Tributaria

Si eres autónomo o pyme tienes que plantearte si tienes alguna obligación relacionada con las facturas y los justificantes. ¿Existen plazos mínimos para conservar los documentos relativos a la actividad económica? ¿Puede la Agencia Tributaria exigirme después de varios años las facturas? ¿Durante cuánto tiempo se tienen que conservar las facturas, los libros y otros justificantes de actividad económica? En este artículo te aclaramos estas entre otras dudas relacionadas con los plazos de conservación de las facturas y otros documentos relacionados con tu empresa. La pregunta clave es: ¿Durante cuánto tiempo está obligada una pyme o autónomo a guardar sus facturas, libros y otro tipo de justificantes de su actividad? Y para responder a la misma hemos de hacerlo desde 4 perspectivas: - Mercantil. - Fiscal. - IVA. - Prevención de blanqueo de capitales. Desde el punto de vista mercantil Del Código de Comercio se deriva la obligación de conservar durante seis años desde el último asiento del ejercicio todos los libros y documentos relativos a la actividad económica, indistintamente si se trata de un autónomo o entidad mercantil. Obligación que se mantiene aunque el empresario haya cesado en su actividad. No obstante, en la normativa que se refiere a los impuestos, el plazo de prescripción es de cuatro años, que empiezan a contarse desde el momento en que presenta el mismo. Así, aunque se refiere a estos cuatro años, la normativa mercantil exige que estos guarden la documentación durante el plazo de los seis años. Desde el punto de vista fiscal Como ya hemos anticipado, la normativa fiscal se refiere al plazo de cuatro años. Sin embargo, hay otros plazos a los que debemos prestar atención: - Si Hacienda interviene para revistar los impuestos en el plazo de los cuatro años de prescripción o presenta una declaración complementaria, el plazo de los cuatro años se iniciará de nuevo tras dicha interrupción. - Si se trata de facturas de una activo que es amortizable se tienen que conservar el plazo de cuatro años pero contado desde que ya no quepa la revisión del mismo porque ya ha sido amortizado. - Cuando se tengan pérdidas en el ejercicio, la obligación se extiende a un plazo de al menos diez años. - El plazo de conservación será de nueve años en el supuesto de adquisición de un inmovilizado que por su actividad tenga una imputación superior a 3005,06 euros. Desde el punto de vista del IVA La LGT establece una obligación general para empresarios y profesionales respecto la obligación de expedir y entregar facturas o documentos equivalentes. Sobre estos documentos, la Ley del IVA establece que estos documentos tendrán que conservarse durante un plazo de cuatro años, que es el plazo de prescripción del mismo. Finalmente, el Reglamento que regula las obligaciones de facturación establece que los documentos que se enuncian a continuación también deberán conservarse durante el plazo que establezca la LGT (cuatro años). Los documentos son: - Facturas recibidas - Copias o matrices de las facturas expedidas - Justificantes contables de operaciones de aplicación de inversión cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad - Recibos que justifiquen el reintegro de la compensación del Régimen especial de Agricultura, Ganadería y Pesca - Documentos que acrediten el pago de impuesto a la Importación Los documentos se conservarán en papel o formato electrónico, siempre que se garantice de la autenticidad respecto a su origen, contenido y legalidad. Además, se ha de garantizar a la Administración el acceso a los mismos. Atendiendo a la prevención de blanqueo de capitales Respecto a esta materia también rige una especialidad, ya que si eres sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales afectada por la Ley 10/2010 el plazo de conservación será de diez años.

