¿Cómo y cuándo utilizar una factura rectificativa?

Las facturas rectificativas son un documento que sirve para corregir una factura original, añadir algún dato incompleto o indicar devoluciones de mercancías. Ya que por ley no podemos alterar una factura que ya ha sido emitida, debemos crear esta factura rectificativa para realizar cualquier cambio o añadir más datos.

Desde que se anunció el nuevo reglamento de facturación el 30 de noviembre del 2012, ya no es posible anular una factura para emitir otra por la misma operación. Y como ya hemos mencionado, tampoco podremos modificarla de forma directa, las facturas originales deben mantenerse intactas.

En el caso de que la original no cumpla con los requisitos establecidos o se detecte algún tipo de error, es obligatorio emitir una factura rectificativa.

Existen diferentes tipos de facturas rectificativas que se utilizan en la contabilidad y facturación de una empresa. A continuación, describimos los principales:

1. Factura rectificativa por error en el importe: se emite cuando se ha cometido un error en el importe facturado, ya sea porque se ha cobrado de más o de menos.

2. Factura rectificativa por error en los datos del cliente: se emite cuando se ha facturado a un cliente equivocado o se han incluido datos incorrectos en la factura original.

3. Factura rectificativa por devolución de mercancía: se emite cuando se devuelve un producto o mercancía que ya ha sido facturado y se necesita corregir la factura original.

4. Factura rectificativa por descuento posterior: se emite cuando se aplica un descuento después de haber emitido la factura original.

5. Factura rectificativa por anulación de factura original: se emite cuando se anula la factura original por algún motivo, como por ejemplo la devolución de la mercancía o el servicio.

En cualquier caso, las facturas rectificativas se emiten para corregir errores u omisiones en las facturas originales y deben estar debidamente documentadas y contabilizadas.

¿Cuáles son los requisitos para hacer facturas rectificativas?

Igual que ocurre con las facturas ordinarias, las rectificativas deben cumplir una serie de requisitos para que sean legales.

En criterios generales, la factura rectificativa será igual a la factura original, salvo por unas características propias:

• Debe llevar una numeración especial y una serie diferente a las facturas ordinarias.

• Es obligatorio identificar la factura original que se quiere modificar (numeración y fecha).

• Incluir el motivo de su emisión y el detalle de la rectificación que se va a efectuar.

• Indicar claramente que se trata de una factura rectificativa.

Hay que tener en cuenta que es posible crear una sola factura rectificativa para rectificar varias facturas expedidas. Esto se puede hacer siempre y cuando se identifiquen todas las facturas rectificadas en el documento.

¿Cómo se hace una factura rectificativa?

Una factura rectificativa se crea como los otros tipos de facturas, siempre y cuando la numeración de la factura sea diferente, se incluya el importe de la rectificación y esté claramente identificada como una factura rectificativa.

En qué plazo debe emitirse una factura rectificativa

La normativa nos indica que la expedición de la factura rectificativa o de abono deberá efectuarse “tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias” que obligan a su expedición, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto afectado, en su caso.

ALGUNOS EJEMPLOS

Facturas rectificativas por errores

El caso más común para enviar una factura rectificativa es cuando se produce un error. Sobre todo cuando se trata de un error referente a la siguiente información:

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de la factura.
• Nombre y apellidos, razón (o denominación social) del emisor y el destinatario.
• Número de Identificación Fiscal.
• Domicilio del emisor y el destinatario.
• Descripción de las operaciones y datos necesarios para determinar la base imponible (tipo impositivo como IRPF o IVA, cuota tributaria y fechas de las operaciones).

Específicamente, cualquier error relacionado con los artículos 6 y 7 del Reglamento de Facturación será suficiente para emitir una factura rectificativa. Y esta debe emitirse, tan pronto se descubra el error con un plazo máximo de hasta cuatro años.

Facturas rectificativas por modificación de la base imponible del IVA

El reglamento también indica que será obligatoria la expedición de una factura rectificativa cuando las cuotas impositivas repercutidas se hayan determinado incorrectamente o den lugar a la modificación de la base imponible.

En el caso de que esta haya sido modificada por la devolución de mercancías o embalajes, no es necesario crear una factura rectificativa. En cambio, se debe cambiar la factura que se emita posteriormente.

Rectificar IVA de una factura impagada

La factura rectificativa también puede emitirse para recuperar el IVA de las facturas originales impagadas. Esta ha de ser idéntica a la factura original, pero claramente identificada como factura rectificativa y con el importe en negativo. La emisión debe hacerse en el plazo de tres meses desde que se cumplan seis meses o un año del impago.

Se dispone de un mes desde la emisión de la factura rectificativa para hacérsela llegar a la AEAT. Además, deberás incluir una copia de los documentos que justifiquen que se ha instado al cobro de la factura impagada mediante reclamación judicial o notarial.

No te olvides de enviar la factura rectificativa a tu cliente, de lo contrario, podrías descuadrar su contabilidad y causarle problemas con Hacienda.

Facturas rectificativas positivas

Esta es la factura rectificativa que se emite cuando nos deben dinero. Normalmente, esto sucede cuando el importe que hemos puesto en la factura original es menor a lo que tenemos que cobrar.

Facturas rectificativas negativas

Este es el caso contrario de la anterior. Esta factura rectificativa se emite cuando tenemos que pagar. Este tipo de rectificación ocurre cuando hemos cobrado de más.

¿Factura rectificativa negativa o factura de abono?

Las facturas de abono hacían referencia a los documentos que se emitían como consecuencia de una devolución. A partir del 1 de enero del 2013, cuando entra en vigor el nuevo reglamento de facturación, este es reemplazado por la factura rectificativa negativa.