Author - Grupo Coca Asesores

Cuando una empresa entrega productos de forma gratuita o con descuentos especiales a sus trabajadores, surge la duda de si esto constituye una retribución en especie a efectos del IRPF. La normativa fiscal establece reglas claras para valorar estos beneficios y determinar cuándo pueden ser considerados parte del salario del empleado.

Cuando una empresa entrega productos de forma gratuita o con descuentos especiales a sus trabajadores, surge la duda de si esto constituye una retribución en especie a efectos del IRPF. La normativa fiscal establece reglas claras para valorar estos beneficios y determinar cuándo pueden ser considerados parte del salario del empleado.

1. Regla general: precio de venta al público (PVP)

La entrega de productos o servicios que la empresa comercializa a sus empleados constituye retribución en especie, valorada como la diferencia entre el precio de venta al público (PVP) y el precio efectivamente pagado por el trabajador. Esto aplica tanto si el producto se entrega de forma gratuita como si se vende con descuento.

• Atención: La valoración del PVP no es siempre el precio general; existen reglas especiales que permiten reducir su valor en ciertos casos.

2. Cálculo de la retribución en especie con descuentos

Para determinar la valoración de la retribución en especie, se aplican las siguientes reducciones:

1. Descuentos aplicados a otros colectivos similares: Si la empresa ofrece descuentos a otros grupos (por ejemplo, clientes preferentes), este descuento puede aplicarse también a los empleados.
2. Promociones generales vigentes: Se considera el precio final con las ofertas o promociones de carácter general existentes en el momento de la entrega.
3. Descuento máximo permitido: Si no existen promociones, la empresa puede aplicar un descuento máximo del 15% sobre el PVP y hasta un límite anual de 1.000 euros.

• Atención.  Si el descuento general aplicable es inferior al 15%, la empresa podrá aplicar igualmente el 15% dentro del límite anual.

3. Ejemplos prácticos

Veamos diferentes escenarios para entender cómo se calcula la retribución en especie:

Caso 1: Entrega gratuita sin promociones vigentes

• Precio de venta al público (PVP): 3.000 euros.
• Descuento máximo permitido: 15% de 3.000 = 450 euros.
• Valor de la retribución en especie: 2.550 euros (3.000 - 15%).

Caso 2: Descuento limitado por el tope anual de 1.000 euros

• Precio de venta al público: 10.000 euros.
• Descuento máximo permitido: 1.000 euros (límite anual).
• Valor de la retribución en especie: 9.000 euros (10.000 - 1.000 euros).

Caso 3: Promoción general del 25%

• Precio base del producto: 4.800 euros.
• Promoción general vigente: 25%.
• Valor de la retribución en especie: 3.600 euros (4.800 - 25%).

Caso 4: Descuento general del 10% (empresa puede aplicar el 15%)

• Precio base del producto: 5.000 euros.
• Descuento general ofrecido al público: 10%.
• Descuento máximo permitido: 15%.
• Valor de la retribución en especie: 4.250 euros (5.000 - 15%).

Caso 5: Entrega gratuita con descuento de temporada del 30%

• Precio base del producto: 2.800 euros.
• Promoción general vigente: 30%.
• Valor de la retribución en especie: 1.960 euros (2.800 - 30%).

Caso 6: Compra con descuento de 15% y límite anual

• Precio total de productos adquiridos: 8.000 euros.
• Descuento aplicado: 15% de 8.000 = 1.200 euros.
• Límite máximo permitido: 1.000 euros.
• Valor de la retribución en especie: 7.000 euros (8.000 - 1.000 euros).

Caso 7: Compra con descuento general y adicional permitido

• Precio base del producto: 6.000 euros.
• Descuento general del público: 5%.
• La empresa aplica el descuento permitido del 15%.
• Valor de la retribución en especie: 5.100 euros (6.000 - 15%).

