declaración. Las principales deducciones que podrás ver en tu nómina son:

• Aportaciones del trabajador a las cotizaciones a la Seguridad Social

- Contingencias comunes, que cubren las contingencias derivadas de accidente no laboral, enfermedad común y maternidad. Se calcula como el 4,7% de la retribución total, excepto aquellos conceptos que hemos señalado que estaban exentos y la cuantía de horas extraordinarias (que computan por otro lado), más las retribuciones mensuales correspondientes al prorrateo de las pagas extraordinarias, en el caso de que así fuera.

- Desempleo: este concepto es el que te garantiza que puedas acceder a una prestación contributiva, es decir, al paro, en caso de que pierdas el trabajo. Se calcula con respecto a la base de cotización por contingencias profesionales, que se obtiene sumando a la base de cotización por contingencias comunes las horas extras. La deducción será el 1,55% si el contrato es indefinido, en prácticas, de relevo, de interinidad o celebrado con un discapacitado. Si el contrato es de duración determinada, la deducción será del 1,60%.

- Formación Profesional: corresponde al 0,1%, sobre la base de cotización por contingencias profesionales.

- Horas extraordinarias: se calculará como el 2% sobre el importe total por las horas extraordinarias debidas a fuerza mayor y el 4,7% sobre el importe total de las horas extra estructurales y no estructurales o voluntarias.

• Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Es un adelanto de lo que te corresponde contribuir a este impuesto en la Declaración de la Renta, en la que se concretará la cifra exacta. El porcentaje de esta retención no es fijo, ya que dependerá de lo que ganes (ya que es un gravamen progresivo), de tus circunstancias personales y familiares (estado civil, número de hijos, personas a tu cargo, grado de discapacidad…). El mínimo que se debe retener es un 2%, pero se puede ajustar.

• Anticipos

Tienes derecho a recibir anticipos a cuenta del trabajo ya realizado antes de que llegue el día de pago. En ese caso, la deducción correspondiente al dinero solicitado se recogerá en este apartado.

• Valor de los productos recibidos en especie

Este valor es correspondiente a la cuantía en que se valoraron los productos en especie que ya se habían incluido en el apartado de devengos como “complemento salarial”.

• Otras deducciones

Aquí se pueden incluir las cuotas sindicales.

• Líquido a percibir

Conocida la suma de los devengos y de las deducciones, por fin sabrás cuanto te va a ingresar la empresa en tu cuenta.  El líquido a percibir es el salario neto, el que realmente va a llegar a tu bolsillo. Se calcula restando del total devengado la cantidad que hay que deducir.

BLOQUE DE SELLOS Y FIRMAS

En la parte de debajo de tu nómina tiene que aparecer también un bloque en el que la empresa, el pagador, incluya su firma y/o sello, que vendrá acompañado por la fecha de entrega de la nómina y un espacio para el llamado ´recibí´, donde el trabajador tiene que firmar y poner la fecha en la que lo ha recibido (en caso de que la empresa se quede con una copia). De manera opcional, puede aparecer también el número de cuenta en el que se hace el ingreso.

El pasado 12 de marzo, se publicó en el BOE cómo será el registro de horario. Te contamos algunos requerimientos básicos del registro de horario de los empleados:

• Todas las empresas deberán llevar el registro de horario de sus empleados independientemente de la jornada que estos tengan.

• La empresa estará obligada a guardar el registro de horario de los empleados durante cuatro años.

• Así mismo, deberá estar disponible para los empleados y los sindicatos.

• Los empleados deben conocer la distribución y duración de la jornada laboral ordinaria.

• Los sindicatos deben conocer mensualmente las horas extras realizadas por los empleados.


¿Qué obligaciones existen sobre la ley del control horario de los trabajadores publicada en 2019 en el BOE?

Desde la publicación en el BOE, las empresas tendrán dos meses para poner en marcha el registro de los empleados. Es decir, el12 de mayo de 2019 todas las empresas deberán registrar la jornada laboral de los empleados.

Además, las empresas deben garantizar el registro horario de la jornada que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que establece en propio precepto estatutario.


¿Cuál es el objetivo del registro de la jornada laboral de los trabajadores?

Esta medida lo que busca es asegurar el cumplimiento de los horarios en el trabajo, además de evitar abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extras. Es sin dudas un aspecto fundamental para garantizar el funcionamiento de las empresas y lo que, en gran medida, define que estas alcancen o no, sus objetivos de negocio en el mediano y largo plazo.

