Author - Grupo Coca Asesores

A partir del 1 de abril de 2023 los médicos de atención primaria ya no entregarán dos copias del parte médico de incapacidad temporal a los trabajadores con baja médica. La tradicional copia para entregar a la empresa desaparece y la persona que está enferma ya no será la responsable de llevar en mano este certificado al trabajo. La gestión será telemática y serán los médicos, la Seguridad Social, las mutuas y las empresas los responsables de intercambiarse los documentos necesarios, sin intervención del trabajador afectado, para gestionar la baja o el alta médica.

El 5 de enero de 2023 se ha publicado en el BOE el Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre, por el que se modifica el Real Decreto 625/2014, de 18 de julio, por el que se regulan determinados aspectos de la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros trescientos sesenta y cinco días de su duración.

La norma prescinde de la entrega al trabajador de la copia en papel del parte médico y de la obligación de presentación del mismo a la empresa por parte del empleado.

Los cambios introducidos, con el fin de agilizar trámites y eliminar obligaciones burocráticas, entrarán en vigor el 1 de abril de 2023 y se aplicarán tanto a los procesos de incapacidad temporal (IT) nuevos, como a los que en ese momento se encuentren en curso y no hayan superado los 365 días de duración.

Principales novedades

• En lo relativo a los partes médicos de baja, confirmación y alta, solo se entregará una copia a la persona trabajadora; eliminándose tanto la segunda copia, como la obligación que actualmente le incumbe de entregar esa copia en la empresa.
• Será el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) el que, por vía telemática, comunique a las empresas los datos identificativos de carácter meramente administrativo relativos a los partes médicos de baja, confirmación y alta de los trabajadores emitidos por los facultativos del servicio público de salud o de la mutua. Esta comunicación deberá efectuarse, como máximo, en el primer día hábil siguiente al de la recepción de estos datos.
• Se prevé la obligación por parte de las empresas de transmitir al Instituto Nacional de la Seguridad Social a través del sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED), con carácter inmediato y, en todo caso, en el plazo máximo de tres días hábiles contados a partir de la recepción de la comunicación de la baja médica, los datos que se determinen mediante orden ministerial. La citada transmisión no será obligatoria cuando la persona trabajadora pertenezca a algún colectivo respecto del cual la empresa o empleador no tenga obligación de incorporarse al sistema RED.
• Se introduce la posibilidad de que, en cualquiera de los procesos contemplados en la norma, el facultativo pueda fijar la correspondiente revisión médica en un período inferior al indicado en cada caso.
• Se plantea la posibilidad de que la empresa comunique a la administración los datos adicionales que precise para la gestión y control de la situación de incapacidad temporal y de la prestación correspondiente a la misma, sin necesidad de la previa presentación del parte por el trabajador.

Nueva cuota de autónomos

Si estás pensado en ser autónomo o ya lo eres, has de saber que una de las obligaciones que entraña el alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) es el pago mensual de la llamada cuota de autónomos.

Los trabajadores autónomos han de cotizar desde el primer día en que inicien su actividad. Hay que destacar que, tanto en el mes de alta como de baja como autónomo, el pago de la cuota derivada será proporcional a los días de alta, sin tener que hacer frente a la totalidad de la mensualidad.

El importe de las bases de cotización condiciona las prestaciones que puede recibir un autónomo en situaciones de:

• Cese de actividad.
• Baja por enfermedad.
• Baja por accidente.
• Jubilación.

¿Qué supone para los trabajadores por cuenta propia?

Pues en primer lugar, en vez de elegir la cotización entre la base mínima y la máxima, independientemente de los ingresos reales, como se había venido haciendo hasta ahora, la cuota que pague cada autónomo deberá estar ajustada a la realidad de los ingresos a partir del año 2023.

Para calcular esta estimación y saber qué cuota nos va a tocar pagar mensualmente, el autónomo deberá computar todas las facturas del mes, una vez liquidados los impuestos como el IVA o el IRPF, y restar todos los gastos mensuales asociados al desarrollo de la actividad profesional. Con el resultado, habrá que consultar las tablas publicadas en el BOE y comprobar que cuota nos corresponde pagar. En cualquier caso, la Seguridad Social acaba de lanzar un simulador de cuotas, a modo de calculadora, para poder hacer las estimaciones oportunas.