Caso 8: Entrega gratuita sin promociones y alto PVP

• Precio base del producto: 12.000 euros.
• Descuento máximo permitido: 1.000 euros (límite anual).
• Valor de la retribución en especie: 11.000 euros (12.000 - 1.000 euros).

4. Política recomendada para evitar retribución en especie

Para minimizar o evitar que las entregas de productos o descuentos a empleados constituyan retribución en especie, la empresa puede adoptar las siguientes medidas:

1. Aplicar un descuento máximo del 15% sobre el PVP no rebajado.
2. Limitar el volumen de compras anuales para evitar superar el tope de 1.000 euros de descuento.

Por ejemplo:

• Si el descuento es del 15%, el máximo de compras anuales sin generar retribución en especie sería de 6.666 euros (6.666 x 15% = 1.000 euros).

5. Entregas gratuitas: ¿qué ocurre?

Las entregas gratuitas también están sujetas a las mismas reglas:

• La valoración de la retribución en especie se calcula aplicando el 15% de descuento sobre el PVP o aplicando las promociones generales si existen.

Por tanto, en ausencia de promociones, el empleado deberá imputar como retribución el PVP con el descuento máximo permitido.

En definitiva, la entrega de productos gratuitos o con descuento a empleados puede constituir retribución en especie, y debe ser correctamente valorada conforme a las reglas fiscales vigentes:

• Aplicación de descuentos máximos del 15% o hasta 1.000 euros anuales.
• Inclusión de promociones generales vigentes.
• Evitar superar estos límites mediante una política clara de descuentos en la empresa.

Adoptando estas medidas, su empresa podrá minimizar el riesgo fiscal y ofrecer beneficios a los trabajadores de forma eficiente.

6. Tratamiento fiscal en el Impuesto sobre Sociedades

Cuando una empresa entrega productos a sus empleados de forma gratuita o con descuentos, se generan efectos fiscales tanto en la determinación de los ingresos como en los gastos deducibles en el Impuesto sobre Sociedades:

a) Registro de ingresos por entregas a empleados

La normativa del IS establece que la entrega de productos a empleados debe considerarse como venta a efectos fiscales, aunque se realice de forma gratuita o con un precio rebajado. En consecuencia:

• La empresa debe registrar un ingreso equivalente al valor normal de mercado del producto entregado, es decir, el Precio de Venta al Público (PVP).
• Si existe un descuento aplicado (hasta el límite del 15% o 1.000 euros en IRPF), este deberá ser considerado como un gasto deducible, siempre y cuando cumpla con los requisitos de correlación con los ingresos y tenga justificación documental.

Ejemplo práctico:

• La empresa entrega un producto con un PVP de 3.000 euros de forma gratuita a un empleado.
• A efectos del IS:
  • Se registra un ingreso contable de 3.000 euros.
  • Si el descuento del 15% (450 euros) es aplicable, se puede deducir como gasto de personal.

b) Deducibilidad de los gastos

Los gastos derivados de estas entregas (por ejemplo, el coste del producto) serán deducibles en el IS si cumplen con los siguientes requisitos establecidos en el artículo 15 de la LIS (Ley del Impuesto sobre Sociedades):

1. Correlación con los ingresos: El gasto debe estar vinculado a la actividad económica de la empresa y ser necesario para obtener ingresos futuros (por ejemplo, fidelización de empleados, motivación o mejora del clima laboral).
2. Justificación documental: Se debe contar con documentación adecuada (facturas, nóminas, etc.) que acredite la entrega y su valoración.
3. Registro contable: El gasto debe estar contabilizado correctamente en la cuenta de resultados de la empresa.

7. IVA soportado y repercutido

La entrega gratuita de bienes también tiene impacto en el IVA, ya que, a efectos fiscales, se considera una entrega de bienes realizada a título oneroso.

• Entrega gratuita: La empresa debe autorregular el IVA, es decir, repercutir y declarar el impuesto correspondiente al valor de mercado del producto entregado.
• Entrega con descuento: Si se cobra un importe rebajado al empleado, el IVA se calculará sobre el precio efectivamente pagado por el trabajador.