El control horario de empleados es simplemente el hecho de registrar el ingreso y salida de los trabajadores a sus puestos de trabajo o bien, el inicio y final de la jornada laboral cuando se implementa el teletrabajo. El control horario en empresas es un aspecto fundamental que tiene como finalidad combatir la precarización, regular el registro de horas extras y, recientemente, cumplir con la ley actual y reciente que tiene vigencia nacional.

El control horario de empleados, es además una herramienta fundamental para lograr organizar los diferentes departamentos que integran una compañía, al tiempo que fomenta la autodisciplina y la optimización del recurso intangible más valioso de cualquier trabajador.


Cómo se hace el control horario a empleados durante el teletrabajo?

Como quiera tienen que registrar su jornada diaria. Los empleados que trabajan en remoto también deben continuar cumpliendo con el resto de peculiaridades como el detalle de los bienes entregados, el trabajo realizado, y adoptar las correspondientes medidas de prevención de riesgos laborales y protección de datos.

De hecho es justamente con el teletrabajo que tenemos no solamente mayor flexibilidad para el trabajador sino también mayor cantidad de herramientas y creatividad para registrar su actividad. En este caso, y como siempre, lo más recomendable es volcar toda esta responsabilidad a un software de gestión de RR.HH. y su versión móvil. Sin embargo también pueden tener en cuenta otras posibilidades:

• Si el trabajador utiliza herramientas proporcionadas por la empresa, estas pueden tener un software que tome como parámetros el horario de encendido y apagado.

• Fichar desde el smartphone utilizando apps de control horario con geolocalización es también una posibilidad, aunque se dependerá en gran medida de la precisión del GPS de cada dispositivo. A menos que la empresa dedique un presupuesto especial a brindar un equipo móvil a cada empleado, con todo lo que esto implica.

• Algunos programas (sobre todo para ordenadores) que se encargan de hacer un rastreo exhaustivo del uso del ratón y el teclado. Como también hay otras que se utilizan para registrar y cronometrar cada tarea que realiza el trabajador.

Sin embargo esto muy probablemente no esté contemplado por la ley de teletrabajo que debería sancionarse dentro de poco. Además, afecta sensiblemente la productividad del empleado por generar demasiado estrés.


¿Y cómo se rellenan las hojas para el control horario de trabajadores a tiempo parcial?

El control horario también es obligatorio para empleados que trabajen a tiempo parcial, y la única diferencia para estos trabajadores es que la empresa tendrá que especificar claramente las horas que se han hecho a final de mes, junto a la nómina del empleado.

Por todo lo demás, el trabajador deberá rellenar la misma hoja que los demás trabajadores, y de la misma manera y con la misma información.


¿Quiénes están exentos de la ley de control horario?

Los profesionales exentos de la ley se dividen en tres grupos principales. En primer lugar, las relaciones de carácter especial. Algunas de las relaciones de carácter especial más relevantes, recogidas en el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores, incluyen:

• El personal de alta dirección.

• Las trabajadoras domésticas.

• Los penados en instituciones penitenciarias.

• Los deportistas profesionales.

• Los artistas en espectáculos públicos.

• Los trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo.

• Los abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos.

• Cualquier otro tipo de trabajo que sea expresamente declarado como relación laboral de carácter especial por una ley.

Para estas relaciones especiales, de manera general no se aplica el mandato del registro de jornada, excepto si tuvieran una normativa específica que así lo indicara.

En segundo lugar, los trabajadores con un régimen específico sobre el registro de jornada. Por un lado, los trabajadores a tiempo parcial, sobre los que ya existía la obligación de registrar su jornada día a día y entregar una copia al trabajador con el resumen mensual.

Por otro lado, otros supuestos con una normativa específica de registro del trabajo, como determinados transportes por carretera, trabajadores de la marina mercante y que realizan servicios transfronterizos en el transporte ferroviario (recogidos en el real decreto 1561/1995).
En tercer y último lugar, se mencionan a los trabajadores autónomos y los asociados a cooperativas, sobre los que no hay obligación de registro horario.


¿Nos pueden sancionar por no cumplir con la normativa del control horario?