¿Puedo deducirme en el IRPF los gastos del vehículo siendo autónomo? Salvo algunas excepciones, para deducir en el IRPF los gastos relacionados con la adquisición y el uso del vehículo (amortización, reparaciones, carburante, Impuesto de Matriculación, seguros, aparcamientos, etc.), es preciso que el mismo se utilice de forma exclusiva en la actividad empresarial o profesional (no siendo suficiente que el uso particular sea accesorio o irrelevante). Una de las cuestiones más controvertidas con Hacienda es la relativa a la posibilidad de deducir en el IRPF los gastos de un vehículo particular siendo autónomo para la determinación de los rendimientos netos (ingresos menos gastos) de su actividad económica (empresarial o profesional). Pues bien, si usted es un autónomo debe tener en cuenta que Hacienda pone muchas trabas a la hora de deducir en el IRPF los gastos relacionados con la adquisición y el uso (amortización, reparaciones, carburante, Impuesto de Matriculación, seguros, aparcamientos, etc.). Salvo algunas excepciones, para que dichos gastos sean deducibles en el IRPF, es preciso que el vehículo se utilice de forma exclusiva en la actividad (no siendo suficiente que el uso particular sea accesorio o irrelevante), lo cual es muy difícil de demostrar. A continuación se lo explicamos. Afectación del vehículo a la actividad económica En relación con los gastos asociados con la utilización del vehículo para la actividad empresarial o profesional, la postura tradicional y mayoritaria ha sido la de considerar únicamente deducibles tales gastos cuando se trate de vehículos afectados a la actividad, entendiendo que existe afectación cuando la utilización del mismo se realice de forma exclusiva en la misma, ya que al ser un elemento patrimonial indivisible, no cabe la afectación parcial. Para la deducción de cualquier gasto (incluidas las amortizaciones) relativo al vehículo de turismo, la normativa del IRPF exige que dicho vehículo tuviese la consideración de elemento patrimonial afecto a la actividad económica desarrollada por el autónomo, lo cual supone que, estando registrado en los libros o registros obligatorios, sea utilizado de forma exclusiva en dicha actividad económica. Es decir, para la deducción en el IRPF de cualquier gasto relacionado con la compra de un vehículo o con su uso (amortización, gasolina, aparcamiento, seguro, reparaciones…), Hacienda solicita que el contribuyente pruebe el “no uso” para fines privados.  Pero esto es muy difícil de demostrar ante Hacienda, al tratarse de una “prueba diabólica”, dado que se exige la prueba de un hecho negativo, cual es la no utilización del vehículo para fines particulares o privados, prácticamente imposible de demostrar, por lo que Hacienda no suele permitir la deducción de estos gastos. Atención. En última instancia, es la Agencia Tributaria quien tiene la última palabra, es decir, el poder decidir si los gastos son deducibles o no.  Pruebas  La deducibilidad o no de los gastos asociados al vehículo es un problema de prueba, que depende de que el contribuyente pueda demostrar, con todos los medios admitidos en derecho, que el vehículo se encuentra afecto de forma exclusiva a la actividad económica, así como que el mismo resulta necesario para la obtención de los ingresos. En el caso de los turismos que se presuman afectados de manera exclusiva, deberán probar ese hecho ante la Agencia Tributaria. Si su uso está acreditado debidamente, podrán deducir todos los gastos anteriormente expuestos. De lo contrario, no podrán beneficiarse de ninguna deducción. No obstante, hay que apuntar que existen sentencias de los Tribunales en las que se reconoce dicho derecho a la deducción de estos gatos, y en las que señala que es Hacienda la que debe probar que los gastos no son deducibles, y no al revés. Llegado el caso de que Hacienda no lo admita como gasto deducible, vía administrativa se puede reclamar e insistir en ello, y para evitar problemas, es conveniente  contar con pruebas suficientes que demuestren que realmente el vehículo sólo se utiliza para la actividad económica, como por ejemplo:

• Rotule sus vehículos comerciales o industriales con el logo de su empresa, y procure que no dispongan de lunas en las puertas traseras.

• Procure que dichos vehículos estén adaptados a la actividad realizada y que no sean modelos más propios de uso particular.

• Mediante facturas o recibos, pero también con una lista de los desplazamientos realizados, clientes y ciudades visitadas.

• Correos electrónicos intercambiados con el cliente donde figuren las confirmaciones de reunión, agenda de visitas, los presupuestos aceptados donde conste la ciudad o lugar donde se prestará el servicio, justificantes de entrega de mercancía, etc.

• Deberá acreditarse que el gasto se ha ocasionado en el ejercicio de la actividad y que es necesario para la obtención de los ingresos. Es decir, que los gastos asociados al vehículo sean necesarios para el desarrollo de la actividad y para la obtención de los rendimientos, y no meramente convenientes.

