Formación programada: la ayuda que muchas pymes dejan pasar por desconocimiento
Cada mes su empresa cotiza por formación, pero eso no garantiza que su equipo reciba ni una sola hora de curso. Si no se planifica y no se comunica bien, el crédito se pierde. La llamada “formación programada por las empresas” es, en la práctica, una oportunidad: mejorar competencias de sus trabajadores utilizando las bonificaciones en los seguros sociales. Y, sin embargo, miles de empresas la dejan pasar. Se lo explicamos…
Si tiene trabajadores en nómina, cada mes su empresa está cotizando por formación. Esa partida aparece en los seguros sociales, pasa desapercibida en el día a día… y, sin embargo, es la llave para financiar cursos que mejoran la cualificación de su plantilla.
La normativa habla de «formación programada por las empresas». Dicho en lenguaje llano: es la formación que usted decide, orientada a las necesidades reales de su negocio, y cuyo coste puede recuperar total o parcialmente mediante bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social. El problema es que muchas empresas ni lo saben, ni lo planifican, ni lo comunican bien. Resultado: el crédito de formación se queda en nada.
¿Qué tipo de formación entra aquí?
No se trata de cursos «teóricos» desconectados del día a día. La formación tiene que guardar relación con la actividad de la empresa y con las necesidades actuales o futuras de sus trabajadores:
- Actualización normativa (laboral, prevención, fiscal…).
- Habilidades de gestión, atención al cliente, herramientas digitales.
- Mejora de procesos internos, calidad, organización.
Incluso se puede utilizar para dar contenido real al derecho del trabajador a 20 horas anuales de formación en el trabajo, siempre que se organice dentro del marco previsto en el RD 694/2017.
¿Quién puede beneficiarse?
Aquí viene la parte buena: prácticamente cualquier empresa que cotice por formación y tenga centros de trabajo en España puede acceder a este sistema, con independencia de su tamaño o sector.
Da igual si su negocio es una pyme de 5 personas o una compañía con varios centros:
si cotiza por formación y organiza cursos para sus trabajadores, puede aplicar bonificaciones en los seguros sociales hasta el límite de su crédito.
Cómo se organiza la formación (y por qué no conviene improvisar)
La empresa puede organizar los cursos de distintas formas:
- Planificarlos e impartirlos con medios propios, si dispone de estructura y personal para ello.
- Encargar la organización a entidades externas: organizaciones empresariales o sindicales, asociaciones, entidades de formación inscritas, etc.
- Agruparse con otras empresas, especialmente en el caso de plantillas pequeñas, para gestionar de forma conjunta sus créditos, manteniendo siempre separado el crédito de cada una.
Sea cual sea la fórmula, la condición básica es que quien imparta la formación sea una entidad formativa inscrita en el registro correspondiente. Si esto falla, la bonificación se pone en riesgo.
El crédito de formación: dinero que está ahí… pero se puede perder
Cada año, a su empresa se le asigna un crédito de formación, calculado en función de lo que cotizó por formación en el ejercicio anterior y del porcentaje que marque la Ley de Presupuestos.
Además, la norma garantiza un crédito mínimo para que incluso las empresas más pequeñas puedan realizar alguna acción formativa.
Algunos puntos clave que conviene tener presentes:
- Empresas nuevas o con nuevos centros: también tienen derecho a crédito cuando incorporan trabajadores, aplicando los importes fijados en Presupuestos.
- Empresas de menos de 50 trabajadores: pueden pedir, a través del sistema electrónico, acumular el crédito no consumido y usarlo en el siguiente ejercicio o en los dos siguientes. Si tampoco se utiliza en ese plazo… se pierde.
- Las empresas pueden agruparse (sobre todo las de menos de 100 trabajadores) para gestionar juntas sus créditos, pero cada una solo puede usar el suyo.
En resumen: si no se planifica, si no se comunica a tiempo o si no se ejecutan bien los cursos, ese dinero que ya está pagando en los seguros sociales no vuelve.