Ejemplo práctico:

• La empresa entrega un producto con un PVP de 3.000 euros de forma gratuita.
  • IVA repercutido: 630 euros (21% de 3.000 euros).
  • La empresa debe declarar este IVA en su autoliquidación.
• Si la entrega tiene un descuento del 15% y el empleado paga 2.550 euros:
• IVA repercutido: 535,50 euros (21% de 2.550 euros).

8. Efecto en la cuenta de resultados de la empresa

El tratamiento contable y fiscal en el Impuesto sobre Sociedades tiene impacto directo en la cuenta de resultados:

1. Ingresos: Se registra como ingreso por ventas el PVP del producto entregado.
2. Gastos:
   • El coste del producto entregado se registra como un gasto deducible.
   • El descuento aplicado (si cumple los requisitos) puede considerarse un gasto de personal, lo que reduce la base imponible del IS.
3. IVA: Se repercute el impuesto correspondiente al valor del producto.

Como vemos, la entrega gratuita o con descuento de productos a empleados genera ingresos imputados y, a su vez, gastos deducibles en el Impuesto sobre Sociedades. Es fundamental que las empresas documenten adecuadamente estas operaciones y tengan en cuenta el impacto en IVA para evitar riesgos fiscales.

Una correcta planificación y aplicación de descuentos permite aprovechar los beneficios de fidelización y motivación de empleados sin incurrir en contingencias fiscales.

Ante la proximidad del cierre del ejercicio fiscal de 2024 nos permitimos recordarles algunas de las acciones que puede realizar para rebajar su liquidación del IRPF:

• En los supuestos de arrendamiento de bienes inmuebles destinados a vivienda con carácter permanente, el rendimiento neto positivo declarado se reducirá, con carácter general, en un 50 % para los contratos celebrados a partir de 1 de enero de 2024. También están previstos porcentajes superiores de reducción en determinados supuestos (nuevo contrato en zonas de mercado residencial tensionado con rebaja de alquiler inicial; inquilinos jóvenes en zonas tensionadas, entro otros). Los arrendadores con contratos vigentes celebrados antes del 26 de mayo de 2023 podrán seguir aplicando la reducción del 60%.

• Con la deducción por inversión en empresas de nueva o reciente creación, los contribuyentes pueden deducirse el 50 % de las cantidades satisfechas por la suscripción de acciones o participaciones en estas empresas cuando se cumplan determinados requisitos y condiciones, y la base máxima de deducción es de 100.000 € anuales. Las acciones o participaciones en la entidad deberán adquirirse en el momento de la constitución de aquella o mediante ampliación de capital efectuada, con carácter general, en los cinco años siguientes a dicha constitución, o en los siete años siguientes a dicha constitución en el caso de determinadas categorías de empresas emergentes, y permanecer en su patrimonio por un plazo superior a tres años e inferior a doce años. Además, para los socios fundadores de empresas emergentes se permite la aplicación de esta deducción con independencia de su porcentaje de participación en el capital social de la entidad.

• La amortización anticipada de la hipoteca o préstamo destinado a la adquisición de la vivienda habitual también es deducible con limitaciones si se tiene derecho a la deducción por inversión en vivienda habitual. 

• Los contribuyentes mayores de 65 años podrán excluir de gravamen las ganancias patrimoniales que se pongan de manifiesto con ocasión de la transmisión de elementos patrimoniales (no necesariamente inmuebles), siempre que el importe (total o parcial) obtenido por la transmisión se destine en el plazo de seis meses a constituir una renta vitalicia asegurada a su favor. La cantidad máxima total que a tal efecto podrá destinarse será de 240.000 €. 