Cuota de autónomos en 2023: cotización por ingresos reales

Desde el 1 de enero de 2023 la cuota de autónomos queda establecida por el sistema de cotización para autónomos en función de sus ingresos reales. Así lo recoge el Real Decreto-ley 13/2022, de 26 de julio, por el que se establece un nuevo sistema de cotización para los trabajadores por cuenta propia o autónomos y se mejora la protección por cese de actividad.

De esta forma, el sistema de cotización de los autónomos pasa a ser un modelo progresivo de cuotas que se despliega durante 3 años, entre 2023 y 2025, en el que los autónomos con menos ingresos rebajan su cuota, mientras que se incrementa para los que más ganan.

Este sistema establece 15 tramos de cotización en los que cada autónomo tiene que ubicarse en función de su previsión de ingresos. Mientras que los primeros tramos suponen una rebaja de la cuota con respecto a la base mínima anterior, en los tramos más altos aumenta.

Este nuevo sistema establece las siguientes cuotas mensuales:

• Año 2023: cuota mínima de 230 euros y máxima de 500 euros.
• Año 2024: cuota mínima de 225 euros y máxima de 530 euros.
• Año 2025: cuota mínima de 200 euros y máxima de 590 euros.

Por tanto, desde el 1 de enero de 2023 los autónomos cotizan a la Seguridad Social en función de sus ingresos reales, seleccionando uno de los 15 tramos de rendimientos netos con su correspondiente cuota mensual.

Y al finalizar cada año, el autónomo tiene que regularizar sus cotizaciones a la Administración. Es decir, tiene que devolver o reclamar las cuotas en caso de que el tramo de rendimientos netos definitivos esté por debajo o por encima del indicado por sus previsiones durante el año.

Novedades del sistema de cotización de los autónomos en función de sus ingresos reales.

Las principales novedades que se han introducido con el sistema de cotización para autónomos en función de sus ingresos reales son:

• Tarifa plana de 80 euros: la tarifa plana para autónomos pasa a ser de 80 euros durante los 12 primeros meses de actividad, independientemente de sus ingresos. Y en los siguientes 12 meses el autónomo puede seguir pagando los 80 euros de cuota mensual siempre que sus ingresos netos se encuentren por debajo del SMI.

• Acción protectora: cese de actividad: se establece una prestación del 50% de la base reguladora compatible con otra actividad. Se puede cobrar de 4 meses a 2 años sin tener que darse de baja en el RETA y sin que sea necesario el cierre.

• Deducciones: se incorpora una deducción por gastos genéricos del 7% para autónomos individuales y del 3% para autónomos societarios.

• Cambio de tramo cada 2 meses: se permite al autónomo cambiar su base de cotización hasta 6 veces al año (cada 2 meses), en función de su previsión, al alza o a la baja, del comportamiento de sus negocios.

• Desgravación del plan de pensiones: los autónomos pueden desgravarse un 10% de las aportaciones al plan de pensiones en el IRPF.

• Sin tope de cotizaciones para mayores de 47 años: el tope de cotizaciones para trabajadores mayores de 47 años deja de existir en 2023.

¿Cómo se calculan los ingresos reales?

El nuevo sistema se basa en la cotización en función de los ingresos reales del autónomo, también denominados rendimientos netos. Para su cálculo debes tener en cuenta todos los rendimientos netos obtenidos de las distintas actividades que realices como autónomo. A esto tendrás que sumarle el importe de las cuotas abonadas a la Seguridad Social si tributas conforme al régimen de estimación directa.

Por último, a tus rendimientos netos tendrás que aplicarle una deducción por gastos genéricos del 7%. Mientras que la deducción será del 3% en el caso de socios mercantiles o socios laborales que hayan estado de alta como autónomos 90 días en el año.

De esta forma, si a 1 de enero de 2023 ya figuras de alta como autónomo, debes realizar la comunicación de tus rendimientos antes del 31 de octubre del 2023 a través del servicio Modifica tus datos de trabajo autónomo.

Y en caso de que tengas que comunicar un cambio de base de cotización, porque tus rendimientos supongan una base de cotización diferente a aquella por la que venías cotizando, tendrás que solicitar dicho cambio y comunicar tu previsión de rendimientos netos anuales, en promedio mensual, antes del 28 de febrero. Así, no se tendrá que realizar posteriormente ninguna regularización de cuotas.


¿Cuándo se cambia la base de cotización de los autónomos?

Para acogerse a los cambios de cuota en 2023 como trabajador autónomo e ir ajustando la cotización, de cara a que nos hayamos acercado a final de año el máximo posible a lo que deberíamos aportar a la Seguridad Social y no tener que hacer ajuste alguno, hay que tener en cuenta ciertas fechas.