Obligaciones de la empresa que se bonifica
Para que la formación sea bonificable no basta con «hacer un curso» y ya está. La empresa tiene una serie de obligaciones que es importante no descuidar:
- Informar y, en su caso, consultar a la representación legal de los trabajadores sobre las acciones programadas.
- Comunicar el inicio y el fin de cada acción formativa a través del sistema electrónico del SEPE/FUNDAE, con todos los datos: contenidos básicos, fechas, horarios, lugar, número de participantes, tutores, etc.
- Llevar un control claro de los costes, identificándolos en contabilidad bajo un epígrafe específico de «formación en el trabajo».
- Conservar la documentación justificativa durante al menos cuatro años: facturas, bonificaciones practicadas, comunicaciones, etc.
- Acreditar la asistencia de los participantes mediante hojas de firma o sistemas equivalentes, y guardar estos registros.
- Facilitar y conservar los cuestionarios de evaluación de calidad que deben cumplimentar los participantes al finalizar.
- Garantizar que, para el trabajador, la formación es totalmente gratuita.
- Estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social en el momento de aplicar la bonificación.
Si la empresa cesa su actividad antes de que transcurra el plazo de conservación, debe remitir la documentación a la Administración a través de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo.
¿Qué hay de la relación con la Administración?
No todas las empresas tienen el mismo interlocutor:
- Si todos sus centros están en una misma Comunidad Autónoma, el seguimiento y control lo lleva la Comunidad Autónoma.
- Si tiene centros en varias, la competencia recae en el Servicio Público de Empleo Estatal, que también gestiona, junto con la Fundación Estatal, el sistema electrónico de comunicaciones.
A efectos prácticos, lo que su empresa ve es la aplicación telemática donde se comunican los cursos y, posteriormente, se practica la bonificación en los seguros sociales.
Recuerde…
- Cada año su empresa tiene crédito de formación: si no se utiliza correctamente, se pierde.
- Las comunicaciones (inicio y fin de los cursos) no son un mero trámite: un error formal puede hacer que no sea bonificable.
- Cuidado con contratar formación a entidades no inscritas: puede haber cursos muy atractivos comercialmente, pero si no cumplen requisitos, la bonificación está en riesgo.
- En empresas pequeñas, la posibilidad de acumular crédito dos años es una oportunidad… siempre que alguien lo planifique y lo mueva a tiempo.
- En inspecciones y controles, lo primero que se pide son: comunicaciones, facturas, justificantes de asistencia y contabilidad separada. Si no está todo ordenado, empiezan los problemas.
Aquí es donde entra el valor de una asesoría que domine bien este terreno. No se trata solo de «dar de alta cursos», sino de acompañar a la empresa en todo el ciclo:
- Analizar el crédito disponible y la situación de la empresa (tamaño, centros, plantilla).
- Diseñar un plan de formación útil de verdad, alineado con la actividad y las necesidades del equipo.
- Gestionar toda la parte administrativa y telemática: comunicaciones, seguimiento, documentación, bonificaciones.
- Asegurar que no se cometen errores que puedan dar lugar a devoluciones o sanciones.
Si quiere dejar de perder el crédito de formación que ya está pagando y convertirlo en cursos concretos para su gente, es un buen momento para revisar la situación de su empresa y organizar un plan.
Con una buena planificación, la formación deja de ser un coste difuso y se convierte en una inversión financiada, en gran parte, con recursos que su empresa ya está aportando cada mes.
Cuestionario
1. ¿Qué es la formación programada por las empresas?
Es la formación que la propia empresa decide organizar para sus trabajadores, orientada a las necesidades reales del negocio, y cuyo coste puede recuperarse total o parcialmente mediante bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social.
2. ¿Cómo se financia esta formación?
A través del crédito de formación, que se asigna cada año a las empresas en función de lo cotizado por formación el año anterior y según el porcentaje fijado en la Ley de Presupuestos. El crédito se recupera mediante bonificaciones en los seguros sociales.
