Factura y recibo: ¿en qué se diferencian?

Aunque a priori puedan parecer similares, no es lo mismo emitir una factura que expedir un recibo.

De hecho, si realizas a diario distintas transacciones comerciales, debes saber que cada uno de estos documentos desempeña una función única y específica.

Te contamos cuáles son las diferencias entre factura y recibo y cómo distingue Hacienda uno de otro.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que registra una operación de compraventa de un producto o servicio. Las empresas y los autónomos pueden emitir facturas. 

Emitir una factura es un trámite fundamental en la contabilidad tanto del proveedor como del cliente, ya que acredita y deja constancia de la operación comercial y proporciona detalles específicos del producto o servicio, como su precio, impuesto y fecha, entre otros.

Para comprender qué es una factura y diferenciarla de un recibo, esta debe cumplir con determinados requisitos:

• Datos del emisor y receptor: nombre o razón social, domicilio fiscal y número de identificación fiscal (NIF), tanto del emisor como del receptor.

• Fecha de emisión y número de factura: debe indicarse la fecha en la que se emitió la factura y un número único que la identifique.

• Concepto: descripción detallada de los productos o servicios prestados.

• Base imponible: valor total de la transacción o de los bienes o servicios prestados antes de aplicar cualquier impuesto.

• Tipo impositivo: tasa que se aplica a la base imponible para calcular el porcentaje del impuesto.

• Impuestos desglosados: también deben detallarse los impuestos aplicados, como el IVA u otros impuestos especiales, si corresponde.

• Importe total: cantidad que el cliente debe pagar. El importe total es la suma de la base imponible y los impuestos.

¿Qué datos debe de llevar una factura?

Para que una factura sea válida, legal y comercialmente, los proveedores deben incluir una serie de datos obligatorios para documentar lo que se está vendiendo, cuáles son las partes implicadas y bajo qué condiciones. Esta serie de requisitos y datos obligatorios son clave para entender qué diferencia hay entre una factura y un recibo. Los datos que debe incluir una factura son:

• Número de factura.

• Fecha de emisión.

• Datos fiscales del emisor y receptor de la factura.

• Concepto.

• Base imponible.

• Tipo impositivo.

• Importe total.

• Información del registro mercantil (en el caso de las empresas).

¿Qué es un recibo?

Por otro lado, un recibo es un comprobante que emite el proveedor para confirmar que se ha realizado el pago correspondiente. Es decir, el recibo es un documento informativo que actúa como prueba de compra.

Sin embargo, es fundamental para hacer cambios del producto adquirido o realizar reclamaciones.

Los recibos pueden emitirse tanto en papel como en formato electrónico y suelen contener información básica como el producto o servicio adquirido, cantidad, precio, impuestos aplicados e importe total de la compra.

Una vez visto todo esto, es más sencillo entender las diferencias entre una factura y un recibo:

• Finalidad: mientras la factura funciona como una solicitud formal de pago, el recibo acredita que se ha realizado el pago.

• Emisión: la factura se extiende antes de efectuar el pago, a modo de notificación anticipada de la transacción. En cambio, el recibo se emite después de la transacción para confirmar el pago.

• Información: la factura requiere un alto nivel de detalles, tanto obligatorios como opcionales. El recibo, por su parte, es un documento simplificado que contiene menos información.

• Emisor y receptor: mientras una factura debe incluir los datos fiscales del emisor y del receptor del producto o servicio, el recibo tan solo incluye datos del proveedor o emisor.

¿Qué datos debe de llevar un recibo?

Si atendemos a los datos que incluye este documento, el recibo es un documento más simple que la factura. Conociendo estos datos, veremos más clara la diferencia entre factura y recibo. Como se emite una vez realizada la compraventa, en el recibo simplemente se incluye lo siguiente:

• Productos o servicios adquiridos (sin detalles extensos).

• Precio.

• Cantidad.

• Impuestos aplicados.

• Importe total de la compra.

Cómo diferencia Hacienda una factura de un recibo

Entender las diferencias entre factura y recibo es fundamental, especialmente cuando autónomos y empresas deben declarar gastos a Hacienda. Al fin y al cabo, la Agencia Tributaria tiene en cuenta ambos documentos para controlar las transacciones comerciales.

De hecho, de existir alguna discrepancia entre las facturas emitidas por los proveedores y los recibos puede levantar sospechas y dar lugar a una inspección fiscal.

Para distinguir un recibo y una factura, Hacienda tiene en cuenta los gastos deducibles:

• Factura: ofrece la posibilidad de deducir tanto el IVA como el IRPF.

• Recibo: en cambio, con un recibo tan solo puede deducirse el IRPF. Este documento no permite la deducción del IVA, pero es válido para contabilizar como gasto en la Declaración de la Renta.