Así, los autónomos podrán cambiar sus cuotas de cotización en los siguientes periodos y con las siguientes fechas efectivas:

• Del 1 de enero al último día de febrero, para el cambio efectivo el 1 de marzo.
• Del 1 de marzo al 30 de abril, con efecto el 1 de mayo.
• Del 1 de mayo al 30 de junio, de cara al 1 de julio.
• Del 1 de julio al 31 de agosto, para el 1 de septiembre.
• Del 1 de septiembre al 31 de octubre, efectivo el 1 de noviembre.
• Del 1 de noviembre al 31 de diciembre, para el cambio efectivo el 1 de enero del año siguiente.

¿Cómo se realiza una factura de suplidos?

Un suplido es un gasto cuyo pago corresponde al cliente, que tú adelantas en su nombre y que el cliente te reembolsará después.

El pago de tasas, portes o seguros, entre otros, son un claro ejemplo de gastos suplidos. En estos casos, el profesional es quien abona el importe a pagar, en nombre del tercero, para poder realizar los trámites que el cliente demande.

Este gasto suplido debe incluirse en la factura que emites al cliente para su reembolso y justificarse documentalmente.

Requisitos para que un gasto tenga la consideración de suplido

Para considerar un gasto como suplido debe cumplir tres requisitos:

• Que el justificante del gasto suplido lleve el nombre del cliente final, y no el de la empresa que lo tramita.

• Que se tenga un comprobante de su pago.

• Que se haya pagado porque el cliente lo ha solicitado de forma expresa, verbal o escrita.

¿Cómo se facturan los suplidos?

Los suplidos se incluyen en la factura que se emite al cliente como una partida diferente de los honorarios y de los impuestos.

Además, su importe no se tendrá en cuenta a la hora de calcular el IVA repercutido (porque no forman parte de la base imponible) ni tampoco al calcular la retención de IRPF si corresponde.

Modelo de factura con gastos suplidos

Un suplido no representa un servicio que el profesional ofrece a su cliente, por lo que no es ni un gasto ni un ingreso para el autónomo.

Se facturan siempre de forma separada en la factura, o sea, en una línea diferente al importe de los servicios profesionales que se hayan prestado al cliente, es decir, no se debe sumar el gasto suplido a la base imponible de los servicios prestados, ya que:

• Los servicios profesionales prestados sí están sujetos a IVA e IRPF

• El gasto suplido no está sujeto a IVA e IRPF

Así, el gasto suplido en una factura aparecerá separado con el concepto de “suplido” o “cantidad abonada por cuenta del cliente”.

Por lo demás, no existe un modelo determinado de factura con suplidos. Cualquier factura ordinaria que contenga la información habitual, es susceptible de incluir «gastos de suplido» como concepto independiente de los servicios profesionales prestados.

Cómo contabilizar facturas con suplidos

Los gastos suplidos que incluye un profesional en sus facturas no son deducibles para él, sin embargo, sí lo será para el cliente final que es quien realmente paga.
La factura de suplido que tiene un profesional debe ir a nombre del cliente final porque es quien soporta la carga tributaria, y, por tanto, sí podría deducirlo como gasto.

El autónomo contabilizará el gasto suplido como una entrada y salida de dinero de caja por el pago realizado, mientras que el cliente final lo contabilizará como un gasto corriente sin impuestos, deduciendo el importe total en su cuenta de pérdidas y ganancias del negocio.

¿Los gastos suplidos y las provisiones de fondos son lo mismo?

Puede suceder que el autónomo reciba, de forma previa a la prestación del servicio, el dinero para asumir todos aquellos gastos suplidos. Estos pagos reciben el nombre de provisión de fondos y se contabilizan y registran de forma diferenciada. Al igual que los suplidos, representan un gasto atípico para el profesional y, como tal, requieren un trato diferenciado.

Concretamente, los profesionales que actúen por estimación directa, deben tener un libro de registro de provisiones de fondos y suplidos, por ley. Es decir, un registro de todos aquellos importes de las facturas que sean fondos y suplidos que han cobrado a sus clientes, para que quede constante ante una revisión de Hacienda.

En éste libro de registro, debe incluirse los siguientes datos:

• La fecha de la operación.
• El tipo de operación: si se trata de un gasto suplido o de una provisión.
• El pagador de la provisión o el perceptor del suplido.
• El importe.