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Los certificados electrónicos de empresa desaparecen
27Jul2016

Los certificados electrónicos de empresa desaparecen

El 1 de Julio empiezan los nuevos certificados de representantes de personas jurídicas que sustituirán a los actuales certificados de persona Jurídica. Debido a la entrada en vigor del Reglamento UE nº 910/2014 de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (e-IDAS), los certificados de personas jurídicas dejarán de emitirse a partir del 1 de julio de 2016, siendo reemplazados por otros certificados. Podrán seguir usándose hasta su caducidad o revocación. El pasado 3 de junio a las 14:00 horas fue el último día para pedir/acreditar  los actuales certificados de persona jurídica. Conforme a la nueva normativa europea, a partir del 1 de julio de 2016 deben dejar de emitirse certificados de firma electrónica a favor de personas jurídicas, si bien estos certificados (conforme a las directrices del Ministerio de Industria, Energía y Turismo) podrán seguir utilizándose hasta su caducidad o revocación. Para sustituir a dichos certificados, se podrán utilizar certificados de firma electrónica de representante de personas jurídicas o entidades sin personalidad jurídica. Situación actual En España afecta a algunas disposiciones de la Ley 59/2003, de firma electrónica, en lo relativo a los certificados electrónicos de personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica. Hasta ahora, las empresas tenían la obligación de tener un certificado digital persona Jurídica a nombre de la Sociedad para identificarse online ante las entidades públicas como Hacienda, Seguridad social, Ayuntamientos, etc. También era necesario  para la presentación de declaraciones, autoliquidaciones y para la recepción de notificaciones en el buzón 060. Estos certificados de firma electrónica se obtenían previo registro en la página de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre donde se obtenía un código de solicitud para posteriormente previa cita se acudía  en una delegación de Hacienda para identificarse, también era necesario llevar un certificado emitido por el registro mercantil donde constara que la persona era administrador de la sociedad. Cambios El nuevo certificado no será emitido a nombre de la Sociedad como antes, sino a nombre de la persona física que sea su legal representante. La consecuencia es que cada operación realizada online llevará la firma de una persona física en representación de la empresa FMNT Así, desde el pasado 6 de Junio de 2.016 la FMNT, como  principal entidad emisora de certificados digitales  comenzó a emitir los nuevos Certificados: de representante de persona jurídica, de representante de entidad sin personalidad jurídica así como de representante para administradores únicos o solidarios dejando de emitir los actuales certificados de persona jurídica y no pudiéndose renovar aquellos que se vayan caducando. Los tres nuevos tipos de certificados: - Certificado de representante para administrador único o solidario: Este Certificado tendrá una capacidad de representación total y en el caso de la FNMT se conectarán con el Registro Mercantil para evaluar la capacidad de representación. - Certificado para representante de persona jurídica: Este tipo de Certificado requiere un documento material que demuestre la capacidad para actuar en nombre de persona jurídica, debe tratarse de un poder con representación total. Se podrá utilizar ante todas las Administraciones Públicas, para ello es válido el poder que se admite en la actualidad. - Certificado de representante de entidad sin personalidad jurídica: Este Certificado sólo se podrá utilizar en el ámbito tributario de acuerdo a la normativa vigente. Para obtener los nuevos certificados de representante, habrá que realizar el procedimiento siguiente: Administrador único o solidario: Si se trata de un administrador único o solidario podrá obtener su certificado de representante sin que sea necesario acudir a las oficinas de registro ni aportar documentación alguna, siempre que se identifique en la página Web CERES, con su certificado electrónico de persona física expedido por la FNMT–RCM o bien con los certificados incluidos en su DNI electrónico. No es administrador único o solidario: En este caso si no puede identificarse en la página web como se ha descrito en el párrafo anterior, es necesario acudir a una oficina de registro para solicitar un certificado de representante, con la documentación exigible en cada caso. Hay que tener en cuenta que la expedición del certificado queda sometida a la vigencia o no de la capacidad de representación que conste en el Registro Mercantil a favor del interesado. Ventajas de los nuevos certificados Los nuevos certificados digitales tienen muchas más ventajas que los anteriores: - Se pueden utilizar en cualquier administración. - Los certificados de administrador único o solidario pueden utilizarse ante las Administraciones Públicas y con empresas privadas. Así como la interrelación FNMT-RCM-Colegio registradores, dota de una mayor seguridad jurídica, ya que en caso de disolución o terminación de la representación queda revocado. También, este certificado proporciona una mayor comodidad en su solicitud si se dispone de un certificado de persona física. - Pueden utilizarse en multitud de productos de la administración, así como firma de facturas, correos, PDF, etc. - Conlleva una importante mejora tecnológica y de seguridad. - Se emite conforme al Reglamento Europeo de Identificación Electrónica, siendo así de validez europea. - Cuenta con un soporte técnico específico.
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¿Qué debe contener una factura legal?
27Jul2016

¿Qué debe contener una factura legal?

