La factura ordinaria, factura rectificativa y factura recapitulativa son diferentes tipos de factura en base a su contenido. Según su valor legal, encontramos la factura pro forma y la copia de la facturas o el duplicado de la factura.
Si cumple más o menos requisitos puede ser una factura completa o una factura simple. Y dependiendo del medio por el que se transmite usamos una factura en papel o una factura electrónica.
Podemos resumir que los tipos de facturas existentes, en realidad son variantes o surgen a partir de un solo tipo de factura que es la factura ordinaria.
Los tipos de factura existentes son los siguientes:
- Factura ordinaria.
- Factura rectificativa.
- Factura recapitulativa.
- Factura proforma.
- Factura simplificada.
- Factura completa.
- Factura electrónica.
Factura Ordinaria
La factura ordinaria es el tipo de factura que se usa con más frecuencia.
Este tipo de factura documenta una operación comercial, bien sea de compraventa o de prestación de algún servicio.
Debe contener todos los datos acerca de la operación que se lleva a cabo como son el número de factura, la fecha de expedición, nombre y apellidos o razón social, número de identificación fiscal, domicilio tanto del emisor como del destinatario, descripción de la operación llevada a cabo, el tipo impositivo del IVA, el porcentaje de retención del IRPF, la cuota tributaria, el importe total a pagar, y la fecha en que se haya producido la operación de que se trate.
Como consecuencia de la factura ordinaria puede producirse la factura rectificativa y la recapitulativa.
Factura Rectificativa
La factura rectificativa se usa cuando hay que hacer la corrección de una factura anterior porque la misma no cumpla los requisitos establecidos por la Ley o si se produce devolución de productos, de envases o embalajes, o bien cuando se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.
También por resolución firme que deje sin efecto o modifique las operaciones realizadas, y por auto de declaración concursal del destinatario de la factura.
Esta factura debe ser expedida en el momento que se tenga constancia de los motivos que dan lugar a su expedición, y siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura que se va a rectificar.
Además, existe la posibilidad de rectificar varias facturas en una sola factura rectificativa. Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas.
La factura rectificativa contiene los requisitos comunes de todas las facturas, pero además también contiene:
- Datos que identifican la factura rectificada como por ejemplo el número de factura y la fecha de expedición.
- La rectificación que se lleva a cabo.
- La condición de factura rectificativa.
- Motivos que causan la rectificación.
- El tipo impositivo y la cuota repercutida tienen que reflejar la rectificación efectuada bien indicando directamente el importe de la rectificación (ya sea positivo o negativo) o bien consignándolas como quedan al rectificarlas en cuyo caso se especificará también el importe de la rectificación.
Factura Recapitulativa
La factura recapitulativa permite incluir en una sola factura, varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que estén comprendidas en distintas fechas pero en un mismo mes natural.
Cuando el destinatario de la operación es empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.
En las entregas de bienes comprendidas en el artículo 75.Uno.8.º de la Ley del Impuesto, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.
Copia y duplicado de la factura
La copia de una factura y el duplicado de la factura son variantes de estos tipos de factura. La copia de una factura contiene los mismos datos que la factura original, tan solo se diferencia en que tiene que venir especificada la expresión “Copia”, para así poder distinguirla de la factura original. La copia queda en manos del emisor de la misma, mientras que la factura original es la que se envía al cliente.
El duplicado de una factura es igual que la factura original, y se hace cuando hay varios destinatarios o bien cuando se produce la pérdida de la factura original, razón por la cual se debe detallar que es un duplicado, ya que si aparece la factura original puede provocar confusión.
Factura Proforma
Otro tipo es la factura proforma, que documenta una oferta comercial, indicando los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador a un determinado precio, con lo cual su finalidad es que el comprador disponga del máximo posible de información relativa a la futura compra que va a realizar. Por ello no tiene valor contable ni sirve de justificante, por lo que no se numera, ni se aconseja firmarlas o sellarlas, salvo que el cliente lo solicite de forma explícita.
Suele incluir la fecha máxima de validez.
Además es importante incluir en el encabezamiento de la factura de forma visible la indicación proforma, de modo que no se confunda con la factura comercial, la cual será emitida cuando se realice la operación.
Factura Simplificada y Factura Completa
Además las facturas dependiendo de si contienen más o menos datos pueden ser facturas simples o facturas completas.
Cuando cumplen con todos los requisitos establecidos por la Ley son facturas completas, o bien si solo cumplen algunos requisitos son facturas simplificadas.
Tras la aprobación del último reglamento de facturación en Diciembre de 2012, desaparece el tícket como documento contable y pasa a englobarse dentro de la factura simplificada, que podrá emitirse, como sustituta de éste cuando su importe no exceda de 3.000 euros, en las misma operaciones en las que antes se admitía ticket, como el comercio al por menor, la hostelería o el transporte de personas.
La factura simplificada podrá emitirse, igualmente, y a elección del emisor, cuando su importe no exceda de 400 euros, o cuando deba expedirse una factura rectificativa.
Factura Electrónica
La factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y, desde Enero de 2013, reciben el mismo tratamiento.
La diferencia entre la factura en papel y la factura electrónica únicamente reside en que la transmisión de esta última es por medios electrónicos y telemáticos.
Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.
Con la aprobación del nuevo reglamento de facturación para 2013, ya no es necesario que la factura electrónica esté firmada mediante una firma electrónica avanzada basado a certificado reconocido, aunque sí que es recomendable hacerlo.