3. ¿Qué tipo de formación es bonificable?
La formación debe estar relacionada con la actividad de la empresa y con las necesidades actuales o futuras de los trabajadores. Puede abarcar:
- Actualización normativa (laboral, prevención, fiscal…).
- Habilidades de gestión, atención al cliente, herramientas digitales.
- Mejora de procesos internos, calidad, organización.
- Formación para dar contenido real al derecho del trabajador a 20 horas anuales de formación en el trabajo (si se organiza conforme al RD 694/2017).
4. ¿Qué empresas pueden acceder a la formación programada?
Prácticamente cualquier empresa que cotice por formación y tenga centros de trabajo en España, independientemente de su tamaño o sector, puede beneficiarse de este sistema.
5. ¿Cómo se puede organizar la formación?
- Planificando e impartiendo cursos con medios propios (si la empresa dispone de estructura y personal).
- Encargando la formación a entidades externas (organizaciones empresariales o sindicales, asociaciones, entidades formativas inscritas).
- Agrupándose con otras empresas para gestionar conjuntamente sus créditos, manteniendo el crédito de cada una separado.
En cualquier caso, quien imparta la formación debe ser una entidad formativa inscrita en el registro correspondiente.
6. ¿Qué sucede si no se utiliza el crédito de formación?
El crédito de formación asignado a la empresa puede perderse si no se planifica, no se comunica a tiempo o no se ejecutan bien los cursos.
- Las empresas de menos de 50 trabajadores pueden acumular el crédito no consumido y usarlo en el siguiente ejercicio o en los dos siguientes. Si tampoco se utiliza, se pierde definitivamente.
7. ¿Cuáles son las obligaciones de la empresa para poder bonificarse la formación?
- Informar y, en su caso, consultar a la representación legal de los trabajadores sobre las acciones planificadas.
- Comunicar el inicio y fin de cada acción formativa a través del sistema electrónico del SEPE/FUNDAE.
- Llevar control claro de costes, identificándolos bajo el epígrafe específico de «formación en el trabajo».
- Conservar la documentación justificativa durante al menos cuatro años.
- Acreditar la asistencia de los participantes.
- Facilitar y conservar los cuestionarios de evaluación de calidad de los participantes.
- Garantizar que la formación es totalmente gratuita para el trabajador.
- Estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social al aplicar la bonificación.
- Si la empresa cesa su actividad antes de finalizar el plazo de conservación, debe remitir la documentación a la Administración a través de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo.
8. ¿Con quién gestiona la empresa el seguimiento y control de la formación?
- Si todos los centros están en una misma Comunidad Autónoma: el seguimiento y control lo realiza la Comunidad Autónoma.
- Si hay centros en varias Comunidades: la competencia recae en el Servicio Público de Empleo Estatal.
La comunicación y gestión práctica se realiza a través de la aplicación telemática habilitada.
9. ¿Qué riesgos existen y qué aspectos requieren especial atención?
- Las comunicaciones de inicio y fin de cursos no son un trámite formal: un error puede dejar la formación sin bonificación.
- Hay que contratar formación solo con entidades inscritas.
- En inspecciones, se requiere tener ordenada la documentación: comunicaciones, facturas, justificantes y contabilidad separada.
10. ¿En qué puede ayudar una asesoría especializada?
- Analizando el crédito disponible y la situación de la empresa.
- Diseñando un plan de formación alineado con la actividad y necesidades del equipo.
- Gestionando todos los aspectos administrativos y telemáticos: comunicaciones, seguimiento, documentación, bonificaciones.
- Evitando errores que pueden conllevar devoluciones o sanciones.
11. ¿Cuál es la principal recomendación?
Revisar la situación de la empresa y organizar un plan de formación que permita convertir el crédito ya pagado en cursos útiles y concretos para los trabajadores, transformando así un coste en una inversión financiada con recursos que la empresa ya contribuye cada mes.
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.
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