 El problema reside en probar la afectación exclusiva del vehículo a la actividad, no siendo suficiente su debida anotación en la Contabilidad o la existencia de un segundo vehículo o el tipo de actividad desarrollada, debiendo aportar todo un conjunto de pruebas que puedan llegar a demostrar esta afectación, como un registro de las salidas efectuadas y de los clientes visitados, una relación entre el kilometraje de los coches y la distancia recorrida en los viajes de trabajo, el depósito del vehículo en el garaje de la empresa tras la finalización de la jornada laboral, además de lo que ya hemos comentado anteriormente.  Excepciones El Reglamento del IRPF señala que se considerarán utilizados para necesidades privadas de forma accesoria y notoriamente irrelevante los bienes del inmovilizado adquiridos y utilizados para el desarrollo de la actividad económica que se destinen al uso personal del contribuyente en días u horas inhábiles durante los cuales se interrumpa el ejercicio de dicha actividad. Lo dispuesto en el párrafo anterior no será de aplicación a los automóviles de turismo y sus remolques, ciclomotores, motocicletas, aeronaves o embarcaciones deportivas o de recreo, salvo determinados supuestos. En concreto, sólo se excepcionan de esta norma tan estricta (permitiéndose, en caso de uso particular y empresarial, la deducción de la parte proporcional correspondiente al uso empresarial) los siguientes vehículos:

1. a) Los vehículos mixtos (como las furgonetas) destinados al transporte de mercancías.

1. b) Los destinados a la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación (taxis o empresas de alquiler de vehículos).

1. c) Los destinados a la prestación de servicios de enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación (autoescuelas)

1. d) Los destinados a los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.

1. e) Los destinados a ser objeto de cesión de uso con habitualidad y onerosidad.

Atención. Se considerarán automóviles de turismo, remolques, ciclomotores y motocicletas los definidos como tales en el Anexo del Real Decreto Legislativo 339/1990, de 2 de marzo, por el que se aprueba el texto articulado de la Ley sobre Tráfico, Circulación de Vehículos a Motor y Seguridad Vial, así como los definidos como vehículos mixtos en dicho Anexo y, en todo caso, los denominados vehículos todo terreno o tipo “jeep”.  

Una inquietud del empresario es saber qué IVA se puede deducir y cuál no. El objetivo es conocer cómo puede reducir su carga fiscal a lo largo del año. En demasiadas ocasiones, las empresas incurren en errores a la hora de contabilizar como deducibles facturas que en realidad no lo son, algo que puede derivar en sanciones graves. Por ello, vamos a elaborar una explicación fácil sobre el IVA que esclarezca lo máximo posible cuál es el IVA deducible.

En qué consiste el IVA El impuesto sobre el valor añadido (IVA) es un tributo indirecto que grava el consumo. Esto quiere decir que cada vez que una persona efectúe una compra, un porcentaje del importe de la misma irá destinado a las arcas del Estado. De esta forma, son las empresas que han suministrado ese bien o servicio quienes se encargan de recaudarlo. Al igual que sus clientes, las empresas que han suministrado esos bienes y servicios también han realizado las compras necesarias para poder ofrecer un producto o servicio final, y por ello han tenido que pagar su porcentaje correspondiente de IVA. Cuando las empresas han recaudado el IVA en sus ventas de bienes o servicios, tienen obligación de ingresarlo en el Tesoro. Hablamos de IVA repercutido. Cuando las empresas han pagado IVA en sus adquisiciones, tienen derecho a descontar ese IVA del importe que han recaudado para el Tesoro. Hablamos de IVA soportado. Al llegar al periodo de liquidación, las empresas declaran el IVA repercutido a los clientes, pero restan de él lo que han soportado en sus adquisiciones. En este punto, el resultado puede ser positivo o negativo. Si las empresas han recaudado más de lo que han pagado, deben devolver ese importe al Estado. Por el contrario, si han pagado más de lo que han recaudado, pueden elegir entre que el Estado les devuelva la diferencia o reservar ese importe para compensarlo en las futuras declaraciones. Así, la vía que tienen las empresas para “pagar menos de IVA” es justificar cada una de sus compras para compensar la cantidad que han recaudado a sus clientes. ¿Qué IVA me puedo deducir? En más de una ocasión nos hemos visto en la tesitura de recibir una factura de un cliente para contabilizar como compra y la hemos tenido que rechazar por no cumplir todos los requisitos. Y es que no todo el IVA que pagan las empresas en sus adquisiciones compensa el que recaudan de sus clientes, esto es que sea deducible. Para que el IVA de una adquisición esté considerado legalmente como deducible debe cumplir tres características fundamentales: 1. Que esté vinculado a la actividad económica de la empresa. Esto es, que sea imprescindible para el desarrollo de la actividad de la empresa, bien en uso exclusivo o mixto. 2. Qué esté debidamente justificado, contar con la factura original y completa en la que figure la transacción. 3. Qué esté reflejado en la Contabilidad de la empresa. Los libros de registro deben cuadrar con las liquidaciones. ¿Cuándo el IVA no es deducible? Como hemos visto, no todo el IVA soportado es deducible. Aunque hay muchas controversias sobre el asunto, lo cierto es que las restricciones del derecho a deducir se establecen para evitar abusos. De esta manera, la Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido enuncia en su artículo 96 las exclusiones y restricciones del derecho a deducir. En este sentido, nunca serán deducibles las cuotas soportadas por ninguno de estos bienes y servicios: 1. Joyas, alhajas, piedras preciosas, perlas y objetos elaborados con oro o platino. 2. Alimentos, bebidas y tabaco. 3. Espectáculos y servicios de carácter recreativo. 4. Bienes y servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas. 5. Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración. Estarán excluidos en estos casos aquellos bienes o servicios que correspondan a la actividad económica de la empresa. Ejemplo: venta de joyas, restauración, organización de eventos, etc.