Desde que se aprobara la ley, cada vez son más las empresas inspeccionadas y sancionadas. Cualquier empresa, independientemente de su tamaño y sector está obligada a llevar a cabo el control horario de sus trabajadores. El inspector podrá solicitar en cualquier momento un informe de asistencia de cada empleado desde el mes en curso y con carácter retroactivo para los empleados a tiempo completo hasta la fecha de vigencia de la ley, el 12 de mayo de 2019.

El empresario o gestor de recursos humanos podrá escoger el software o método de control horario que estime conveniente. Con el software de Factorial podrás crear informes de control horario automáticamente válidos ante una inspección.

La ley de infracciones del Orden Social establece dos tipos de sanciones por incumplimiento:

• Si el incumplimiento es debido a una cuestión formal de registro se contempla una multa de entre 60€ a 625€.

• Si el incumplimiento viene dado por la ausencia de registro la multa asciende hasta los 6.250€

La Ley 12/2023, de 24 de mayo, por el derecho a la vivienda (Ley de Vivienda), incrementa el recargo (entre el 50% y el 150%) en el IBI de los inmuebles de uso residencial desocupados con carácter permanente, y con efectos a partir del 26 de mayo de 2023. En concreto, se entenderá que se cumple este requisito cuando la vivienda haya estado vacía durante más de dos años y, además, el propietario tenga al menos cuatro inmuebles de uso residencial, salvo que haya causas justificadas de desocupación temporal,

Queremos informales de que en el BOE del día 25 de mayo, se ha publicado la Ley 12/2023, de 24 de mayo, por el derecho a la vivienda (Ley de Vivienda), que entre otras medidas, incrementa el recargo (entre el 50% y el 150%)  en el IBI de los inmuebles de uso residencial desocupados con carácter permanente, y con efectos a partir del 26 de mayo de 2023.

Modulación del recargo a los inmuebles de uso residencial desocupados con carácter permanente en el IBI

Actualmente los Ayuntamientos pueden exigir un recargo de hasta el 50% de la cuota líquida del IBI a los inmuebles de uso residencial que se encuentren desocupados.

A partir de la entrada en vigor de esta Ley 12/2023 (26 de mayo de 2023), se modifica el artículo 74.4 de la Ley de Haciendas Locales para establecer que:

1. Tiene la consideración de inmueble desocupado con carácter permanente aquel que permanezca desocupado, de forma continuada y sin causa justificada, por un plazo superior a dos años, conforme a los requisitos, medios de prueba y procedimiento que establezca la ordenanza fiscal, y pertenezcan a titulares de cuatro o más inmuebles de uso residencial
2. Los Ayuntamientos pueden establecer el recargo de hasta el 100% de la cuota líquida del Impuesto cuando el periodo de desocupación sea superior a 3 años, pudiendo modularse en función del periodo de tiempo de desocupación.
3. Los Ayuntamientos podrán aumentar el porcentaje de recargo hasta 50 puntos porcentuales adicionales en caso de inmuebles pertenecientes a titulares de 2 o más inmuebles de uso residencial que se encuentren desocupados en el mismo término municipal.
4. Se considerarán justificadas las siguientes causas:

• El traslado temporal por razones laborales o de formación.
• El cambio de domicilio por situación de dependencia o razones de salud o emergencia social.
• Inmuebles destinados a usos de vivienda de segunda residencia con un máximo de 4 años de desocupación continuada.
• Inmuebles sujetos a actuaciones de obra o rehabilitación, u otras circunstancias que imposibiliten su ocupación efectiva
• Que la vivienda esté siendo objeto de un litigio o causa pendiente de resolución judicial o administrativa que impida el uso y disposición de la misma.
• Que se trate de inmuebles cuyos titulares, en condiciones de mercado, ofrezcan en venta, con un máximo de un año en esta situación, o en alquiler, con un máximo de 6 meses en esta situación.

Se ha aprobado la Ley 11/2023 que incorpora la “Directiva de digitalización de sociedades”, y lo hace previendo la posibilidad de realizar el procedimiento de constitución de modo íntegramente online para las sociedades de responsabilidad limitada (salvo cuando las aportaciones de los socios sean no dinerarias), así como las posteriores modificaciones, y el registro de sucursales, por parte de solicitantes que sean ciudadanos de la UE.

