Author - Grupo Coca Asesores

En general, las vacaciones se deben disfrutar dentro del año natural en el que se devengan, por lo que el derecho a su disfrute caduca a 31 de diciembre de cada año. No obstante, hay casos en los que sí se permite el disfrute de días de vacaciones correspondientes al año anterior.

Nos acercamos al cierre del año y es importante tener en cuenta la normativa relacionada con las vacaciones no disfrutadas. A continuación, le informamos sobre las principales cuestiones que debe considerar para evitar posibles conflictos laborales.

¿Caducan las vacaciones?

En general, las vacaciones deben disfrutarse dentro del año natural al que corresponden, ya que el derecho a su disfrute caduca el 31 de diciembre. Esto significa que, salvo excepciones, los días no utilizados no podrán ser reclamados ni compensados económicamente por el trabajador.

Excepciones a la caducidad

Existen situaciones específicas en las que el trabajador puede disfrutar de los días pendientes en el año siguiente:

1. Por acuerdo entre las partes:

• Algunas empresas establecen pactos para permitir que los días no utilizados puedan disfrutarse hasta una fecha determinada, por ejemplo, hasta el 31 de marzo del año siguiente.

1. Por motivos objetivos contemplados en la normativa laboral:

• Incapacidad temporal (IT): Si el trabajador estuvo de baja, podrá disfrutar de los días pendientes dentro de los 18 meses siguientes al final del año en que se generaron.
• Maternidad o paternidad: En estos casos, no existe un límite temporal para disfrutar de las vacaciones pendientes.

1. Por reclamación del trabajador:

• La jurisprudencia del Tribunal de la Unión Europea establece que, salvo que la empresa demuestre que ofrecía activamente las vacaciones, estas no deberán caducar si el trabajador las reclama dentro del plazo de un año de prescripción.

Ejemplos

1. Un trabajador con 5 días pendientes decide reclamarlos en febrero del año siguiente. Si no existe un acuerdo explícito o una causa justificada (IT, maternidad/paternidad), la empresa puede denegar la solicitud.
2. Si un empleado estuvo de baja por IT en diciembre y no pudo disfrutar de sus vacaciones, podrá reclamarlas hasta 18 meses después del final del año en que se generaron.

Recomendaciones

1. Planifique las vacaciones con antelación: Asegúrese de que los trabajadores utilicen sus días pendientes antes de fin de año.
2. Documente su ofrecimiento: Mantenga un registro de las comunicaciones donde se informe al personal de la necesidad de disfrutar los días pendientes.
3. Evalúe casos excepcionales: Revise si existen motivos justificados para permitir el disfrute de vacaciones en el siguiente ejercicio.
4. Evite acumulaciones: Diseñe políticas internas que promuevan el disfrute regular de vacaciones para evitar que los días se acumulen al final del año.
5. Incluya cláusulas claras en los contratos: Si su empresa permite la transferencia de días al siguiente año, asegúrese de que las condiciones estén debidamente documentadas.
6. Redacte circulares internas o envíe recordatorios por correo electrónico a principios de diciembre, informando sobre el estado de las vacaciones de cada empleado.
7. Ofrezca asistencia para programar los días pendientes y evite situaciones de última hora.

Cuando una trabajadora solicita disfrutar de sus vacaciones tras su baja por maternidad, surgen dudas sobre la posibilidad de mantener el contrato de sustitución. La normativa es clara: el contrato de sustitución no puede extenderse para cubrir periodos vacacionales.

Contrato de sustitución: qué debe saber

El contrato de sustitución, anteriormente conocido como contrato de interinidad, está diseñado para cubrir ausencias temporales de empleados cuyo puesto está reservado por ley. Este tipo de contrato presenta características específicas:

• Duración: Coincide con el periodo en que el trabajador sustituido tiene su contrato suspendido.
• Extinción: El contrato finaliza automáticamente cuando el titular del puesto se reincorpora a su puesto de trabajo.
• Formación previa: Se permite iniciar el contrato antes de la ausencia efectiva para garantizar una adecuada preparación del sustituto.

Casos de aplicación

Este contrato puede utilizarse, entre otros supuestos, en los siguientes escenarios:

• Incapacidad temporal del trabajador sustituido.
• Suspensión del contrato por nacimiento y cuidado de menor.
• Excedencia por cuidado de hijos.

