Retenciones del trabajo: Comunicación de datos del perceptor de rentas del trabajo a su pagador o de la variación de los datos previamente comunicados (Modelo 145)

Recuerde que en enero su empresa debe calcular la retención de IRPF que aplicará a sus trabajadores, según las retribuciones previstas y su situación familiar. Ofrezca a sus trabajadores la posibilidad de rellenar un modelo 145 e indicar si sus circunstancias han cambiado.

Con el objetivo de garantizar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales de su empresa y asegurar una adecuada aplicación de las retenciones del IRPF a sus empleados, le recordamos la importancia del modelo 145 y su correcta gestión.

1.Solicitud del modelo 145 al inicio de la relación laboral

Cada vez que un trabajador se incorpore a su empresa, es obligatorio solicitarle que cumplimente el modelo 145. Este documento le permite a su empresa conocer la situación personal y familiar del empleado y calcular correctamente el tipo de retención que debe aplicarse en su nómina.

• Plazo para comunicar los datos: Antes del primer día de la relación laboral o del año natural.
• Consecuencia de la no presentación: Si el empleado no entrega el modelo, se le calculará la retención como si fuese soltero y sin cargas familiares.

2. Actualización anual y comunicación de cambios

Le recomendamos solicitar a sus empleados que actualicen el modelo 145 cada mes de enero para reflejar posibles cambios en su situación personal o familiar ocurridos durante el año anterior.

• Cambios que afectan al tipo de retención:
  • Nacimiento de hijos o reconocimiento de discapacidad.
  • Resoluciones judiciales que establezcan pensiones compensatorias o anualidades por alimentos.
  • Modificaciones en los ingresos previstos del trabajador.
• Plazo para informar cambios: Si el cambio implica un aumento del tipo de retención aplicable y puede regularizarse a mitad de año, el empleado debe informarlo en un plazo de 10 días desde que se produzca.

3. Cálculo de la retención

Para calcular la retención correctamente, tenga en cuenta:

• Ingresos previstos: Incluya el salario fijo anual, retribuciones variables (al menos las del año anterior, salvo evidencias objetivas de disminución), y los salarios en especie.
• Datos del modelo 145: Incluso si sospecha que la información proporcionada por el empleado no es correcta, debe calcular la retención con base en los datos declarados y conservar el modelo firmado.

4. Conservación de documentos

Es imprescindible conservar el modelo 145 firmado por cada empleado junto con cualquier documentación adicional presentada. Este archivo servirá como prueba ante la Administración tributaria en caso de inspección.

5. Consecuencias del incumplimiento

• Para el empleado: La no comunicación de cambios o la presentación de información falsa puede acarrear sanciones de entre el 35% y el 150% de las cantidades no retenidas.
• Para la empresa: Si no solicita el modelo 145 o no conserva los registros, podría enfrentarse a problemas legales y tributarios.

6. Beneficios de la actualización

• Para los empleados: Evitan sanciones de Hacienda y aseguran una retención adecuada a su situación actual, mejorando su flujo de ingresos.
• Para la empresa: Minimiza las interrupciones y la necesidad de recalcular retenciones a mitad de año.