En el BOE del día 9 de mayo, y con entrada en vigor con carácter general el día 10 de mayo de 2023, se ha aprobado  la Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; y por la que se modifica la Ley 12/2011, de 27 de mayo, sobre responsabilidad civil por daños nucleares o producidos por materiales radiactivos" que traspone varias directivas de la Unión Europea, algunas de varios años de antigüedad que llevaban bastante retraso en su aplicación.

La Directiva (UE) 2019/1151 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de junio de 2019, por la que se modifica la Directiva (UE) 2017/1132 es la que afecta a la transformación digital y a la digitalización del proceso de constitución de las empresas.

Modificación de la Ley de Sociedades de Capital: digitalización del proceso de constitución de las empresas

La Ley 11/2023 la traspone modificando la Ley de Sociedades de capital mediante la incorporación de varios preceptos y con la finalidad digitalizar el procedimiento a un nivel que quepa la posibilidad de constituir las sociedades de forma totalmente digital y en línea, así como de sus actos posteriores, incluso la apertura de una sucursal del negocio en otro Estado miembro.  

La norma europea es verdaderamente "básica", no legislando en cuanto al sistema o métodos a utilizar, debiendo crear cada Estado miembro la estructura jurídica y administrativa necesaria para que la creación online de empresas sea totalmente posible.

En primer lugar, se reconoce la posibilidad de crear las sociedades de capital de forma online, sin exclusión de otros métodos legalmente reconocidos. Excluye de la constitución online las sociedades en las que los socios realicen aportaciones no dinerarias al capital. Del mismo modo la norma  reconoce que en el caso de las sociedades limitadas, los otorgantes podrán utilizar en la escritura pública notarial el modelo de constitución con estatutos tipo, cuyo contenido se determinará reglamentariamente.

La norma regula la constitución íntegramente en línea de las sociedades de responsabilidad limitada

En la sede electrónica del Ministerio de Industria existirán un modelo de escritura pública y estatutos estandarizados-siguiendo sujeta su otorgación e inscripción a la normativa notarial, por supuesto-.  Las aportaciones dinerarias en las sociedades de creación digital deberán realizarse a través de un instrumento europeo de pago electrónico pudiendo el notario cerciorarse de la realidad de las mismas- excepto si los fundadores manifiestan en la escritura responder solidariamente frente a la sociedad y los acreedores sociales de este extremo-.Por último, aunque la creación sea electrónica, la escritura pública debe inscribirse en el registro del domicilio social de la nueva sociedad atendiendo a los plazos fijados por la ley.

Todo el procedimiento puede realizarse sin necesidad de que los fundadores comparezcan presencialmente ante notario, excepto en el caso de lo establecido por el artículo 40 quinquies de la Ley de Sociedades de Capital (por razones de interés público y en orden a evitar cualquier falsificación de identidad, el notario podrá, a los efectos de comprobar la identidad exacta del fundador, requerir la comparecencia física del interesado por una sola vez; (ii) del mismo modo dicha comparecencia física podrá ser exigida por el notario en orden a la completa comprobación de la capacidad del otorgante y, en su caso, sus efectivos poderes de representación).

Las facturas rectificativas son un documento que sirve para corregir una factura original, añadir algún dato incompleto o indicar devoluciones de mercancías. Ya que por ley no podemos alterar una factura que ya ha sido emitida, debemos crear esta factura rectificativa para realizar cualquier cambio o añadir más datos.

Desde que se anunció el nuevo reglamento de facturación el 30 de noviembre del 2012, ya no es posible anular una factura para emitir otra por la misma operación. Y como ya hemos mencionado, tampoco podremos modificarla de forma directa, las facturas originales deben mantenerse intactas.

En el caso de que la original no cumpla con los requisitos establecidos o se detecte algún tipo de error, es obligatorio emitir una factura rectificativa.

Existen diferentes tipos de facturas rectificativas que se utilizan en la contabilidad y facturación de una empresa. A continuación, describimos los principales:

1. Factura rectificativa por error en el importe: se emite cuando se ha cometido un error en el importe facturado, ya sea porque se ha cobrado de más o de menos.

2. Factura rectificativa por error en los datos del cliente: se emite cuando se ha facturado a un cliente equivocado o se han incluido datos incorrectos en la factura original.

3. Factura rectificativa por devolución de mercancía: se emite cuando se devuelve un producto o mercancía que ya ha sido facturado y se necesita corregir la factura original.

