La contabilidad del autónomo: guía paso a paso

Como autónomo, estás obligado a llevar una contabilidad clara y ordenada. Pero más allá del cumplimiento legal, dominar este proceso te permitirá conocer en todo momento la salud financiera de tu negocio y facilitará la presentación de impuestos y declaraciones fiscales.

Los autónomos deben cumplir con dos tipos de obligaciones:

    • Fiscales: Presentación de impuestos.

    • Contables: Mantenimiento de los libros de registro.

A continuación, te explicamos la importancia de la contabilidad, los libros obligatorios y algunos consejos prácticos para una gestión eficiente.

¿PARA QUÉ SIRVE LA CONTABILIDAD DEL AUTÓNOMO?

La información contable tienes tres utilidades principales:

1. Presentar impuestos correctamente

Cada trimestre y anualmente, debes presentar modelos tributarios como el IVA/IGIC y el IRPF. Tu epígrafe de actividad determina las obligaciones específicas.

Esto es en líneas generales, ya que es tu epígrafe de actividad económica el que determina cuáles son tus obligaciones fiscales.

La información contable, que se asienta  principalmente en el registro de ingresos y gastos, es la base para la realización de las autoliquidaciones y la presentación de declaraciones informativas. 

2. Conocer la situación económica del negocio.

Una contabilidad actualizada te permite tomar decisiones informadas y evitar errores. El registro contable tiene su incidencia en el plano fiscal, financiero y presupuestario del negocio. 

3. Cumplir con los libros de registro.

El epígrafe de actividad también marca las obligaciones contables del autónomo, que consiste básicamente en la llevanza de libros de registro de IRPF e IVA.

El conjunto de operaciones realizadas en el seno de la empresa se han de anotar y conservar durante seis años.

Por tanto, de todo lo anterior se desprende el hecho de que la contabilidad del autónomo resulta de utilidad para el funcionamiento interno de la empresa, para que Hacienda conozca los movimientos de tu actividad y para que tu asesoría pueda cumplir en tu nombre el conjunto de tus obligaciones tributarias.

¿QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS A LLEVAR LA CONTABILIDAD?

Todos los trabajadores por cuenta propia estáis obligados a llevar la contabilidad al día, salvo aquellos que tributan por el sistema de módulos (estimación objetiva).

En estos casos, aunque no sea obligatorio mantener libros contables formales, sí es recomendable conservar todas las facturas de ingresos y gastos.

El resto de autónomos, en especial quienes tributan por estimación directa (normal o simplificada), tienen la obligación legal de mantener registros detallados de sus ingresos, gastos e inversiones.

Hacienda puede solicitar estos libros en cualquier momento. No tenerlos o presentarlos incompletos puede acarrear sanciones económicas.

REGISTRO CONTABLE: INGRESOS Y GASTOS

Los ingresos y gastos derivados del desarrollo de tu actividad económica quedan incluidos en los libros contables, que serán unos u otros atendiendo al tipo de actividad económica realizada.

Ingresos: facturas emitidas y ventas

Esta es quizás la parte más sencilla.

Como autónomo, estás obligado a llevar un libro de registro de facturas emitidas y un libro de ventas e ingresos que sirven para recopilar todas las facturas e ingresos que vayas expidiendo o recibiendo en el desarrollo de tu actividad.

Tienes que ir ingresando la información de manera cronológica.

    • Libro registro de facturas emitidas: Su finalidad es conocer lo que se ha facturado a lo largo de un periodo de tiempo determinado, un trimestre, un año… y contabilizar, así, los ingresos generados por tu actividad. La Agencia Tributaria exige que la numeración de facturas sea incremental y continua, no permitiendo duplicados ni saltos en la numeración.

    • Libro registro de ventas e ingresos: Este libro es obligatorio para autónomos en estimación directa simplificada. Aquí reflejarás las ventas realizadas por medio de factura y otros ingresos que puedas tener.

Gastos: facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos

Si se hace seguimiento de los ingresos en sus correspondientes libros, los gastos son contabilizados en el libro de facturas recibidas, en el de bienes de inversión y en el de compras y gastos.

Aquí controlarás la inversión en gastos necesarios para la obtención de los ingresos. Recuerda que tienen que cumplir con el requisito de que sean necesarios para el desarrollo mismo de tu actividad. 

    • Libro de registro de facturas recibidas: Básicamente estás ante un listado de todas las facturas que hayas recibido a lo largo de un periodo de tiempo y que reflejan las compras que hayas realizado (ya sea de bienes o servicios) para desarrollar de manera óptima tu actividad.

    • Libro de registro de bienes de inversión: La Agencia Tributaria considera bien de inversión a efectos de IVA (diferente al concepto de inmovilizado a efectos del IRPF) todos aquellos bienes adquiridos que van a servir al desarrollo de tu actividad durante más de un ejercicio. Ejemplos de estos bienes de inversión son la maquinaria, los ordenadores o, incluso, un vehículo. No obstante, existe un segundo requisito para considerarlos bienes de inversión y es que su importe sin IVA debe ser superior a 3.000 euros.

    • La cuota de IVA que hayas soportado por la adquisición de este bien debe ser revisada durante un periodo de 4 años, para determinar cuál es el porcentaje de ese IVA que podrás deducir cada año.

    • Libro de bienes de inversión inmovilizado: Hablamos también de bienes de inversión, solo que en este caso su coste es superior a 300 euros. Del mismo modo que en el caso anterior hablamos de bienes que serán utilizados más allá de un solo ejercicio, Hacienda no te permite contabilizarlos como un gasto único, sino que tendrás que hacerlo distribuyendo su importe de manera proporcional a lo largo del tiempo. La propia Agencia Tributaria los tiene clasificados y les tiene asignados, según el tipo, unos plazos de amortización mínimos y máximos que puedes aplicar.

    • Libro de registro de compras y gastos: En este libro contable debes incluir tanto las compras que hayas realizado con factura, así como los gastos para los cuales no dispongas de una, pero sí un comprobante de pago en forma de ticket o de recibo del banco. Son de vital importancia porque también serán deducibles en el IRPF y te harán ahorrar dinero a la hora de presentar tus impuestos.

SANCIONES POR UNA CONTABILIDAD INCORRECTA

Si no llevas tu contabilidad de forma adecuada, te expones a multas por parte de la Agencia Tributaria.

Las sanciones dependen de la gravedad del error:

    • Infracción leve: errores no intencionados o datos mal introducidos en los modelos. La multa puede llegar hasta el 50 % de la cantidad que no se declaró correctamente.

    • Infracción grave: cuando se omite información de manera deliberada. Las multas oscilan entre el 50 % y el 100 % de lo que no se pagó.

    • Infracción muy grave: si se detecta fraude evidente, la sanción puede alcanzar hasta el 150 % del importe defraudado.

Además, no presentar libros contables o negarse a entregarlos si Hacienda los solicita también puede acarrear sanciones adicionales.

Llevar una contabilidad ordenada no solo es un requisito legal, sino una herramienta clave para gestionar tu negocio con seguridad y eficiencia. Si necesitas ayuda, un asesor fiscal puede simplificarte el proceso y evitar errores costosos.

¿Tienes dudas sobre qué libros aplicar a tu caso? ¡Consúltalo con un profesional!