¿Está mi empresa obligada a implantar un buzón de denuncias?

El 16 de febrero de 2023, el Congreso aprobó la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, por la que se transpone la Directiva 2019/1937 de la Unión Europea. Esta obliga a empresas y entidades a habilitar un canal de denuncias o canal interno de información para que los empleados, o cualquier tercero que colabore con ellas, pueda formular denuncias de forma anónima. También para informar a la empresa sobre comportamientos alejados de la ética o presuntamente ilegales.

Esta norma tiene como objeto proteger a las personas que, en un contexto laboral o profesional, detecten acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penales o administrativas graves o muy graves y las comunique mediante los mecanismos regulados en la misma.

¿Qué es un canal de denuncias?

Un canal de denuncias interno, o canal de información, consiste en un sistema de alertas. Este avisa a la unidad responsable de cumplimiento normativo sobre presuntas malas prácticas en la gestión de una empresa u organización. El objetivo es identificar dichas presuntas malas prácticas que puedan suponer un riesgo para la corporación y poder así combatirlas. En dicho canal, los denunciantes transmiten la información a través de un sistema seguro que debe evitar filtraciones que dañen la reputación de la empresa.

La prioridad de estos canales es proteger a las personas que denuncian, en especial, a las que trabajan en la organización o están relacionadas con esta. La herramienta tiene que permitir realizar el aviso de forma completamente confidencial y, en su caso, anónima, si el informante (denunciante) así lo desea.

Algunas de las situaciones que se podrían denunciar por esta vía son:

• Posibles conductas y comportamientos considerados ilegales con el desempeño del trabajo,

• Presunta gestión lucrativa de recursos de la empresa,

• Situaciones de discriminación o abuso sexual,

• Prácticas de corrupción, robos, fraudes, etc.

Nuevas obligaciones

La Directiva incluye la obligación para los Estados miembros, exigiendo la creación de canales de denuncia, tanto a nivel interno, como externo a la organización, en los que se garantice la confidencialidad.

Para ello, se establecen 3 niveles:

• Canal de denuncias en la propia entidad, a nivel interno.

• Si este canal no realiza su función adecuadamente, se pasaría al siguiente nivel, canal de las autoridades competentes.

• Si las autoridades no actúan, o se prevén peligros inminentes, la norma prevé el uso de los medios de comunicación.

Estarán obligadas a cumplir esta nueva normativa las instituciones públicas, y empresas privadas con más de 50 empleados o 10 millones de euros de ingresos.

Los Estados de la UE podrán exigir a entidades con menos de 50 trabajadores que las establezcan si existen riesgos.

La Directiva contempla la protección de las personas que informen sobre irregularidades en el área de compras públicas, servicios financieros, blanqueo de dinero o financiación del terrorismo.

También en seguridad en el transporte, protección medioambiental, seguridad alimentaria, salud pública, salud animal, protección del consumidor, protección de datos o regulaciones tributarias.

La Ley de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción entró en vigor el 13 de marzo.

Las empresas obligadas a crear canales de denuncia van a tener que crearlos en un plazo de 3 a 9 meses, según el tamaño de su plantilla.

¿Quién debe tener un canal de denuncias?

La nueva Ley obliga a todas las empresas con más de 50 personas en su plantilla y a las entidades del Sector Público a implementar canales de denuncias confidenciales y seguros.

Las compañías obligadas a crear estos canales de denuncia son:

• Personas físicas o jurídicas con empresas de 50 o más personas empleadas.

• Empresas del sector financiero o personas jurídicas que, aunque no tengan domicilio en España, desarrollen actividades mediante sucursales o agentes sin domicilio permanente.

• Partidos políticos, sindicatos, patronales o fundaciones creadas por los mismos que reciban fondos públicos.

• Grupos de sociedades.

¿Cuál es el plazo para crear los canales de denuncia efectivos?

Existen dos plazos diferenciados para crear los canales de denuncia:

• Empresas de más de 249 personas en plantilla: plazo de 3 meses (fecha límite el 13 de junio de 2023).

• Compañías de entre 50 y 249 personas empleadas: plazo de 9 meses (fecha límite hasta el 1 de diciembre de 2023).

• Municipios de menos de 10.000 habitantes: plazo de 9 meses (fecha límite hasta el 1 de diciembre de 2023).

¿Cómo funciona?

Los canales de denuncia tienen que ser plenamente confidenciales y nunca revelar la identidad del denunciante. La denuncia puede formalizarse por escrito, a través una plataforma online o de manera verbal.

Una vez que un trabajador denuncie una situación, tendrá que recibir un acuse de recibo de su denuncia en un plazo de 7 días.

Será obligatorio asignar una persona de contacto para mantener la comunicación con el denunciante y realizar un seguimiento sobre el estado de la denuncia.

La respuesta tendrá que ofrecerse en un período razonable, que no podrá ser superior a 3 meses a partir del acuse de recibo.

Por supuesto, se debe cumplir el Reglamento General de Protección de Datos.

Toda la información tiene que conservarse en un registro de informes por el tiempo que se crea necesario.

Multas y sanciones

Los Estados de la Unión Europea consideran fundamental establecer sanciones penales, civiles o administrativas para garantizar que no se tomen represalias contra los denunciantes.

De hecho, La Ley contempla sanciones de hasta un millón de euros para las empresas.

Las multas podrán oscilar:

• Desde 1.001 a 300.000 euros si se trata de personas físicas.

• Desde 10.001 a 1.000.000 de euros en el caso de las jurídicas.

De la misma manera, se sancionarán a personas en el caso de presentar denuncias falsas o a las empresas que revelen dichas denuncias.