Es importante que la causa de la sustitución quede reflejada por escrito en el contrato. Si no se especifica claramente, este podría considerarse como un contrato indefinido, salvo prueba en contrario.

Sustitución durante las vacaciones

A diferencia de las situaciones de baja por maternidad o permiso de lactancia, las vacaciones no constituyen una suspensión del contrato de trabajo. Por tanto, no es posible utilizar un contrato de sustitución para cubrir este periodo. Los tribunales han determinado que:

• Las vacaciones son una interrupción previsible de la prestación laboral, por lo que no habilitan la reserva de plaza.
• La sustitución durante vacaciones debe gestionarse a través de un contrato temporal por circunstancias de la producción.

Riesgos de mantener el contrato de sustitución

Si la trabajadora sustituida finaliza su permiso de maternidad y lactancia acumulada, y posteriormente disfruta de sus vacaciones:

1. El contrato de sustitución debe extinguirse al término del permiso de lactancia.
2. Extender el contrato de sustitución durante las vacaciones puede implicar:
   • Que el contrato sea considerado indefinido.
   • La calificación de despido improcedente si finaliza tras las vacaciones.

Ejemplo práctico

Imagine el siguiente caso:

• Una trabajadora disfruta de baja por nacimiento de hijo, seguida de un permiso acumulado de lactancia y posteriormente solicita sus vacaciones.
• Usted contrató a una empleada sustituta durante el permiso de maternidad.

Acción necesaria: Finalice el contrato de sustitución al concluir el permiso de lactancia. Si no lo hace y el contrato se mantiene hasta después de las vacaciones, podría enfrentarse a riesgos legales y económicos derivados de una posible reclamación por despido improcedente.

Recomendaciones clave

1. Revise con antelación los permisos y periodos vacacionales para planificar adecuadamente.
2. Formalice los contratos de sustitución incluyendo la causa específica de la sustitución.
3. En caso de vacaciones, utilice contratos temporales por circunstancias de la producción para cubrir las necesidades operativas.

El cumplimiento de la normativa laboral es esencial para evitar riesgos legales. Finalice los contratos de sustitución de manera oportuna y utilice contratos temporales adecuados para periodos vacacionales. Una gestión laboral planificada y alineada con la legislación vigente garantiza la tranquilidad y estabilidad de su empresa.

Si la indemnización excede de la cantidad obligatoria del Estatuto de los Trabajadores, el exceso tributa como rendimiento del trabajo en el IRPF. Además, si la relación laboral duró más de dos años, este exceso puede beneficiarse de una reducción del 30%, aplicable sobre un máximo de 300.000 euros anuales. Sin embargo, si la indemnización es muy alta (por encima de 700. 000 euros), esta reducción se ajusta o desaparece.

Las decisiones relacionadas con despidos o ceses laborales conllevan importantes implicaciones fiscales que podrían afectar tanto a empresas como a trabajadores. Entender las reglas que rigen la exención o tributación en el IRPF es esencial para evitar errores y aprovechar al máximo los beneficios fiscales disponibles.

En esta circular, desglosamos las claves normativas y fiscales sobre el tratamiento de las indemnizaciones, incluidos casos específicos, ejemplos prácticos y recomendaciones que protegerán sus intereses y optimizarán su cumplimiento tributario.

Indemnizaciones exentas de IRPF

Cuantías obligatorias

Las indemnizaciones por despido están exentas de IRPF si cumplen con los límites establecidos en el Estatuto de los Trabajadores (ET):

• Despido improcedente: Hasta 33 días por año trabajado, con un máximo de 24 mensualidades.
• Despidos colectivos u objetivos: Hasta 20 días por año trabajado, con un máximo de 12 mensualidades.
• Indemnizaciones transitorias: Contratos anteriores al 12 de febrero de 2012 mantienen el cálculo de 45 días hasta esa fecha y 33 días a partir de entonces, con un límite de 42 mensualidades.

Límite máximo exento: La cuantía total exenta de IRPF no puede superar los 180.000 euros, según el artículo 7.e de la Ley del IRPF.