Si en tu actividad debes hacer facturas y no sabes realmente qué deben contener éstas para ser totalmente válidas, a continuación te explicamos cuáles son los requisitos que debe contener cualquier factura y sus respectivas copias. 1) Número y, en su caso, serie correlativas, pudiéndose emitir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen. 2) La fecha de su expedición. 3) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones. 4) NIF con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura. Es obligatorio también indicar el NIF del destinatario en los supuestos siguientes: - Que se trate de una entrega de bienes destinados a otro estado miembro que se encuentre exenta conforme al artículo 25 de la Ley del IVA. - Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del IVA correspondiente a aquélla. - Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del IVA y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio. 5) Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Si estos disponen de varios lugares fijos de negocio, tiene que indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento al que se refieran aquéllas en los casos en que dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de tributación correspondiente. Cuando el destinatario de las operaciones sea una persona física que no actúe como empresario o profesional, no será obligatoria la consignación de su domicilio. 6) Descripción de las operaciones, quedando reflejados todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del IVA. 7) El tipo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones. 8) La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado. 9) Y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura. Lo habitual es que en el caso de los empresarios y profesionales, éstos estén obligados a expedir y entregar facturas por cada una de las operaciones que lleven a cabo. No obstante, pueden incluirse en una sola factura todas las operaciones realizadas que sean para un mismo destinatario si bien se deben expedir como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones. Si el destinatario de éstas es un empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse dentro del plazo de un mes contado a partir de dicho día. En cualquier caso, estas facturas deberán ser expedidas antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación del IVA en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. Por último, es muy importante que los originales de las facturas o documentos sustitutivos se remitan por los obligados a su expedición o en su nombre a los destinatarios de las operaciones que en ellos se documentan.
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Sanción por no depositar las cuentas anuales
27Jul2016

Sanción por no depositar las cuentas anuales

El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), dependiente del Ministerio de Economía y Competitividad, ha iniciado una campaña para sancionar a todas aquellas sociedades que no hayan cumplido su obligación de depositar en el Registro Mercantil sus cuentas anuales. Hasta ahora, la principal consecuencia de no depositar a tiempo las cuentas anuales en el Registro Mercantil era la posible derivación de responsabilidad contra el órgano de administración de la sociedad por terceros que pudiesen reclamar por los daños causados. Sin embargo, ICAC está endureciendo las sanciones a las sociedades que no cumplan con esta obligación. ¿Cuál es la sanción a la que me expongo si no deposito las cuentas anuales? A este respecto dice así el artículo 283 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital: “1. El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo, también dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros. La sanción a imponer se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos al último ejercicio declarado a la Administración tributaria. Estos datos deberán ser facilitados al instructor por la sociedad; su incumplimiento se considerará a los efectos de la determinación de la sanción. En el supuesto de no disponer de dichos datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con su cifra de capital social, que a tal efecto se solicitará del Registro Mercantil correspondiente. En el supuesto de que los documentos a que se refiere este capítulo hubiesen sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento. Las infracciones a que se refiere este artículo prescribirán a los tres años.”. A través de estas sanciones, la intención del Ministerio de Economía y Competitividad es evitar el incumplimiento de esta obligación, regulada a través del artículo 282.1 de la Ley de Sociedades de Capital. Durante estos últimos años, se ha producido una disminución en el número de cuentas presentadas por las sociedades en el Registro: ¿Quién debe presentar las cuentas anuales? Deben depositar las cuentas anuales: - Sociedades Anónimas - Sociedades de Responsabilidad Limitada - Sociedades comanditarias por acciones o de garantía recíproca. - Personas con fondos de pensiones - Aquellos empresarios que se encuentren obligados legalmente.
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¿Puedo contratar familiares en mi empresa?
04Jul2016

¿Puedo contratar familiares en mi empresa?