• Con la deducción por la adquisición de vehículos eléctricos «enchufables» y de pila de combustible, los contribuyentes podrán deducir el 15 % del valor de adquisición de un vehículo eléctrico nuevo y no afecto a actividad económica, adquiridodesde el 30 de junio de 2023 y hasta el 31 de diciembre de 2024. La base máxima de la deducción es de 20.000 €. La deducción también podrá aplicarse cuando se abone al vendedor una cantidad a cuenta para la futura adquisición del vehículo que represente, al menos, el 25 % del valor de adquisición del mismo. En este caso, la deducción se practicará en el periodo impositivo en el que se abone tal cantidad, debiendo abonarse el resto y adquirirse el vehículo antes de que finalice el segundo período impositivo inmediato posterior a aquel en el que se produjo el pago de tal cantidad.

• Con la deducción por la instalación de puntos de recarga, los contribuyentes podrán deducir el 15 % de las cantidades satisfechas, desde el 30 de junio de 2023 hasta el 31 de diciembre de 2024, para la instalación durante dicho período en un inmueble de su propiedad de sistemas de recarga de baterías para vehículos eléctricos no afectas a actividades económicas, con una base máxima de 4.000 euros anuales.
• En relación con la deducción por obras de mejora de la eficiencia energética de viviendas:

Los contribuyentes propietarios de viviendas ubicadas en edificios de uso predominante residencial en el que se hayan llevado a cabo desde el 6 de octubre de 2021 y hasta el 31 de diciembre de 2025, obras de rehabilitación energética, podrán deducirse el 60 % de las cantidades satisfechas durante dicho período por tales obras.

Los contribuyentes podrán deducirse el 20 % de las cantidades satisfechas desde el 6 de octubre de 2021 y hasta el 31 de diciembre de 2024, por las obras realizadas durante dicho período para la reducción de la demanda de calefacción y refrigeración (o el 40 % si se trata de obras para la mejora en el consumo de energía primaria no renovable) de su vivienda habitual o de cualquier otra de su titularidad que tuviera arrendada para su uso como vivienda en ese momento o en expectativa de alquiler, siempre que en este último caso, la vivienda se alquile antes de 31 de diciembre de 2025.

Les recordamos que para poder aplicar estas deducciones es necesario el certificado de eficiencia energética de la vivienda expedido por el técnico competente después de la realización de las obras, y también el expedido antes del inicio de las mismas.

• Los empresarios y profesionales, cualquiera que sea el método de determinación del rendimiento neto de su actividad, que inviertan en determinados vehículos eléctricos (FCV, FCHV, BEV, REEV o PHEV) y los afecten a su actividad, podrán amortizarlos libremente, siempre que se trate de vehículos nuevos que entren en funcionamiento en 2024 y 2025. También será de aplicación este régimen de libertad de amortización para las inversiones en nuevas infraestructuras de recarga de vehículos eléctricos afectas a la actividad que entren en funcionamiento en los períodos impositivos que se inicien en los años 2024 y 2025. 

• Las aportaciones a los planes de pensiones, a los planes de previsión social empresarial, a los planes de previsión asegurados, a las mutualidades de previsión social y, a las primas satisfechas a seguros privados que cubran exclusivamente el riesgo de dependencia severa o gran dependencia reducen directamente la base imponible, con el límite máximo conjunto deducible de la menor de las siguientes cantidades: el 30% de la suma de los rendimientos netos del trabajo y de actividades económicas percibidos individualmente en el ejercicio, o 1.500 € anuales, que se incrementará en 8.500 €, siempre que tal incremento provenga de contribuciones empresariales, o de aportaciones del trabajador al mismo instrumento de previsión social por importe igual o inferior a las cantidades que resulten al aplicar los coeficientes previstos en la norma en función del importe anual de la contribución empresarial. A estos efectos, las cantidades aportadas por la empresa que deriven de una decisión del trabajador tendrán la consideración de aportaciones del trabajador. Los autónomos podrán incrementar el límite en 4.250 euros anuales, siempre que tal incremento provenga de las aportaciones que realicen a los planes de pensiones sectoriales, aportaciones a los planes de pensiones de empleo simplificados, entre otras aportaciones previstas en la norma.