Requisitos

1. Real y efectiva desvinculación laboral: La exención no aplica si el trabajador vuelve a la empresa o a una vinculada en los tres años posteriores al despido.
2. Acto de conciliación: En casos disciplinarios, la improcedencia del despido debe reconocerse formalmente para garantizar la exención.
3. Indemnizaciones pactadas: Las cantidades que superen los límites establecidos tributan como rendimientos del trabajo.

Indemnizaciones sujetas a tributación

Cuando la indemnización supera los límites obligatorios o incluye pactos adicionales, las cantidades excedentes tributan como rendimientos del trabajo, pudiendo beneficiarse de la reducción del 30% en los siguientes casos:

• El trabajador estuvo contratado más de dos años.
• La indemnización se percibió de forma irregular y en un único periodo fiscal.

Ejemplo práctico: Un trabajador despedido recibe 35 días por año trabajado, cuando el límite exento es de 33 días. En este caso, los dos días adicionales tributarán como rendimiento del trabajo, aunque podrán beneficiarse de la reducción del 30% si cumplen las condiciones.

La reducción del 30% es un beneficio fiscal previsto en el artículo 18.2 de la Ley del IRPF. Está diseñado para suavizar la carga tributaria en situaciones donde se generan rendimientos irregulares, es decir, ingresos que no se obtienen de forma periódica, como indemnizaciones laborales que exceden los límites de exención.

Estas son las condiciones que se deben cumplir:

1. Período de generación superior a 2 años:
   El rendimiento debe haberse generado durante un período superior a dos años. En el caso de indemnizaciones laborales, este período equivale a los años de servicio del trabajador en la empresa.
2. Imputación en un solo ejercicio fiscal:
   La totalidad del rendimiento sujeto a tributación debe declararse en un único ejercicio fiscal.
3. Límite de la reducción:
   La reducción del 30% se aplica únicamente a la parte de la indemnización que excede el límite exento de 180.000 euros y hasta un máximo de 300.000 euros anuales.
4. Regla de los 5 años:
   No se podrá aplicar la reducción si, en los cinco ejercicios fiscales anteriores, el contribuyente ya ha obtenido rendimientos irregulares a los que aplicó esta misma reducción.
5. Exclusión para rendimientos superiores a 1.000.000 de euros:
   Si la indemnización sujeta a tributación supera el millón de euros, no se aplicará ninguna reducción.

Tramos progresivos para altas indemnizaciones:

• Para rendimientos entre 700.000 y 1.000.000 de euros, la base de la indemnización sobre la que se aplica la reducción se reduce proporcionalmente:
  • Base máxima: 300.000 euros - (Indemnización - 700.000 euros).
  • Ejemplo: Si el rendimiento sujeto a IRPF es de 800.000 euros, la base de aplicación será 200.000 euros en lugar de 300.000.
• A partir de 1.000.000 euros, no se aplica reducción.

Acumulación de rendimientos irregulares:

• Si el trabajador recibe varios rendimientos irregulares en un ejercicio (por ejemplo, una indemnización y otra bonificación irregular), el límite conjunto máximo para aplicar la reducción es de 300.000 euros.

Caso 1: Indemnización por despido objetivo

• Indemnización total: 250.000 euros.
• Límite exento: 180.000 euros.
• Exceso sujeto a IRPF: 70.000 euros.
• Reducción aplicable: 30% sobre 70.000 euros → ahorro fiscal de 21.000 euros.

Caso 2: Indemnización alta con ajuste progresivo

• Indemnización total: 900.000 euros.
• Límite exento: 180.000 euros.
• Exceso sujeto a IRPF: 720.000 euros.
• Base de reducción ajustada: 300.000 - (720.000 - 700.000) = 280.000 euros.
• Reducción aplicable: 30% sobre 280.000 euros → ahorro fiscal de 84.000 euros.

Caso 3: Indemnización superior a 1.000.000 de euros

• Indemnización total: 1.200.000 euros.
• Límite exento: 180.000 euros.
• Exceso sujeto a IRPF: 1.020.000 euros.
• Base de reducción: No se aplica reducción, el 30% no es válido.

Casos específicos

Despidos colectivos

En despidos colectivos por causas económicas, técnicas, organizativas o de fuerza mayor:

• Las indemnizaciones están exentas dentro de los límites del despido improcedente.
• Si la empresa pacta un importe superior, el exceso tributa.