Si estás pensando en contratar a un familiar, debes conocer la figura del autónomo colaborador. ¿Quién debe darse de alta como autónomo colaborador? Tradicionalmente los familiares de empresarios, trabajadores y profesionales autónomos están obligados a cotizar como autónomos colaboradores. Los requisitos para cotizar como autónomo colaborador son: - Familiar directo: cónyuge, descendientes, ascendientes y demás parientes del empresario, por consanguinidad o afinidad hasta el segundo grado inclusive y, en su caso, por adopción. - Que estén ocupados en su centro o centros de trabajo de forma habitual. No debe tratarse de una colaboración puntual - Que no estén dados de alta como trabajadores por cuenta ajena. En resumen, un autónomo colaborador es un familiar directo del trabajador autónomo titular que trabaja para él. En el caso de las parejas de hecho será también requisito necesario la convivencia en el mismo domicilio. Es importante señalar en relación a esas situaciones, que en el Estatuto del Trabajo Autónomo se establece que los menores de dieciséis años no podrán ejecutar trabajo autónomo ni actividad profesional en general, y por tanto tampoco para sus familiares. Bonificaciones en las cuotas de los autónomos colaboradores En la tramitación de la Reforma laboral de 2012 se introdujo una importante novedad como es la bonificación del 50 por ciento de la cuota de autónomos durante los 18 meses posteriores al alta en el caso de los familiares de autónomos, también conocidos como autónomos colaboradores. Es requisito necesario que el autónomo colaborador suponga una nueva alta. El objetivo de esta medida es favorecer la cotización de aquellos familiares de los autónomos, principalmente cónyuges e hijos, que actualmente no cotizan a pesar de trabajar en el negocio familiar debido a las dificultades económicas que la crisis ha planteado a muchos pequeños negocios. ¿Cómo darse de alta como autónomo colaborador? El trámite es más sencillo que el de un autónomo normal ya que basta con darse de alta en la Seguridad Social como familiar colaborador, no siendo necesario darse de alta en Hacienda. Para ello hay que presentar en la Seguridad Social el modelo TA0521/2 (Solicitud de alta en el régimen especial de autónomos - Familiar colaborador del titular de la explotación). Como documentación complementaria será necesario aportar el libro de familia, el DNI y una copia del alta en Hacienda del familiar dado de alta en autónomos y titular del negocio. Impuestos del autónomo colaborador La principal ventaja de ser autónomo colaborador es que al no figurar como obligado tributario en Hacienda, está exento de las obligaciones fiscales trimestrales por lo que no es necesario presentar declaraciones ni impuestos trimestrales de IVA e IRPF, que son obligación del autónomo titular del negocio. Por tanto, el autónomo colaborador tan sólo tendrá que presentar anualmente su declaración de IRPF, como cualquier otro trabajador y pagar los impuestos que correspondan en base a los ingresos obtenidos, que deberán estar justificados por los correspondientes recibos o nóminas. Obligaciones del autónomo titular El autónomo titular deberá cumplir con las mismas obligaciones que tiene respecto a otros trabajadores: - Pagar las cotizaciones a la Seguridad Social del autónomo colaborador. - Pagar su salario y entregarle la nómina correspondiente, en función de su categoría profesional y el convenio o acuerdo aplicable. - Contabilizar estas partidas como gastos deducibles de su negocio a efectos del cálculo del rendimiento en sus propias declaraciones de impuestos. Las obligaciones fiscales no cambian, simplemente se contempla el gasto adicional. Contratación de un hijo en el régimen general La aprobación de la LEY 20/2007 del Estatuto del trabajo Autónomo, introdujo una nueva excepción al permitir la contratación por cuenta ajena de los hijos menores de 30 años, por lo que en estos casos se puede optar entre las 2 opciones: autónomo colaborador o contratación en el régimen general. La disposición adicional décima, que se refiere al encuadramiento en la Seguridad Social de los familiares del trabajador autónomo, aclara que los trabajadores autónomos podrán contratar, como trabajadores por cuenta ajena, a los hijos menores de treinta años aunque éstos convivan con el trabajador autónomo. No obstante, se trata una situación particular con el inconveniente de que en estos casos la cotización en el régimen general no podrá incluir la cobertura por desempleo. En enero de 2010 se amplió la posibilidad de contratar en estas condiciones a hijos mayores de 30 años con especiales dificultades para la inserción laboral, en concreto a personas con discapacidad mental en grado igual o superior al 33 por ciento o con discapacidad física o sensorial en grado igual o superior al 65 por ciento.
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30 días sin notificaciones de Hacienda para los autónomos y empresas
04Jul2016