• Las aportaciones realizadas a los sistemas de previsión social del cónyuge, cuando dicho cónyuge no obtenga rendimientos netos del trabajo ni de actividades económicas o los obtenga en cuantía inferior a 8.000 euros anuales, reducen la base imponible con el límite máximo de 1.000 euros anuales. 

La ley también prevé deducciones por donativos y otras aportaciones a las entidades sin fines lucrativos, como ONG, fundaciones, asociaciones declaradas de utilizada pública.

En el mes de diciembre es habitual obsequiar a trabajadores y clientes con las tradicionales cestas de Navidad, y surgen las dudas sobre ¿Cómo tributan las cestas de Navidad regaladas a empleados y clientes? ¿Es gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades y en el IRPF? ¿Es deducible el IVA de las cestas de Navidad? Se lo explicamos…

Con la llegada de la época navideña, las empresas acostumbran a obsequiar cestas y organizar eventos para empleados y clientes. Aunque estas acciones fortalecen las relaciones laborales y comerciales, también generan implicaciones fiscales que deben analizarse con detalle para evitar problemas futuros con Hacienda.

A continuación, abordamos los aspectos más relevantes sobre la tributación de estos obsequios y celebraciones.

Impuesto sobre Sociedades/IRPF

Cestas para empleados

Las cestas navideñas entregadas a empleados son consideradas un gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades, siempre que formen parte de las costumbres de la empresa. Según el Tribunal Supremo, este beneficio tiene la categoría de "condición más beneficiosa" y, por ende, constituye un derecho adquirido por los trabajadores.

En cuanto al IRPF, el valor de estas cestas debe computarse como retribución en especie. Esto implica que la empresa deberá ingresar a cuenta el importe correspondiente y reflejarlo en las declaraciones trimestrales y anuales (modelos 111 y 190). Además, el coste debe incluirse en la base de cotización de la Seguridad Social.

Ejemplo. Si el coste total de las cestas es de 3.000 euros y la retención promedio aplicable es del 20%, la empresa deberá ingresar 600 euros a Hacienda. Este importe puede repercutirse a los empleados, reduciendo así el coste empresarial.

Regalos a clientes y proveedores

En el caso de obsequios a clientes o proveedores, estos gastos serán deducibles en el Impuesto sobre Sociedades si cumplen con los siguientes requisitos:

1. Inscripción contable: Deben estar debidamente registrados en la contabilidad.
2. Justificación documental: Es fundamental disponer de facturas detalladas.
3. Correlación con ingresos: Los gastos deben estar relacionados directamente con la actividad de la empresa.

Límite. La deducibilidad de estos gastos está limitada al 1% del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio. Por ejemplo, si su empresa factura dos millones de euros en un año, podrá deducir hasta 20.000 euros en atenciones a clientes.

Los obsequios publicitarios como agendas, calendarios o bolígrafos serán deducibles siempre que incluyan el logo de la empresa y su valor anual por destinatario no supere los 200 euros.

IVA

El IVA de los gastos asociados a las cestas navideñas o regalos a empleados no es deducible. Según la normativa, estos bienes están destinados al uso privado de terceros y no cumplen los requisitos para la deducción.

Por el contrario, los regalos publicitarios de escaso valor destinados a clientes o proveedores (que no excedan los 200 euros anuales por destinatario) podrán deducir el IVA, siempre que incluyan el logo de la empresa de forma visible e indeleble.

Recomendaciones

• Justificación: Guarde facturas y documentos que respalden la naturaleza del gasto y su relación con la actividad empresarial.
• Planificación: Evite sorpresas fiscales comprobando que sus prácticas están alineadas con los usos y costumbres reconocidos por Hacienda.
• Consultas: Si es la primera vez que otorga cestas navideñas, le recomendamos no deducir el gasto hasta que exista una repetición suficiente para considerarlo costumbre.