Jubilación anticipada derivada de un ERE

• Las indemnizaciones no suelen estar exentas, ya que el trabajador pasa a percibir pensión de jubilación.
• Solo si queda en situación legal de desempleo podría aplicarse la exención.

Modificaciones sustanciales de las condiciones de trabajo

Según el artículo 41 del ET, el trabajador puede rescindir el contrato y percibir una indemnización de hasta 20 días por año trabajado (máximo de 9 meses), exenta si cumple con los límites obligatorios.

Relaciones laborales especiales

Incluyen directivos, deportistas profesionales, empleados del hogar, artistas y otros colectivos. Cada caso tiene reglas particulares que deben analizarse.

Cuestiones Frecuentes

¿Qué ocurre si se supera el límite de 180.000 euros?

El exceso tributa como rendimiento del trabajo. Además, si el importe indemnizatorio excede los 700.000 euros, la reducción del 30% se ajusta o desaparece completamente en cantidades superiores a un millón de euros.

¿Qué pasa si se rehace el vínculo laboral?

Si el trabajador regresa a la empresa dentro de los tres años siguientes, deberá tributar la indemnización inicialmente exenta mediante una autoliquidación complementaria.

Recomendaciones

1. Formalice los acuerdos correctamente: Los actos de conciliación son clave para garantizar la exención fiscal.
2. Evalúe límites y exenciones: Compruebe siempre si la indemnización supera los límites legales para evitar sorpresas tributarias.
3. Consulte con un experto: Cada caso tiene sus particularidades legales y fiscales.

Cuadro resumen: Indemnizaciones por despido o cese del trabajador

Causa de extinción del contrato de trabajo	Estatuto de los trabajadores		Indemnización exenta IRPF
	Días de salario por cada año de servicio	Máximo de mensualidades
Despido improcedente
Despido improcedente con contrato suscrito a partir de 12-02-2012	33	24	SI
Despido improcedente con contrato suscrito anterior al 12-02-2012 (Régimen transitorio)	45/33	42	SI
Por voluntad del trabajador
Cese del trabajador	NO		NO
Rescisión del contrato por traslado de centro de trabajo que implique cambio de residencia	20	12	SI
Rescisión del contrato por modificación perjudicial de jornada, horario o régimen de trabajo a turnos	20	9	SI
Rescisión de contrato por modificación que redunde en perjuicio de la formación profesional o menoscabo de la dignidad del trabajador	45/33	42	SI
Despidos colectivos (Causas económicas, técnicas, organizativas o de producción y fuerza mayor)
ERE aprobado antes del 08-03-2009	20	12	SI
ERE en tramitación o con vigencia en su aplicación a 12 de febrero de 2012 (Ley del IRPF , disposición transitoria 22ª)	45	42	SI: cuantía obligatoria para el despido improcedente anterior a 12 de febrero de 2012.
Despido colectivo desde 12-02-2012	33 45/33 (Régimen transitorio)	42	SI: cuantía obligatoria para el despido improcedente (33 días/24 mensualidades o régimen transitorio).
Causas objetivas
Producidos antes del 08-03-2009	20	12	SI
Contrato de fomento a la contratación indefinida celebrados con anterioridad al 12-2-2012 (extinción por causas objetivas, declarada o reconocida como improcedente) (Estatuto de los Trabajadores, disposición transitoria 11ª)	33	24	SI
Despido objetivo desde 12-02-2012 (artículo 52 Estatuto de los Trabajadores excepto letra c)	20	12	SI
Despido objetivo por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción y fuerza mayor (art. 52.c) Estatuto de los Trabajadores)	20	12	SI: cuantía obligatoria para el despido improcedente (33 días/24 mensualidades o régimen transitorio).
Muerte, invalidez o jubilación del empresario	1 mes en total	NO	SI
Contratación temporal	8-12	NO	NO
Derivadas de la extinción de relaciones laborales especiales
Personal de alta dirección
Desistimiento del empresario	7	6	SI
Despido improcedente	20	12	SI
Deportistas profesionales	2 meses	NO	SI
Empleados del servicio del hogar familiar
Desistimiento con contrato concertado desde 01-01-2012	12	6	SI
Desistimiento con contrato concertado antes de 01-01-2012	7	6	SI
Despido improcedente	20	12	SI

Fuente AEAT