Qué gastos se pueden deducir

Tan importante como saber qué gastos no son deducibles a efectos del IVA, es conocer cuáles sí son deducibles: 1. Consumos de explotación: como hemos visto, este tipo de adquisiciones cumplen todos los requisitos para ser deducibles si están debidamente justificados y contabilizados. 2. Arrendamientos y cánones, cuando estén sujetos a IVA. Aquí cabe la puntualización especial del caso de los autónomos. Los autónomos pueden deducirse el alquiler de su vivienda si realizan en ella su actividad empresarial y siempre por la parte proporcional a la superficie que figure en la Agencia Tributaria. 3. Servicios de profesionales independientes. 4. Otros servicios exteriores, como la publicidad, el consumo del teléfono o los suministros. 5. Deducción del IVA del coche y de los gastos que genere el vehículo (combustible, revisiones, reparaciones…) En este caso, la deducción es aceptable hasta el 50% del gasto total. Sin embargo, en el caso de taxistas, escuelas de conductores, etc. El IVA es deducible al 100%. 6. Bienes de inversión, en el periodo en el que se realice la compra, con independencia de la amortización de la base imponible. En resumen, podrás deducirte el IVA de cualquier gasto de la empresa que no incurra en ninguna de las exclusiones referidas en la Ley, siempre y cuando tenga una relación directa con el desarrollo de la actividad.

Con la aprobación del modelo 232 se ha producido un cambio importe en la forma de declarar las operaciones vinculadas y las operaciones con paraísos fiscales y que anteriormente iba reflejada en el Impuesto sobre Sociedades (modelo 200). El día 30 de agosto de 2017, se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Orden HFP/816/2017, de 28 de agosto, por la que se aprueba el nuevo modelo 232 de declaración informativa de operaciones vinculadas y de operaciones y situaciones relacionadas con países o territorios considerados como paraísos fiscales. Esta Orden Ministerial, que no responde a ninguna modificación legislativa que específicamente determine la necesidad de una nueva declaración, tiene como finalidad trasladar determinados cuadros informativos, que tradicionalmente se venían informando en el modelo 200 de la declaración del Impuesto sobre Sociedades, al nuevo modelo 232. Cambio en la forma de declarar las operaciones vinculadas y las operaciones con paraísos fiscales. Como hemos comentado, la información que hasta ahora se declaraba en varios apartados del Modelo 200 del Impuesto sobre Sociedades, se traslada, para los períodos impositivos iniciados a partir del 1 de enero de 2016, a la nueva declaración informativa que se presentará por medio del Modelo 232:

- Operaciones con personas o entidades vinculadas, en cumplimiento de la obligación prevista en el artículo 13.4 RIS, de incluir, en las declaraciones que así se prevea, la información relativa a las operaciones vinculadas. - Las operaciones con personas o entidades vinculadas en caso de aplicación de la reducción de rentas procedentes de determinados activos intangibles (art. 23 y DT 20ª LIS). Esta información se incluyó por primera vez en declaraciones del IS del ejercicio 2015. - Operaciones y situaciones relacionadas con países o territorios considerados como paraísos fiscales. Plazo de presentación del nuevo Modelo 232 de declaración en Paraísos fiscales Se fija como plazo de declaración en 4 meses después de la fecha de presentación de las declaraciones del Impuesto sobre Sociedades. El art. 4 de la Orden HFP/816/2017 establece que la presentación del 232 se debe realizar en el mes siguiente a los 10 meses posteriores a la conclusión del período impositivo al que se refiera la información a suministrar. Para el ejercicio 2016, se presentará en el mes de noviembre (DT única Orden HFP/816/2017). Información que se ha de presentar en el nuevo modelo 232 de operaciones vinculadas Cuadro 1: Información operaciones con personas o entidades vinculadas (art 13.4 RIS)