4. Factura rectificativa por descuento posterior: se emite cuando se aplica un descuento después de haber emitido la factura original.

5. Factura rectificativa por anulación de factura original: se emite cuando se anula la factura original por algún motivo, como por ejemplo la devolución de la mercancía o el servicio.

En cualquier caso, las facturas rectificativas se emiten para corregir errores u omisiones en las facturas originales y deben estar debidamente documentadas y contabilizadas.

¿Cuáles son los requisitos para hacer facturas rectificativas?

Igual que ocurre con las facturas ordinarias, las rectificativas deben cumplir una serie de requisitos para que sean legales.

En criterios generales, la factura rectificativa será igual a la factura original, salvo por unas características propias:

• Debe llevar una numeración especial y una serie diferente a las facturas ordinarias.

• Es obligatorio identificar la factura original que se quiere modificar (numeración y fecha).

• Incluir el motivo de su emisión y el detalle de la rectificación que se va a efectuar.

• Indicar claramente que se trata de una factura rectificativa.

Hay que tener en cuenta que es posible crear una sola factura rectificativa para rectificar varias facturas expedidas. Esto se puede hacer siempre y cuando se identifiquen todas las facturas rectificadas en el documento.

¿Cómo se hace una factura rectificativa?

Una factura rectificativa se crea como los otros tipos de facturas, siempre y cuando la numeración de la factura sea diferente, se incluya el importe de la rectificación y esté claramente identificada como una factura rectificativa.

En qué plazo debe emitirse una factura rectificativa

La normativa nos indica que la expedición de la factura rectificativa o de abono deberá efectuarse “tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias” que obligan a su expedición, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto afectado, en su caso.

ALGUNOS EJEMPLOS

Facturas rectificativas por errores

El caso más común para enviar una factura rectificativa es cuando se produce un error. Sobre todo cuando se trata de un error referente a la siguiente información:

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de la factura.
• Nombre y apellidos, razón (o denominación social) del emisor y el destinatario.
• Número de Identificación Fiscal.
• Domicilio del emisor y el destinatario.
• Descripción de las operaciones y datos necesarios para determinar la base imponible (tipo impositivo como IRPF o IVA, cuota tributaria y fechas de las operaciones).

Específicamente, cualquier error relacionado con los artículos 6 y 7 del Reglamento de Facturación será suficiente para emitir una factura rectificativa. Y esta debe emitirse, tan pronto se descubra el error con un plazo máximo de hasta cuatro años.

Facturas rectificativas por modificación de la base imponible del IVA

El reglamento también indica que será obligatoria la expedición de una factura rectificativa cuando las cuotas impositivas repercutidas se hayan determinado incorrectamente o den lugar a la modificación de la base imponible.

En el caso de que esta haya sido modificada por la devolución de mercancías o embalajes, no es necesario crear una factura rectificativa. En cambio, se debe cambiar la factura que se emita posteriormente.

Rectificar IVA de una factura impagada

La factura rectificativa también puede emitirse para recuperar el IVA de las facturas originales impagadas. Esta ha de ser idéntica a la factura original, pero claramente identificada como factura rectificativa y con el importe en negativo. La emisión debe hacerse en el plazo de tres meses desde que se cumplan seis meses o un año del impago.

Se dispone de un mes desde la emisión de la factura rectificativa para hacérsela llegar a la AEAT. Además, deberás incluir una copia de los documentos que justifiquen que se ha instado al cobro de la factura impagada mediante reclamación judicial o notarial.

No te olvides de enviar la factura rectificativa a tu cliente, de lo contrario, podrías descuadrar su contabilidad y causarle problemas con Hacienda.

Facturas rectificativas positivas

Esta es la factura rectificativa que se emite cuando nos deben dinero. Normalmente, esto sucede cuando el importe que hemos puesto en la factura original es menor a lo que tenemos que cobrar.

Facturas rectificativas negativas

Este es el caso contrario de la anterior. Esta factura rectificativa se emite cuando tenemos que pagar. Este tipo de rectificación ocurre cuando hemos cobrado de más.

¿Factura rectificativa negativa o factura de abono?

Las facturas de abono hacían referencia a los documentos que se emitían como consecuencia de una devolución. A partir del 1 de enero del 2013, cuando entra en vigor el nuevo reglamento de facturación, este es reemplazado por la factura rectificativa negativa.