30 días sin notificaciones de Hacienda para los autónomos y empresas

Los autónomos y empresas recibirán notificaciones vía electrónica por parte de la Agencia Tributaria. Entidades y empresarios individuales podrán elegir 30 días en los que no recibir esas notificaciones. En agosto, muchas de las empresas y contribuyentes cierran por vacaciones, pero la Agencia tributaria no cierra y durante este mes también puede enviar notificaciones, que si no se contestan o no se conocen a tiempo pueden ocasionar más de un quebradero de cabeza. Los profesionales autónomos y empresas pueden elegir 30 días naturales cada año para no recibir notificaciones de la Dirección Electrónica Habilitada (DEH). Esta entidad es la encargada de notificar por vía electrónica los actos o resoluciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Aunque en el caso del colectivo de autónomos estos envíos son de carácter voluntario, la habilitación para cada contribuyente se lleva a cabo a través de un buzón, mediante el cual tiene acceso a dichas notificaciones. En concreto, la Agencia Tributaria se encarga de notificar por carta a los obligados a recibir comunicaciones y notificaciones electrónicas su inclusión de oficio. En ellas se lleva a cabo la asignación de una DEH, que en los supuestos de nuevas altas en el Censo de Obligados Tributarios se podrá realizar junto a la comunicación de asignación del NIF definitivo. En lo que respecta a los efectos de la notificación en la DEH, estos se producen en el momento del acceso al contenido del acto notificado. En el caso de que este no se efectúa, la notificación se llevará a cabo por el transcurso del plazo de diez días naturales desde su puesta a disposición en dicha dirección electrónica. La misma normativa establece además que los autónomos y entidades obligadas podrán elegir treinta días sin recibir ningún tipo de notificación. La intención es que pueda habilitarse un periodo de vacaciones en donde no se dé por informada a la entidad, cuando pasen los diez días reglamentarios. Dicho de otro modo, si la persona o personas responsables de actuar en caso de notificación están de vacaciones, no se pase el plazo de acción o respuesta a dicha notificación enviada por la Agencia Tributaria, y que puede estar relacionada con inspecciones o requerimientos especiales sobre tributación y libros de cuentas. Recomendaciones Una vez que haya transcurrido ese plazo (diez días desde el envío de la nota informativa), la administración informa de que la notificación se entiende practicada, motivo por el cual así constará en el buzón electrónico. En este sentido, se recomienda a los autónomos y empresas entrar en la DEH periódicamente para comprobar si se tienen pendientes notificaciones. Así, y para evitar que finalice la posibilidad de atender dichas comunicaciones, el plazo mínimo con el que contarán será de 10 días naturales. En paralelo, desde la Agencia Tributaria también informan que todas las comunicaciones y notificaciones estarán 90 días naturales en el buzón de la DEH, periodo durante el cual, si han sido leídas, se podrá visualizar por completo su contenido. Una vez que este finalice, no obstante, solo se podrán consultar en sede electrónica. ¿Y si las notificaciones son en mi domicilio? Cuando Hacienda envía una notificación tributaria al domicilio del contribuyente y éste está ausente, AEAT la considera notificada a todos los efectos, después del segundo intento de entrega. El problema que plantea este hecho es que para cuando el contribuyente se entere de la notificación, ya no esté en plazo recurrir y no pueda defenderse. Recientemente el Tribunal Supremo se ha pronunciado en una sentencia con fecha 13 mayo del 2015. Aunque el TS no quita validez formal a las notificaciones enviadas en el mes de agosto, si “puede no dar validez a las notificaciones realizadas en el mes de agosto y en el domicilio del interesado cuando en virtud de las circunstancias concurrentes llega a la convicción de la notificación no ha llegado a conocimiento del interesado”. Cuando el contribuyente se encuentre en esta situación, puede interponer una reclamación  ante los tribunales económico-administrativos, argumentando y justificando que por encontrarse ausente del domicilio fiscal, no ha recibido dicha notificación y no ha conocido de su existencia, para poder realizar las acciones pertinentes.
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