Se informará sobre:

- Las operaciones realizadas con la misma persona o entidad vinculada, siempre que el importe de la contraprestación del conjunto de operaciones supere los 250.000 euros, de acuerdo con el valor de mercado. - Las operaciones específicas, siempre que el importe conjunto de cada uno de este tipo de operaciones en el período impositivo supere los 100.000 euros. Se consideran operaciones específicas aquellas a las que no les es de aplicación la documentación simplificada, enumeradas en los arts. 18.3 LIS y 16.5 RIS. - Como novedad a partir del ejercicio 2016, en el modelo 232 deberán declararse aquellas operaciones del mismo tipo que a su vez utilicen el mismo método de valoración, siempre que el importe del conjunto de dichas operaciones en el período impositivo sea superior al 50% de la cifra de negocios de la entidad, con independencia del importe de la contraprestación del conjunto de operaciones realizadas con la misma persona o entidad vinculada. No deben declararse: - Las operaciones realizadas entre entidades que se integren en un mismo grupo de consolidación fiscal, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 65.2 LIS. - Las operaciones realizadas con sus miembros o con otras entidades integrantes del mismo grupo de consolidación fiscal por las AIE y las UTE. No obstante, sí que deberán presentar el modelo 232 en el caso de UTE o fórmulas de colaboración análogas a las uniones temporales, que se acojan al régimen del artículo 22 LIS. - Las operaciones realizadas en el ámbito de ofertas públicas de venta o de ofertas públicas de adquisición de valores. Cuadro 2: Operaciones con personas o entidades vinculadas en caso de aplicación de la reducción de las rentas procedentes de determinados activos intangibles (art. 23 y DT 20ª LIS) - Se mantiene el contenido en los mismos términos que en la declaración del Impuesto sobre Sociedades del ejercicio 2015. - Debe cumplimentarse en aquellos casos en que el contribuyente aplique la reducción prevista en el artículo 23 LIS, porque obtiene rentas como consecuencia de la cesión de determinados intangibles a personas o entidades vinculadas. Cuadro 3. Operaciones y situaciones relacionadas con países o territorios considerados como paraísos fiscales - Se mantienen el mismo contenido que en la declaración del Impuesto sobre Sociedades del ejercicio 2015. - Deben presentarlo los contribuyentes que realicen operaciones o tenga valores en países o territorios calificados como paraísos fiscales independientemente de su importe.

Los autónomos y las empresas tienen que emitir facturas de todos los trabajos que realicen, pero para que esta sea deducible se deben cumplir una serie de requisitos. El contenido de la factura viene recogido en el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Requisitos Los datos que no pueden faltar en la factura para que esta sea gasto deducible en los pagos fraccionados del IRPF y del IVA/IGIC son: 1. Número de factura, y en su caso, serie: El número de factura siempre tiene que ser correlativo, es decir, no se pueden emitir dos facturas con el mismo número de factura y serie. 2. La fecha de factura: Además es importante que guarde correlación con la fecha de factura. 3. Nombre y apellidos o Razón Social del empresario que expide la factura y el destinatario. 4. NIF del empresario y el destinatario. 5. Domicilio fiscal del empresario y destinatario. Si el destinatario es una persona física no empresario o profesional no es obligatorio este dato. 6. Descripción de la operación (prestación del servicio o productos que se venden). 7. Tipo de IVA/IGIC aplicable/s. 8. Desglose entre BASE y CUOTA de IVA/IGIC. Si la factura tiene varios tipos de IVA/IGIC, la factura deberá recoger por separado base y cuota correspondiente a cada uno de los tipos. 9. Fecha de realización de la operación si es distinta a la fecha de expedición de la factura. 10. En el caso de que emitamos una factura exenta o no sujeta a IVA/IGIC es necesario indicar el precepto de la Ley que lo recoge. Como regla general la expedición de la factura debe realizarse en el momento de la operación, salvo que el destinatario sea otro empresario o profesional en el que debe realizarse en el plazo de un mes a partir de la operación. La Ley del IVA/IGIC recoge que para que este impuesto sea deducible es necesario cumplir con los requisitos de facturación señalados y cuantos otros requisitos sean especialmente requeridos en cuanto al mismo, como hacer retención, por ejemplo, a otro profesional o a una sociedad.